Вернуться к списку

01марта 2004

Диктатура стола и демократия файла

 Игорь Андреев,
доктор философских наук, профессор

Документ меняет «кожу»

Недавно в московской мэрии произошло внешне ординарное, но вместе с тем принципиально важное и знаковое событие, характеризующее прорыв России в информационно-компьютерную цивилизацию, бурно идущую на смену устаревающей индустриальной. На международной научно-практической конференции «ДЕЛО – 2003» речь шла об электронном делопроизводстве, едином информационном поле организаций, программном обеспечении документооборота и тому подобных технологических и процедурных вещах. Но за всем этим я увидел модель информационно-интеллектуального бизнеса и контуры нового стиля управления информационными процессами и явлениями, ибо документы – форма, в которой это реализуется и корректируется.

Наше отставание в сфере информационно-компьютерных технологий закладывалось в период, когда кибернетика была объявлена наукой мракобесов, как генетика – продажной девкой империализма. И тем не менее в начале 80-х годов в общем отделе ЦК КПСС группой под руководством кандидата технических наук Владимира Баласаняна была разработана электронная система документооборота Политбюро и Секретариата ЦК, которая использовалась в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ. Последний счел ее административным излишеством. На ее «месте» в 1994 году родилась компания «Электронные офисные системы» (ЭОС), ставшая лидером на рынке отечественных систем комплексной автоматизации делопроизводства. Даже мировой компьютерный гигант «Майкрософт» рассматривает ЭОС в качестве стратегического партнера и рекомендует разработанную им систему «ДЕЛО» как оптимальную на сегодняшний день.

Слово «документ» обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными «не служил», «не состоял», «не привлекался», с неприятными воспоминаниями о хождении по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями «канцелярского футбола» и бюрократического столоверчения. И хотя документальная сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной, без нее невозможны координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивности их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за их темпами. Это все равно что пытаться набрать в графин воды из Ниагарского водопада. Компьютер и Интернет становятся незаменимыми помощниками и служащего, и интеллектуала.

Ошибка сэра Киплинга

Парадигмой деловой Жизни Запада выступают опирающееся на протестантскую этику Кальвина договорное сознание, распределение прав и обязанностей между сторонами на принципах взаимного согласия, выгоды и наименьшего ущерба [риска]. В туристическом проспекте о «протестантском Риме» – Женеве говорится: «Город и его обитатели обращены в себя, каждый боится, что ему наступят на ноги». Микроклимат такого рода обусловливает преобладание договора над честным словом. Выстраивать официальные отношения и решать спорные проблемы между суверенными индивидами должны не родственники и окружение, а чиновник и адвокат. Недаром Вебер провозгласил даже заведомо коррумпированную бюрократию становым хребтом развитого общества, а американская поговорка гласит, что юрист с кейсом может ограбить успешнее, нежели банда гангстеров с базуками.

Иное дело – Россия. Человек здесь никогда не относился к государству как договорному партнеру и посреднику в отношениях с внешней средой, а оставался частью его самого. Родственники, друзья, коллеги и соседи выступали главным регулятором поведения, ибо «до Бога высоко, до царя далеко», а чиновничья братия трухлява, продажна и воровата. Эта черта национальной психологии оказалась очень живучей. В прошлом году россияне направили 2 млн. жалоб лично В. Путину и только 40 тыс. – в суды. На одного истца – 50 обращений к гаранту Конституции!

Отечественная традиция делопроизводства и управления документами оказалась типично евразийским сплавом грандиозных восточных чиновничьих вертикалей с так и не сумевшим их одолеть немецким педантизмом. Отсюда – акцент на максимальную централизацию и жесткий контроль за созданием и движением документа в соответствии с заранее заданным регламентом работы над ним. Поэтому именно в России, на стыке Востока и Запада, исторически сложилась дифференциация получателя документа на пользователя (секретаря, референта, консультанта, советника) и исполнителя, принимающего по нему официально значимое решение. Этот принцип «разделения власти» над документом, пережив века абсолютизма и эпоху социализма, довольно неожиданно оказался созвучным глобальной информатизации. История как бы догнала опередившую ее Россию. Сегодня задача заключается во внедрении компьютерных технологий и автоматизации документооборота, учитывающих особенности российского менталитета и достижения мировой науки.


