Вернуться к списку

01октября 2004

Методика работы отдела документационного обеспечения управления ОАО «Мосэнерго»

Ю.Г. Витин,
начальник ОДОУ ОАО «Мосэнерго»

Опыт работы службы (отдела) документационного обеспечения управления другой организации – насколько он может быть полезен вам, секретарям? В любой организации существует своя специфика работы с документами. В ОАО «Мосэнерго» сотрудники отдела ДОУ работают так, что к документной информации бережно и ответственно относятся все сотрудники офиса. Документооборот и контроль исполнения документов четко организованы, здесь есть чему поучиться. Рассмотрим структуру отдела, этапы и методику работы с документами.

Документационное обеспечение управления в ОАО «Мосэнерго» возложено на соответствующий отдел – документационного обеспечения управления (далее – ОДОУ).

Задачи, решаемые ОДОУ, – взаимодействие с другими подразделениями Генеральной дирекции и филиалами Общества – регламентируются Положением об отделе, утвержденным генеральным директором ОАО «Мосэнерго» и доведенным до всех структурных подразделений Генеральной дирекции и филиалов Общества.

Работа с документами регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Генеральной дирекции ОАО «Мосэнерго» (далее – Инструкция) и Типовой инструкцией по делопроизводству в филиалах ОАО «Мосэнерго», утвержденных генеральным директором.

Все инструкции были разработаны на базе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, введенной в действие приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68, а также требований (рекомендаций) ГОСТ Р 6.30-2003 от 01.07.2003 и указаний генерального директора ОАО «Мосэнерго» (далее – Общество) по документационному обеспечению управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях Генеральной дирекции и филиалах Общества.

Работа с электронными документами в Обществе регламентируется соответствующими распорядительными документами (распоряжениями и приказами), подписанными генеральным директором ОАО «Мосэнерго» в 2003 и 2004 гг. В данных документах были установлены основные понятия об электронном документообороте, электронном документе и работе с ним с учетом требований Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 гг.).

делопроизводство в структурных подразделениях Генеральной дирекции и в 30% филиалов Общества (эта цифра постоянно растет за счет подключения к единому делопроизводственному пространству новых филиалов) базируется на использовании возможностей автоматизированной системы делопроизводства по учету, обработке, сопровождению и контролю исполнения документов, разработанной ООО «ЭОС» («ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ», версия 8.07). Все структурные подразделения Генеральной дирекции и указанные выше филиалы Общества включены в единое делопроизводственное пространство, работу в котором и обеспечивает данная система.

В зависимости от решаемых задач, объема документооборота и численности работников делопроизводственные задачи в филиалах Общества выполняют отделы документационного обеспечения, канцелярии, секретари или документоведы.

В структурных подразделениях Генеральной дирекции назначены специально подготовленные работники, которые по совместительству осуществляют работу с документами. Руководители структурных подразделений имеют непосредственный допуск к работе в системе с правом редактирования и все чаще при работе с электронными документами берут «управление на себя».

ОДОУ, используя в своей работе возможности автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, организационно состоит из:

  • начальника отдела;
  • заместителя начальника отдела по документообороту и контролю;
  • группы документооборота и контроля (9 чел.):
    • сектора приема и доставки корреспонденции – 1 чел.;
    • сектора автоматизированного учета документов – 3 чел.;
    • сектора отправки корреспонденции – 1 чел.;
    • сектора регистрации и создания электронных дубликатов распорядительных документов – 1 чел.;
    • сектора регистрации, хранения и выдачи договоров – 1 чел.;
    • сектора контроля и проверки исполнения документов – 2 чел.;
  • редакторской группы (2 чел.);
  • машинописного бюро (4 чел.);
  • архива (1 чел.).

Каждое подразделение отдела имеет свое предназначение и обязанности.

Этапы работы с документами в отделе ДОУ

Группа документооборота и контроля в своей работе применяет смешанную форму организации работы с документами. Вместе с тем в целях сокращения времени на принятие управленческих решений с учетом специфики задач, решаемых в Обществе, отдельным структурным подразделениям Генеральной дирекции Инструкцией предоставлено право регистрации, обработки документов и контроля их исполнения. Начальники этих структурных подразделений имеют право на ведение переписки с внешними корреспондентами.

Движение документов с момента их получения до исполнения, отправки или сдачи в дело обеспечивают сотрудники группы документооборота и контроля отдела. Каждый из них имеет свои функциональные обязанности, изложенные в именной должностной инструкции сотрудника. При необходимости сотрудник выполняет и часть обязанностей отсутствующего работника (это предусмотрено должностной инструкцией).

