Вернуться к списку

01апреля 2004

Электронный документооборот: перспективы развития

Известно, что в документах сосредоточено более 80 % информационных ресурсов организаций. Однако лишь в последнее десятилетие огромный прогресс в области офисной автоматизации и сетевых технологий привел к настоящей революции в работе с документами. До сих пор в широком сознании системы автоматизации делопроизводства воспринимаются как архаичное наследие картотечно-журнального учета бумажных документов. Однако реальная ситуация кардинально изменилась.

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой органов государственной власти и местного самоуправления, большинства отечественных организаций и предприятий. Это особенно важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. При этом в условиях динамичного развития бизнеса и прогресса в области информационных технологий необходимо не просто воспроизведение традиционных управленческих схем, отечественных или зарубежных, а создание современных и одновременно основанных на национальной управленческой культуре механизмов.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. «О Федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 — 2010 гг.)"» предусмотрен проект «Разработка и реализация концепции единой государственной системы управления и передачи данных, обслуживающей органы государственной власти и местного самоуправления, бюджетные и внебюджетные фонды и организации. Подключение федеральных органов исполнительной власти и бюджетных учреждений федерального подчинения к компьютерным сетям ». Есть все основания полагать, что реализация ФЦП «Электронная Россия» даст существенный толчок руководителям большинства коммерческих структур к принятию решения о переходе на электронную форму ведения всего документационного обеспечения своей финансовой и хозяйственной деятельности.

Кольтяпина Р. П., руководитель проекта

Система «Дело» используется в работе
Аппарата Правительства РМ

К концу 1990-х гг. в ряде государственных организаций Мордовии уже действовали разнообразные информационные системы делопроизводства, однако все они основывались на разных стандартах обработки информации, имели ограниченные средства обмена информацией или совсем не имели их. Но главное ни одна из систем не обеспечивала автоматизацию делопроизводства на современной основе с использованием возможностей компьютерных сетей.

В связи с новыми требованиями, которые предъявляет вхождение республики в российское и мировое информационное сообщество, и необходимостью повышения эффективности работы служащих потребовалось создать единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота, охватывающую все республиканские органы государственной власти и местного самоуправления. Ее внедрение поднимает проблему на государственный уровень и ставит своей целью организацию единого информационного пространства, обеспечивающего четкое взаимодействие всех государственных структур и органов власти.

В результате анализа существующего рынка программных средств в области электронного документооборота, проведенного общим отделом Аппарата Правительства Республики Мордовия и Республиканским центром информатизации органов государственной власти, была выбрана автоматизированная система делопроизводства и документооборота «Дело» фирмы «Электронные офисные системы» (г. Москва), адаптированная на базе программных продуктов и технологий фирмы «Microsoft». Немаловажным моментом при выборе явилась оценка системы «Дело» ведущим институтом документоведения ВНИИДАД, которая, по мнению его директора, удовлетворяет всем нормам и правилам российского делопроизводства.

Система установлена на 35 рабочих местах в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства РМ, и с июня 2002 г. реализуется ее опытная эксплуатация.

Функциональная схема электронного документооборота представлена на рис. 1.


Рис. 1. Функциональная схема электронного документооборота
в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства Республики Мордовия

Программное обеспечение системы настроено на реальную модель документооборота. Сформирована единая картотека документооборота, которая на схеме обозначена в виде отдельных логических картотек — центральная картотека и картотека Правительства Республики Мордовия. Каждая картотека создается и поддерживается своей канцелярией, которые в схеме обозначены как отдельные кабинеты, т. е. «Кабинет канцелярии Администрации Главы Республики Мордовия» и «Кабинет канцелярии Аппарата Правительства Республики Мордовия». Здесь регистрируется процесс исполнения документов, т. е. внесение резолюций руководства и передача документов исполнителям. Кабинет канцелярии Аппарата Правительства Республики Мордовия в настоящее время поддерживает функционирование документооборота во всех приемных заместителей Председателя Правительства (семь кабинетов), секретари которых в свою очередь поддерживают ведение картотек документов в отраслевых отделах (кабинетах).

Функциональная модель документооборота прозрачна и построена по следующим принципам:

  • документ, поступивший на исполнение в Администрацию Главы Республики Мордовия, зарегистрированный в ее канцелярии и направленный для дальнейшего исполнения в Аппарат Правительства Республики Мордовия, становится прозрачным для просмотра сотрудниками канцелярии Администрации Главы Республики Мордовия вплоть до конкретного исполнителя в любом отраслевом отделе;
  • документ, поступивший на исполнение в Правительство Республики Мордовия, зарегистрированный в его канцелярии и направленный для дальнейшего исполнения в Администрацию Главы Республики Мордовия, становится прозрачным для просмотра сотрудниками канцелярии Аппарата Правительства Республики Мордовия вплоть до конкретного исполнителя в любом управлении Администрации Главы Республики Мордовия;
  • сотрудник отраслевого отдела Аппарата Правительства Республики Мордовия (управления Администрации Главы Республики Мордовия) имеет возможность просмотреть исполнение документа в картотеке отдела (управления), параллельно исполняющего данный документ.

В функциональную модель документооборота введена схема контроля исполнения документов в Аппарате Правительства Республики Мордовия.

На основании полученного положительного опыта использования первой очереди системы автоматизации делопроизводства и документооборота работы в данной области продолжены, и в 2004 г. реализуется масштабный проект внедрения второй очереди системы.

