Вернуться к списку

01сентября 2004

Государство & информационная революция

Игорь Андреев,
профессор, доктор философских наук,
главный научный сотрудник Института человека РАН

Мир с надеждой и тревогой вступает в эру информатизации. Компьютерные технологии открывают путь к избавлению его от отупляющей монотонной канцелярщины. Понимание этих процессов необходимо нашим правящим кругам.

Но освободится ли Россия от векового ига бюрократии, от гнета тупых, безответственных и убивающих дело чиновников? Перспективный вариант оптимальной организации управления как предпосылки устойчивого развития задуман, рожден и реализуется именно у нас. На нынешнем этапе глобализации конкуренцию денег на мировой арене все заметнее теснит соревнование интеллектуальных технологий, причем не только инженерных, но и социальных, которые несут на себе печать национальной идеи, истории и менталитета.

СДЕЛАНО В СССР

В начале 1980-х годов в общем отделе ЦК КПСС группой под руководством кандидата технических наук Владимира Баласаняна была разработана электронная система документооборота Политбюро и Секретариата ЦК. Затем ее использовали в аппарате президента СССР и в администрации президента РФ. На основе этой оригинальной технологии в 1994 году родилась компания «Электронные офисные системы» (ЭОС), вскоре ставшая лидером на рынке отечественных систем комплексной автоматизации делопроизводства. Даже мировой компьютерный гигант «Майкрософт» фактически рассматривает ЭОС в качестве стратегического партнера.

ЭОСом, в штате которого всего несколько десятков человек, уже создано более 40 тысяч автоматизированных офисных мест в более чем 500 учреждениях и организациях, включая органы власти разных уровней, ведомства и крупные корпорации.

Так в чем же суть прорыва, достигнутого отечественными разработчиками оригинальной информтехнологии?

ДОКУМЕНТ МЕНЯЕТ ОБЛИК

Слово «документ» обычно вызывает безрадостную ассоциацию с хождениями по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений, добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского «футбола».

Вместе с тем документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется или ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. И хотя эта сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной, без нее невозможна координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний. Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивности их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за их темпами. Документы и процесс их обработки все более явно обретают черты виртуальности. Их электронный образ невозможно потрогать, на них нельзя поставить печать (даже гербовую) и привычно передать из рук в руки. Вместе с тем из файлов гораздо легче извлекаются фрагменты документов, а также их универсальные функции, не зависящие от конкретного содержания.

На этом строятся технологии унифицированного делопроизводства и интегрального управления документами, организации коллективной работы с ними и системной автоматизации деловых процедур.

РОССИЯ МОЖЕТ ОБОГНАТЬ ЗАПАД

Стиль «жизни» документа зависит от сложившихся форм общения и менталитета. На заре глобализации новое звучание обрела крылатая фраза нобелевского лауреата Киплинга «Запад есть Запад, Восток есть Восток, и им не сойтись никогда». И действительно, русская и западная культуры сильно разнятся. Документы на Западе (облик которого сформировали протестантская этика и договорное право) движутся в основном «по горизонтали».

Иное дело – Россия. Государство-континент с множеством труднодоступных регионов, расположенное к тому же в зонах сложных погодных условий и рискованного сельского хозяйства, издавна опиралось на жесткую «вертикаль» создания и движения документов преимущественно «сверху вниз», а также на традиции «общинно-соборного сознания» (просьбы, челобитные, заявления, нередко коллективные, направляемые «снизу вверх»). Человек не относился к государству как к «договорному» партнеру и посреднику в отношениях с внешней средой, а оставался частью его самого.

Но без канцелярского языка в России – никуда! Сухой бюрократический язык позволяет передавать информацию в сжатой, максимально понятной и исключающей разночтения форме. Им должен был виртуозно владеть писарь. Оборотной же стороной становились мздоимство и произвол тех, кто выпускает бумаги, – чиновников.

Отечественная технология делопроизводства оказалась сплавом восточных чиновничьих вертикалей и так и не сумевшего их одолеть немецкого педантизма. Отсюда – акцент на максимальную централизацию создания и жесткий контроль за движением документа в соответствии с заранее заданным «сверху» регламентом. Поэтому именно в России, на стыке Востока и Запада, исторически сложилась опередившая свое время дифференциация получателей документа на пользователя (секретаря, референта, консультанта, советника) и исполнителя, принимающего по нему (с использованием интеллектуального персонала) официальное решение.

Этот принцип, пережив века абсолютизма и эпоху социализма, довольно неожиданно оказался созвучным эпохе глобальной информатизации. Сегодня задача заключается во внедрении компьютерных технологий и автоматизации системы документооборота, учитывающей национальные особенности русского менталитета и достижения мировой науки.

Прямой перенос западных деловых технологий индустриальной эпохи не годится нам. Во-первых, в силу различия в менталитете российский бизнес не сможет их ассимилировать, а во-вторых, тотальная децентрализация документообмена устарела в глобальном масштабе.

Образно говоря, Запад и Восток встретились на тропе использования документов как средства социального общения и управления именно в России. Сложившаяся здесь уникальная система делопроизводства оказалась наиболее отвечающей потребностям и технологиям эпохи информатизации.