Прием документов и их отправку обычно проводит экспедиция организации. В ОАО «Мосэнерго» экспедиция отсутствует, а ее функции выполняют сотрудники группы документооборота и контроля отдела ДОУ.

Документы поступают в Общество следующими способами:

  • через почтовое отделение, с которым заключен соответствующий договор;
  • по факсу, установленному в отделе;
  • по специально созданным каналам связи Общества, в том числе с использованием программного обеспечения «ДЕЛО – ПРЕДПРИЯТИЕ»;
  • от курьера;
  • по каналу e-mail;
  • посредством телетайпа;
  • через водителей-почтальонов Общества.

Ежедневно поступает до 300 и более различных по объему и весу документов. Часть из них накапливается в специальном почтовом ящике, установленном в фойе Генеральной дирекции, из которого каждые два часа сотрудницей отдела доставляется корреспонденция для обработки. Неприкосновенность поступающей корреспонденции обеспечивается сотрудниками охранного предприятия.

Большая часть документов поступает в сектор приема и доставки корреспонденции по техническим каналам связи. Сотрудником отдела электронные документы переводятся на бумажный носитель и далее рассматриваются, как все документы, поступившие в Общество на бумажном носителе. Таким же образом рассматриваются документы, поступившие по техническим каналам связи с электронно-цифровой подписью. Их получают, расшифровывают и представляют на доклад специально подготовленные сотрудники группы документооборота. Корреспонденция (ценная, заказная и др.), поступающая непосредственно через почтовое отделение связи, получается по доверенности, которая в каждом конкретном случае оформляется на одного из сотрудников группы.

Другая группа документов доставляется из филиалов Общества специально назначенными водителями-почтальонами. Они же получают и доставляют корреспонденцию в филиалы Общества по реестрам, заполняемым сотрудником отдела. Маршруты доставки постоянны, график работы – ежедневный.

Таким способом осуществляется переписка между Генеральной дирекцией и филиалами, а также между филиалами Общества, расположенными в г. Москве и ближайшем Подмосковье.

Ответственность за сохранность корреспонденции несет водитель-почтальон, получающий и сдающий корреспонденцию под роспись.

Сектор приема и доставки документов получает всю корреспонденцию, поступающую в Общество. Сотрудник сектора проверяет ее на предмет целостности (при необходимости составляется соответствующий акт на неполное или поврежденное вложение) и правильности доставки. На корреспонденцию, подлежащую регистрации, ставится специальный регистрационный штамп, и она передается в сектор регистрации и создания электронных дубликатов распорядительных документов.

Здесь на каждый документ заводится специальная электронная регистрационная карточка (далее – ЭРК), все реквизиты которой заполняются сотрудником сектора. Далее заполняется электронный журнал передачи документов, возможно и создание электронного дубликата зарегистрированного документа (в формате tif). Он создается соответствующим должностным лицом после рассмотрения документа на бумажном носителе и вынесения по нему резолюции.

После регистрации все поступившие документы распределяются для направления адресатам:

  • генеральному директору;
  • заместителям генерального директора;
  • руководителям структурных подразделений Общества;
  • руководителям филиалов Общества по «кольцевой почте»;
  • начальнику отдела для доклада;
  • отправителю для возвращения с приложением соответствующего акта.

Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.

Документы, поступающие в Общество без указания конкретного адресата, рассматриваются начальником ОДОУ и направляются им для рассмотрения должностным лицам или непосредственно в структурные подразделения Генеральной дирекции.

Корреспонденция, не подлежащая регистрации (ее перечень определен Инструкцией), передается адресатам. Она регистрируется только после рассмотрения соответствующими должностными лицами с определением задач, которые будут по ней решаться. Если никакие задачи не ставятся – корреспонденция уничтожается (это, как правило, коммерческие предложения).

По отдельным документам по указанию начальника отдела у отправителей запрашиваются необходимые приложения, указанные, но не отправленные вместе с основным документом. После их получения корреспонденция передается начальнику отдела или направляется адресату с указанием причины задержки ее доставки.

Этапы работы с входящими документами в ОАО «Мосэнерго» смотрите в приложении в конце статьи.

Работа с документами генерального директора

Оригиналы документов (на бумажном носителе), адресованные генеральному директору Общества, сотрудница сектора документооборота представляет начальнику отдела ДОУ. В целях сокращения времени на исполнение начальник отдела направляет их или их копии на рассмотрение заместителям генерального директора по направлениям деятельности. Документы, содержание которых непосредственно касается первого руководителя Общества, ежедневно передаются генеральному директору.