Республиканским центром информатизации органов государственной власти совместно с Администрацией Главы Республики Мордовия и Аппаратом Правительства с этой целью выполняются следующие мероприятия:

  • переход на новую версию программного обеспечения 8.0.9;
  • расширение использования функциональных возможностей системы;
  • увеличение числа оборудованных рабочих мест в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства;
  • переход на безбумажную технологию исполнения документов;
  • поэтапное внедрение системы в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия на единой программно-аппаратной платформе системы «Дело».

В рамках проекта будет увеличено число министерств и ведомств, работающих в системе «Дело», объединены электронные информационные потоки в единую автоматизированную систему делопроизводства и документооборота, создана корпоративная система, обеспечивающая поддержку документооборота между организациями различных уровней (рис. 2).

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в органах государственной власти Республики Мордовия проводится поэтапно, по мере готовности министерств и ведомств к переходу на электронную обработку документов и созданию собственных баз данных. Во многом этому должны способствовать следующие факторы:

  • положительный опыт внедрения системы в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства;
  • создание скоростной информационной магистрали для органов государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия, которая обеспечивает транспортировку информационных потоков и предоставление доступа к ним субъектам органов государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия, предприятиям и ведомствам, а также физическим лицам;
  • необходимость контроля исполнения документов, направленных в органы государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия, со стороны как Администрации Главы Республики Мордовия, так и Правительства Республики Мордовия.

Проектом второй очереди предусматривается подключение административных образований Республики Мордовия к единой корпоративной сети по схеме, представленной на рис. 3.

Использование единой корпоративной технологии функционирования автоматизированной системы делопроизводства и документооборота, охватывающей подразделения органов государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия, четкое определение и регламентация ответственности, освоение принципов документооборота и структуры управления является неотъемлемым атрибутом корпоративной культуры. Данное обстоятельство содействует адаптации новых сотрудников. Существенное значение имеют также возрастание требований к квалификации персонала, увеличение числа работников, владеющих новыми информационными технологиями. Опыт внедрения корпоративной системы может быть полезен для повышения восприимчивости сотрудников к нововведениям.

Рис. 2. Схема корпоративного взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия в рамках единой системы делопроизводства и документооборота (САДД)

Важным фактором повышения эффективности использования корпоративной системы делопроизводства и документооборота является контроль технологической дисциплины, ввода в систему качественной информации, что в конечном счете должно способствовать повышению ответственности пользователей за информационные ресурсы и соблюдению установленных правил и процедур работы с информацией.

Рис.3. Схема подключения администраций местного самоуправления корпоративной сети системы делопроизводства и документооборота Республики Мордовия: зел.— первый этап;  голуб. — второй этап; красн.— третий этап

Таким образом, корпоративная система делопроизводства и документооборота, имея в качестве своей главной задачи совершенствование информационного обеспечения управления, вместе с тем выступает как важное средство формирования корпоративной культуры и повышения качества управления республикой . Дальнейшее ее развитие в Мордовии будет осуществляться в направлении применения новых информационных технологий.

В соответствии с Федеральным законом N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», нашедшем решение в системе «Дело», планируется внедрение электронной цифровой подписи в электронном документообороте.

Следующим моментом во внедрении новых технологий в системе документооборота является использование электронного хранилища данных — системы, обеспечивающей хранение и обработку структурированных и неструктурированных электронных документов. Электронное хранилище будет поддерживать возможности создания, редактирования документов, их экспорта и импорта, поиска, подписки на документы, помещения их в папку пользователя и т. д.

Сформированная в системе «Дело» нормативно-правовая база создает необходимые условия для обеспечения мобильной деятельности Правительства Республики Мордовия.

Функциональные возможности системы «Дело» позволяют также реализовать функционирование систем «Обращение граждан» и «Виртуальная приемная». Наибольший интерес представляет создание виртуальных приемных Главы Республики Мордовия и Председателя Правительства Республики Мордовия как наиболее популярных у граждан.

Общественная виртуальная приемная будет создана на официальном портале Республики Мордовия. Граждане, имеющие доступ к Интернету и желающие обратиться к Главе Республики Мордовия, Председателю Правительства Республики Мордовия, могут заполнить предложенную им на веб-странице анкету и отослать ее по назначению. Ответы на обращения граждан при необходимости высылаются по электронной почте.

Таким образом, благодаря созданию и эффективному использованию корпоративных технологий в области систем документооборота существенно повышается оперативность обработки и поиска информации, доведения документов до исполнителей. Тем самым сводятся к минимуму случайные и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа и стадиями его исполнения.


Э.Р.Батаршин, руководитель Республиканского центра информатизации органов государственной власти в 2003— 2004 гг.

Внедрение единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия обеспечивает:

  • сокращение затрат рабочего времени сотрудников на поиск необходимых документов;
  • усовершенствование технологии работы с документами;
  • усиление контроля за прохождением документов;
  • уменьшение вероятности потери документов;
  • сокращение времени поиска документов;
  • унифицирование программного обеспечения, используемого в различных организациях;
  • ускорение взаимодействия между удаленными пользователями и, как следствие, повышение эффективности управляемости в органах государственной власти и местного самоуправления Республики Мордовия; устранение дублирования документов;
  • повышение уровня дисциплины сотрудников;
  • создание электронной базы документов;
  • повышение эффективности работы служащих Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства и органов местного самоуправления;
  • формирование корпоративной культуры.
     

Э. Р. Батаршин,
главный архитектор Института архитектуры электронного государства Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;

Р. П. Кольтяпина,
консультант Республиканского центра
информатизации органов государственной власти;

Т. Е. Изосимова,
главный специалист Республиканского центра
информатизации органов государственной власти

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^