Электронный курьер и виртуальный кабинет

Не так давно молодежь бодро пела: «Мы покоряем пространство и время, мы – молодые хозяева Земли». Тогда это казалось романтической гиперболой. Теперь ситуация меняется. Вместо тоскующего ямщика на облучке, молодцеватого фельдъегеря с кейсом в бронированном автомобиле и бдительных дипкурьеров в салонелюкс авиалайнера на авансцену делового общения  уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется адресату, каким бы далеким он ни был. Привычный офис с изысканным интерьером и секретаршами заменяют разбросанные по квартирам сотрудники, которых объединяют виртуальные кабинеты и серверы. В США насчитывается 20 млн. «телеработников». В странах Евросоюза 5 млн. «интеллектуалов в домашних тапочках». В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер. Появление Е-mail заполнило рукописную и машинописную нишу в системе управления и резко изменило ее облик. Взять хотя бы веер инстанций рассылки приказа руководства, типовой инструкции или рекламной продукции в территориально-распределенной ведомственной или предпринимательской структуре. Отпадает знакомая по докомпьютерной жизни масса копий на ротапринте, раскладывание их по конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами и отражаемыми ими процессами деятельности людей, помимо функций канцеляриста, делает многое, что раньше не представлялось возможным.

В виртуальном кабинете реализуется идея «единого окна» и «единой приемной» как места поступления и регистрации документов, независимо от количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов (каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%. Открывается путь к общей электронной «записной книжке» служб протокола и персонала. Ввод информации – не аналог машинописи, а управление документами включает в себя нечто большее, нежели их сортировку и хранение. Профессия секретаря постепенно исчезает, его заменяет образованный дипломированный референт. Как и всякое новшество, переход в инфосферу будущего наталкивается на психологические, организационные и даже лексические проблемы несоответствия понятийного аппарата российской и западных систем управления, которые нельзя обойти усовершенствованием перевода. Деньги, и немалые, с лихвой окупаются в ближайшие год-два, благодаря более быстрому заключению контрактов и опережению конкурентов, возможности сокращения штатов, экономии бумаги и расходных материалов, снижению командировочных и транспортных издержек.

Как не утонуть в бумажном омуте

Бытовые достоинства бумаги несомненны. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее изменить юридически верно оформленный текст, оперативно и бесследно избавиться от него. Когда в США выявились финансовые аферы, на экране ТВ показали обрезки бухгалтерских документов, внезапно оказавшихся «лишними». Но согласитесь: потрепанные журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, карточки движения документов и тому подобные звенья их «жизни» устарели не только технологически, но и психологически. Сетевые технологии втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80% – в архивных хранилищах. Отпадает необходимость многократного копирования материалов, а также распечатки их там, где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера. В Европе делается 19-25 копий каждого документа. В России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов «на всякий случай», эту цифру можно смело удвоить и даже утроить.

Кроме того, громоздкий и пыльный архив сменяют серии компактных дискет и лазерных дисков, а знакомого по старым фильмам солидного архивариуса с неизменными нарукавниками – безусый оператор ЭВМ. Но психологию людей нельзя ломать через колено. Стрессы обойдутся намного дороже сэкономленной бумаги и аренды помещений для хранения документов. По американским оценкам, в базы данных за 25 лет занесено всего 10-15% информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде. В США 85% документооборота остается бумажным, несмотря на то, что 75% административных функций и 73% почтовых операций осуществляется по Интернету.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн.долл. в год.
Объем находящихся в оперативной базе документов у отдельных российских предприятий достигает 3 млн., но лишь 30 тыс. из них (1 %) находятся в непосредственной обработке. Остальные ждут своего часа на файлах.

Успехи наших разработчиков вызвали обнадеживающие сдвиги в сознании управленцев. Эксперты полагают, что в ближайшие пять лет спрос на отечественные интеллектуальные системы будет расти на 70% ежегодно. Уже сейчас 95% банковского программного обеспечения занимают российские разработки.

Управление информацией во власти и бизнесе

Документация и бухгалтерская отчетность становятся интеллектуальной собственностью государственных и корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу не зависящим от автора. Он становится достоянием ответственных лиц организации и ее руководства. Даже корпоративная прозрачность оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «я», раздувания из соображений престижа «своего» штата и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов, психологического давления на людей, суживает поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам сигналит о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы. Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» и сонма столоначальников уступает место гораздо более демократичной и в значительной мере деперсонифицированной «власти файла». Впрочем, и документальная демократия не может быть без берегов. Транснациональные институты типа Всемирного банка навязывают целым странам модель «электронного управления», неверно переводимого как «электронное правительство». Она предлагает прозрачность документов. Это позволяет быть в курсе чужих технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать ноу-хау, подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями «помощью» статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное — интеллектуального донора. Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления поможет защитить Россию от угрозы интеллектуальной агрессии.