Документы, рассмотренные генеральным директором, поступают к начальнику ОДОУ. После соответствующего изучения и сортировки большую часть из них он передает сотруднику сектора контроля и проверки исполнения, отвечающему за работу с документами, рассмотренными генеральным директором.

Отдельные наиболее срочные документы (личные поручения генерального директора, протоколы оперативного совещания и др.) начальник ОДОУ обрабатывает самостоятельно или контролирует их исполнение.

Сотрудница сектора контроля, отвечающая за работу с документами, рассмотренными генеральным директором, принимает от начальника ОДОУ документы и изучает резолюцию по каждому из них. Она открывает ЭРК документа, вносит в нее резолюцию генерального директора, выставляет указанную в ней дату исполнения поручения (соответствующую утвержденному регламенту), при необходимости ставит документ на контроль (если руководитель поставил отметку о контроле) и создает электронный дубликат рассмотренного документа с резолюцией. Далее она заполняет электронный журнал передачи документа исполнителям, отмечая при этом, кому направлен оригинал документа, а кому – его электронный дубликат (электронный образ в формате tif).

Эта же сотрудница осуществляет ежедневный контроль исполнения поручений генерального директора по рассмотренным им документам (в том числе и по письмам граждан). Результаты контроля докладываются ежедневно в устной форме начальнику отдела и еженедельно (по пятницам) в письменной форме – руководителю секретариата Генеральной дирекции.

Распорядительные документы, рассмотренные и подписанные генеральным директором (приказы и распоряжения), начальник отдела передает сотруднице сектора документооборота, отвечающей за работу с ними. Поступившие, в том числе и от заместителей генерального директора, распорядительные документы (распоряжения) еще раз проверяются на целостность, при необходимости уточняется их рассылка. После соответствующей регистрации в программе «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» создается электронный дубликат распорядительного документа, который направляется на исполнение по каналам этой программы.

В филиалы, не включенные в единое делопроизводственное пространство, направляются копии распорядительных документов. Их изготовление и рассылка возложены на сотрудника сектора документооборота. Он же совместно с заместителем начальника отдела по документообороту и контролю занимается приемом и отправкой документов с электронно-цифровой подписью, регистрацией и доставкой распорядительных документов конфиденциального характера.

Протоколы оперативных совещаний, подписанные генеральным директором, регистрируются в программе «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» начальником ОДОУ. Он же создает электронный дубликат документа, который направляется по каналам связи данной программы руководству Общества и руководителям структурных подразделений для ознакомления и исполнения. Начальник ОДОУ также контролирует исполнение указаний генерального директора, даваемых им на еженедельных оперативных совещаниях.

Содержание указаний и сроки их выполнения вносятся в ЭРК сотрудником группы документооборота. Справка об их исполнении представляется генеральному директору еженедельно в пятницу. В этот же день начальник отдела представляет и справку по выполнению приказов и распоряжений, изданных в Обществе.

Контроль за исполнением таких документов он осуществляет совместно с сотрудниками сектора контроля.

Протоколы заседаний Правления ОАО «Мосэнерго», подписанные генеральным директором, регистрируются с использованием программы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» заместителем начальника ОДОУ, он же контролирует исполнение поручений. Справка об их исполнении готовится еженедельно в пятницу. Поручения, данные на заседании Правления ОАО «Мосэнерго», и сроки их выполнения вносятся в ЭРК сотрудником группы документооборота. Он же готовит и отправляет корреспонденцию через почтовое отделение и при необходимости выполняет функции курьера.

Протоколы совещаний, проведенных генеральным директором, регистрируются в программе «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» заместителем начальника отдела. Он заполняет ЭРК, вносит в нее поручения по итогам совещания и осуществляет контроль исполнения, а также готовит (еженедельно по пятницам) соответствующую справку.

Заместитель начальника отдела координирует работу группы документооборота и контроля, обрабатывает корреспонденцию конфиденциального характера и контролирует ее исполнение. Совместно с сотрудником сектора документооборота он принимает и отправляет документы с электронно-цифровой подписью, решает задачи отчетности по почтовым отправлениям, принимает корреспонденцию по факсу, а в отсутствие начальника ОДОУ исполняет его обязанности.

Работа с документами, адресованными руководителям структурных подразделений

Оригиналы документов (на бумажном носителе), адресованные руководству Общества, сотрудница сектора документооборота после соответствующей регистрации записывает в именную ведомость (рабочую тетрадь учета поступившей корреспонденции) и складывает в персональную ячейку (своеобразный почтовый ящик должностного лица) специального стеллажа.