Именно это преимущество России и смогли использовать в компании ЭОС. Не раскрывая ее коммерческих тайн, отметим: разработанная специалистами компании система документооборота «ДЕЛО» позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать круг лиц, имеющих право использования информационного поля организации, с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись. Гармоничное соединение прозрачности документооборота и сохранения служебной тайны, доступа к материалам и персональной ответственности за распоряжение информацией, открытость ее движения и конфиденциальность использования – прорыв в отечественных технологиях документооборота. Они обещают вдохнуть энергию в нынешнюю государственную службу, ибо глубинной причиной низкой эффективности ее реформирования (в основном косметического, а потому ставшего перманентным) остается отсутствие единых критериев планирования и оценки деятельности отдельных звеньев и персон в океане разнородной информации, классифицируемой по алгоритмам уходящей индустриальной эпохи.

ЭЛЕКТРОННАЯ  РЕВОЛЮЦИЯ

Что это сулит? Информационную революцию уже в самой России. Новая технология, разработанная с учетом нашей национальной культуры (а не тупо заимствованная с Запада), обещает россиянам все выгоды информатизации.

И у нас появляется возможность вести бизнес не в громадных офисах, а «рассеянным» образом, когда люди могут работать и дома, объединяясь в виртуальных кабинетах и на серверах. В США, например, уже насчитывается 20 миллионов «телеработников». В странах Евросоюза – 5 миллионов «интеллектуалов в домашних тапочках». В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер.

Появление электронной почты заполнило рукописную и машинописную нишу в прежних системах управления и резко изменило его облик. Исчезает необходимость рассылать тысячи бумаг по тысячам адресов. Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн долларов в год.

Благодаря интеллектуальным технологиям на порядок повышается уровень информированности руководства и степень эффективности его действий, снижается влияние на деловую жизнь наития, настроения, таинственности, интриг закулисья и т. д. Ресурс управляемости и уровень «штабной» культуры предприятия и учреждения дает серьезные преимущества в конкурентном соперничестве за рынки, прибыль и выживание. Да это уже и происходит в деловых структурах страны. Осталось сделать второй грандиозный шаг – произвести электронную революцию в государственном управлении.

ИЗМЕНИМ НАШЕ ГОСУДАРСТВО!

В самом деле, давно пора менять наше неповоротливое, неэффективное, давно не соответствующее реалиям новой эпохи государство на государство образца информационной революции. Именно громоздкость и неприспособленность этой бюрократической машины сегодня стали едва ли не главной помехой развитию России. Электронная революция должна перекинуться из предпринимательских структур в государственные, сделав их тоже деловитыми, ответственными и компетентными, сократив неисчислимую рать бюрократов.

Интегральная система управления документами, помимо функций канцеляриста, делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, находит связки между документами, ищет их по ключевым словам и другим признакам, обеспечивает групповую работу над ними, фиксирует поступления в один адрес противоречащих команд-указаний, что до сих пор позволяет чиновнику отстраниться от решения затронутого вопроса или решать его по «своему усмотрению». Конечно, это требует отменно четкой работы персонала.

В «виртуальном кабинете» реализуется и заветная мечта рядового гражданина России – идея «единого окна», одного места приема и регистрации документов, независимо от состава и количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов (обычно каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%. Это открывает путь к общей электронной «записной книжке» служб протокола и персонала, к созданию компактных коллективов, состоящих из хорошо оплачиваемых профессионалов вместо рыхлой толпы полуобразованных, самодовольных и самодостаточных женщин, занятых не столько работой, сколько собой и своими делами.

Вот что должно стать эффективным средством реализации административной реформы, информационным заслоном вековому бюрократическому произволу и почти тотальной коррупции чиновников и исполнителей их указаний практически на всех уровнях власти и управления.

Долой диктатуру административного стола! Благодаря новым информационным системам бюрократ перестает быть исключительным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Он больше не сможет нарочно запутывать дела и архивы.

Превращение делового мира в электронный делает доступ к документу не зависящим от его автора и куратора. Он становится достоянием ответственных лиц организации, и прежде всего ее руководства. Даже корпоративная прозрачность движения документов оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «Я», раздувания из соображений престижа штата своего подразделения и собственной неизменно исключительной роли в решении различного рода вопросов. Суживается поле вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам «сигналит» о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег – и вот вам основа для организационных выводов.

Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо более демократичной «власти файла».

Это – единственное ненасильственное средство социального лечения, способное системно свести на нет чиновничий произвол, вымогательства и коррупцию. Только так наша дорога в будущее станет предсказуемой, а движение по ней уверенным, интеллектуальным и гуманным. Не нужно искать чиновников-коррупционеров, сажая их за решетку или ставя к стенке, – вы просто создаете условия, при котором этот «биологический вид» остается без «пищи», попросту вымирая.

ИНФОРМАЦИЯ И СУВЕРЕНИТЕТ

Загвоздка была в том, что просто взять и перенести на нашу почву западные системы работы с информацией оказалось невозможным. Теперь же, благодаря работе отечественных ученых, мы получаем свою систему, как нельзя лучше походящую к реалиям времени.

Производя информреволюцию в государстве на наших технологиях, мы избежим и другой опасности – нашего информационного порабощения Западом. Глядите: транснациональные корпорации и институты типа Всемирного банка навязывают другим странам модель «электронного управления», иногда неверно переводимого как «электронное правительство». Скрывая истинное положение финансовых дел сильных мира сего, она предлагает полную прозрачность документов других (!) стран. Это позволяет «благодетелям» быть в курсе чужих технологических новаций и организационных инициатив, перехватывать ноу-хау, подавлять конкурентов, сохраняя за пользователями такой «помощью» статус технологической провинции, поставщика сырья и полуфабрикатов, а главное – интеллектуального донора.

Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления при поддержке законодательной и исполнительной ветвей власти поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии.

Дело остается за «малым»: сделать информационную революцию в управлении стержнем государственной политики, сердцевиной административной реформы.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^