Разработанная специалистами ЭОСа система документооборота «ДЕЛО» позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации.

Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранности служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования – прорыв в отечественных технологиях управления. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу.

Интервью председателя конференции

Аналитики считают сектор систем управления документами одним из самых быстрорастущих в отрасли информационных бизнес-технологий. Так, по данным экспертов «Росбизнесконсалтинга», в течение ближайших трех лет российский рынок документооборота превысит по объему 120 млн. долл. Компании-разработчики утверждают, что его объем может достичь 200 млн. долл., причем все большую заинтересованность в автоматизации документооборота проявляют регионы и небольшие предприятия. Поэтому не удивительно, что к конференции «ДЕЛО – 2003» было приковано внимание управленческой и компьютерной элиты. Конференцию посетили специалисты российских, украинских и белорусских компаний, руководители делопроизводственных и информационных служб государственных и коммерческих организаций, а также партнеры ЭОСа – Microsoft, Oracle, Хеrох, IBM, Крипто-Про, АВВYY, Hummingbird, Рускард, Documentum, Aladdin.

Чтобы лучше себе представить становление одного из необходимых компонентов вхождения России в информационную цивилизацию, мы обратились к генеральному директору ЭОСа Владимиру Баласаняну.

Извините за прямой вопрос: зачем вы устроили эту конференцию? Разумно ли было сводить друг с другом напрямую клиентов ЭОСа? Не лучше ли работать с ними индивидуально?

 - Главной задачей конференции было как раз не столько информирование участников о достижениях и планах компании, сколько организация непосредственного обмена опытом между пользователями системы. Сегодня в офисной работе с документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит использование электронно-цифровой подписи. А это область совершенно новая, неизведанная, и значение обмена живым, сегодняшним, реальным опытом трудно переоценить.

Как в интеллектуальных продуктах ЭОСа сочетаются прозрачность процедур разработки, обсуждения и принятия документов с защитой их от несанкционированного внедрения?

- Система «ДЕЛО» позволяет персонифицировать доступ к информации с помощью паролей и средств криптозащиты, включая электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Наша система имеет расширенные средства работы с нею, позволяющие заказчикам использовать ее не только для обмена с внешними корреспондентами, но и внутри организации, генерировать и раздавать ЭЦП должностным лицам, сохранять документы с подписями и проверять их.

Одним из достоинств системы ДЕЛО является то, что она позволяет объединить в единое информационное делопроизводственное пространство все звенья и филиалы учреждения или корпорации. Приведите примеры этого.

- «ДЕЛО» успешно эксплуатируется в аппарате правительства Московской области, в целом ряде министерств, ведомств и муниципальных структур. «Виртуальные приемные», позволяющие гражданам взаимодействовать с властями через Интернет, телефон или пейджер, – вещь уже известная. Важнее другое: автоматическое поступление этого документа в систему делопроизводства организации с включением всех механизмов рассмотрения, принятия решения, контроля исполнения, включая извещение корреспондента о судьбе заявления. Система «ДЕЛО» в исполнительном аппарате и 36 структурных подразделениях ОАО «Татнефть» обеспечила сквозной контроль исполнения решений в цепочке от генерального директора до непосредственных исполнителей, построение электронной управленческой вертикали.

В принципе все прошло, как и было запланировано, хотя не обошлось и без приятных неожиданностей. Так, представитель компании IBM (которая, кстати, выступила генеральным спонсором конференции) заявил о том, что компания намерена в самое ближайшее время обеспечить возможность совместного использования системы «ДЕЛО» и своих программных продуктов. Следует ожидать совместных маркетинговых инициатив ЭОС и IBM. Готовятся к выпуску две системы нового поколения: «ДЕЛО+» и «Электронное хранилище данных», включающее организацию доступа к ним (в том числе, удаленного).

Предтеча информационной цивилизации

Информационная цивилизация требует системного менталитета. Государство возвращает себе роль генерального координатора национальных (а не только корпоративных)интересов. В США исполнительная власть резко ужесточает контроль за экономической жизнью нации и ее виртуальным оттиском в виде системы функционирования документов.

Российские ноу-хау – реальный предвестник вступления самой большой страны мира в информационную цивилизацию на основе творческого синтеза национальной традиции делопроизводства и компьютерных технологий. Это единственное известное мне не силовое и не репрессивное средство социальной терапии, способное системно свести на нет чиновничий произвол, вымогательства и коррупцию.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^