Всю корреспонденцию из ячейки под роспись получает секретарь (или лицо, отвечающее за ведение делопроизводства) соответствующего должностного лица (структурного подразделения). Секретарь представляет ему полученную корреспонденцию, вносит резолюцию в ЭРК документа, указывает срок исполнения поручения и через специально закрепленную за данным должностным лицом сотрудницу группы документооборота и контроля передает документ для доставки исполнителю.

Сотрудница группы документооборота принимает рассмотренный руководителем структурного подразделения документ, изучает резолюцию, проверяет соответствие резолюции в документе резолюции в электронно-регистрационной карточке и при необходимости ставит документ на контроль (если руководитель поставил отметку о контроле). Она же заполняет электронный журнал передачи документа исполнителям, отмечая при этом адресатов получения оригинала документа вместе с его электронным образом).

В случае если секретарь должностного лица по каким-либо причинам не внес резолюцию в ЭРК, эту работу осуществляет сотрудница группы документооборота.

После выполнения этой работы сотрудница группы документооборота через персональную ячейку специального стеллажа передает оригинал документа с резолюцией исполнителю, делая об этом запись в именную ведомость (рабочую тетрадь учета поступившей корреспонденции).

Электронный дубликат документа с резолюцией рассмотревшего его должностного лица из сектора документооборота направляется на исполнение по каналам программы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» всем исполнителям. Оригинал документа на бумажном носителе направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. Все остальные для исполнения поручения получают электронный дубликат документа.

После выполнения поручения (исполнения резолюции) исполнитель вводит отчет об исполнении документа в ЭРК документа.

Руководитель структурного подразделения, получив отчет в ЭРК, вводит свой отчет – о выполнении резолюции вышестоящего руководителя. При необходимости вышестоящему руководителю направляется доклад в электронном виде (по каналам программы) или на бумажном носителе.

Решение о закрытии ЭРК (снятии с контроля поручения) принимается лицом, давшим поручение. Непосредственно закрытие ЭРК осуществляет помощник заместителя генерального директора, давшего поручение.

При необходимости эту работу может выполнить сотрудник группы документооборота, курирующий соответствующего заместителя генерального директора (отражается протоколом ведения ЭРК).

После внесения резолюции и представления отчета об исполнении документ на бумажном носителе по указанию руководителя структурного подразделения подшивается в дело в соответствии с утвержденной генеральным директором Общества номенклатурой дел.

О выполнении резолюции исполнитель лично докладывает должностному лицу, давшему контрольное поручение.

Если поручение, стоящее на контроле, было дано генеральным директором, лицо, ответственное за его исполнение, докладывает о проделанной работе генеральному директору лично или представляет письменный доклад.

Решение о закрытии ЭРК документа с таким поручением принимается генеральным директором, о чем он делает соответствующую отметку на рассмотренных им материалах. Закрытие ЭРК осуществляет сотрудник сектора контроля, непосредственно работающий с поручениями генерального директора, или начальник ОДОУ.

Еженедельный контроль за исполнением поручений руководства Общества осуществляет сотрудница сектора контроля, отвечающая за работу с документами, рассмотренными генеральным директором. Она же, используя возможности программы «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ», готовит руководителю секретариата Генеральной дирекции справку о неисполненных поручениях.

Еженедельно готовятся две справки:

  • по поручениям, подлежащим исполнению в распорядительных документах;
  • по поручениям, подлежащим исполнению по поступившим документам, в том числе и по письмам граждан.

Указанные справки проверяются, подписываются начальником ОДОУ и направляются ответственным исполнителям еженедельно (в понедельник) как напоминание о поручениях, исполнение которых истекает в предстоящие десять дней.

После получения данной справки исполнители, по какой-либо причине не заполнившие отчеты в электронном виде, уточняют задачи данных поручений и заполняют карточки отчета программы в электронном виде.

Указанные отчеты проверяются сотрудниками сектора контроля. Каждый из них готовит отчетную справку по исполнению документов и в установленное время представляет ее начальнику ОДОУ.

Начальник ОДОУ обобщает и проверяет полученную информацию, готовит объединенную справку по исполнительской дисциплине в Обществе за прошедшую неделю. Справка предоставляется руководителю секретариата Генеральной дирекции для еженедельного доклада Генеральному директору.

Вы ознакомились с организацией работы отдела ДОУ ОАО «Мосэнерго». Надеемся, что такое конкретное описание этапов работы и функций отдельных сотрудников отдела поможет вам правильно организовать документооборот в вашей компании.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Этапы работы с входящими документами в ОАО «Мосэнерго»

 

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^