Вернуться к списку

01мая 2004

Электронный документооборот – ДЕЛО важное!

Светлана Феоктистова

Государственная система делопроизводства в учреждениях России начала складываться в конце XV века. Отвечали за эту работу дьяки и подьячие. В XVIII веке делопроизводство было возложено на канцелярию, которая решала свои задачи согласно утвержденному Петром I «Генеральному регламенту» (Уставу). Документационным обеспечением управления в ОАО «Мосэнерго» занималась канцелярия, которая 17 марта 1997 года была преобразована в отдел документационного обеспечения управления Генеральной дирекции. Для чего это было сделано, какие проблемы приходится решать сотрудникам отдела сейчас, рассказывает начальник ОДОУ Витин Юрий Геннадьевич.

- И канцелярия, и отдел применяют смешанную форму организации работы с документами. Сначала документооборот осуществлялся традиционным способом с применением бумажного носителя, но возросший объем управленческой и другой документации привел к тому, что руководство Общества приняло решение о компьютеризации делопроизводства. С октября 1998 года документооборот осуществлялся с применением автоматизированной системы делопроизводства, разработанной ООО «ЭОС» (программа САДД «ДЕЛО», версия 5.3.1)

К 2000 году с программой работали около 70% отделов и служб Генеральной дирекции и один филиал – ИВЦ.

В целях обеспечения выполнения возросших задач уже в 2001 году штатная структура отдела была усовершенствована: выделена группа документооборота и контроля, заменена устаревшая техника. Мы начали с того, что взяли на себя подготовку электронной базы данных (далее – базы) распорядительных документов. Раньше этим занимались ЗАО «Энергопроммаркет» и Информационно-вычислительный центр – филиал ОАО «Мосэнерго». На введение документа в базу затрачивалось от одного до трех дней. У сотрудников отдела – минуты. Мы не только сократили время пополнения базы, но и сэкономили денежные средства, выделяемые ранее для их оплаты (более 100 тыс. рублей в месяц).

С марта 2002 года, в порядке эксперимента, распорядительные документы компании стали доводиться до ряда отделов и служб Генеральной дирекции в электронном виде. Силами ОДОУ были сделаны первые шаги по созданию электронной базы данных и других документов, направляемых в Общество. Определяющую роль в решении этих задач сыграли документоведы Варфоломеева Л. И., Груднева Е. В., Фалеева Е. В., а в последующем – Васина Л. В.

Но время шло, и многие принципы, положенные в основу программных решений, используемой версии 5.3.1 устарели и стали затруднять решение делопроизводственных задач, поэтому возникла необходимость в новой, более совершенной программе. Выбор был остановлен на новой версии 8.07 системы «ДЕЛО–Предприятие». Она вобрала в себя традиции российского ДЕЛОпроизводства и ее внедрение позволяло, по сравнению с другими программами, экономить 30-35% денежных средств. Новая программа была введена в промышленную эксплуатацию 2 июня 2003 г.

С этого момента в единое делопроизводственное пространство вошли Генеральная дирекция и 5 филиалов ОАО «Мосэнерго»: ИВЦ, Высоковольтные кабельные сети, Московская кабельная сеть, Энергосбыт и ТЭЦ-12. К 2004 г. количество филиалов, включенных в единое ДЕЛОпроизводственное пространство, увеличилось до 15.

На сегодняшний день мы работаем уже с 21 филиалом. Недавно к нашей системе была подключена ТЭЦ-21, на очереди – Можайские электрические сети, СКТБ ВКТ и другие филиалы Общества по мере их технической готовности.

Что дало внедрение новой автоматизированной программы делопроизводства, и каковы преимущества электронного документооборота?

- Внедрение программы позволило приступить к выполнению указания генерального директора ОАО «Мосэнерго» А. В. Евстафьева о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих решений до исполнителей, контроля их выполнения и использования единой электронной информационной базы Общества.

Эта программа является одним из элементов создаваемой корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) ОАО «Мосэнерго».

Поэтому не случайно, что вопросы делопроизводства находятся под пристальным вниманием генерального директора ОАО «Мосэнерго» А. В. Евстафьева и его первого заместителя – главного инженера И. Т. Горюнова, непосредственно курирующего отдел.

Преимущества электронного документооборота очень ощутимы. Если раньше необходимо было в среднем 2 дня, чтобы документ попал на один из филиалов «Мосэнерго», то теперь он доводится до адресата в электронном виде одновременно с Генеральной дирекцией. Усилился электронный контроль за исполнением документов с постепенной отменой традиционной справки-напоминания. Значительно упростились процедуры поиска документа в картотеке предприятия, доступ в которую открыт всем работающим в Обществе по принадлежности.

Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО «Мосэнерго» существенным образом повлияло и на исполнительскую дисциплину. На 12% сократилось число документов, не выполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15%, а повторные обращения и запросы практически прекратились.

В настоящее время количество документов, доводимых до исполнителей в электронном виде, составляет 50-55%, а в едином делопроизводственном пространстве работает более 500 человек. Уверенно решают задачи оперативного доведения управленческих решений до исполнителей документоведы отдела: Варфоломеева Л. И., Родионова Т. В., Летицкая Н. М., Самсонова О. Я.

Сегодня сотрудники не только отдела, но и других подразделений Общества воспринимают электронный документооборот как первейшую необходимость, без которой работать просто нельзя. Такое понимание было достигнуто как посредством постановки задач в распорядительных документах, так и путем проведения ежемесячных практических занятий в конференц-зале, дополнительного обучения на рабочих местах, показом преимуществ доведения документов в электронном виде по сравнению с традиционным.

В конце октября прошлого года в масштабе страны состоялась расширенная конференция пользователей программным обеспечением ООО «Электронные офисные системы». Наша энергетическая компания за полноту внедрения и использование возможностей программы автоматизированного делопроизводства была отмечена соответствующим дипломом и признана лауреатом (из более чем 500 пользователей этой программы мы заняли 5 место).

Каковы планы отдела на будущее?

- Одной из задач, которую предстоит выполнить ОДОУ в этом и последующих годах, является документационное обеспечение мероприятий по реализации проекта реформирования ОАО «Мосэнерго».

Вторая связана с созданием электронного архива Общества, который будет включать все документы, начиная с 1937 года. Заведующая архивом Михайловская Н. Ю. уже приступила к созданию электронной базы данных о сотрудниках, работавших в Обществе в пятидесятые и последующие годы.

Кроме того, согласно плану, утвержденному первым заместителем генерального директора – главным инженером ОАО «Мосэнерго» Горюновым И. Т., в этом году планируется увеличить количество сотрудников, допущенных к работе в системе «ДЕЛО-Предприятие» путем дополнительной закупки лицензий на автоматизированные рабочие места не только для Генеральной дирекции, но и филиалов Общества (централизованная закупка снизит затраты на 25-30%). Продолжится работа по включению филиалов в единое делопроизводственное пространство Общества.

Уже в этом году мы планируем расширить возможность поиска документов (по их содержанию) путем создания электронной базы данных с помощью осваиваемой сотрудниками отдела подсистемы Fine Reader компании ABBYY.

В последующем, реализуя Федеральную целевую программу «Электронная Россия 2002-2010 годы», мы планируем войти в единую информационную структуру ОАО РАО «ЕЭС России», правительств Москвы, Московской области и Российской Федерации и довести долю электронного документооборота до 65% внутри компании и до 40% – в межведомственном документообороте.

Все то, что мы делаем сегодня, и выполнение намеченного невозможно без поддержки руководства Общества, которую мы постоянно ощущаем, и слаженной работы нашего отдела с отделом систем баз данных ИВЦ, филиала ОАО «Мосэнерго», возглавляемого Сидоровым В.Б.

Тесное взаимодействие со структурными подразделениями Генеральной дирекции, канцеляриями (ОДО) филиалов позволит нам успешно выполнять задачи документационного обеспечения Общества.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^