Вернуться к списку

01мая 2005

Автоматизация работы архивной службы предприятия (часть 3)

Начало: часть 1 и часть 2 ...

Н.А. ЗВЕРЕВА,
преподаватель ИАИ РГГУ,
эксперт «Гильдии Управляющих Документацией»

В предыдущих номерах мы в общих чертах представили программное обеспечение для архивной службы предприятия, предлагаемое на рынке. Более подробное описание можно найти на сайтах организаций-разработчиков. На некоторых из них можно скачать демонстрационные и/или тестовые версии программ.

Весьма полезным будет посещение сайтов, посвященных документообороту, делопроизводству и архивному делу. Можно рекомендовать следующие:

  • Федеральная архивная служба России (Росархив) - http://www.rusarchives.ru;
  • ВНИИДАД - http://www.vniidad.ru;
  • информационный портал - http://www.document.ru;
  • консалтинговая группа «ТЕРМИКА» - http://www.termika.ru;
  • компания   «Документум   Сервисиз   СНГ»  ;
  • корпорация «Электронный Архив» - http://www.elar.ru;
  • компания «Электронные офисные системы»  - http://www.eos.ru;
  • компания «Лаборатория Новых Информационных Технологий»  Ланит - http://www.landocs.ru;
  • конференция-выставка по электронному документообороту и автоматизации управления - http://www.docflow.ru/.

Cреди них есть сайты как официальных органов (Росархив, ВНИИДАД), так и компаний-разработчиков ПО, консалтинговых компаний. Несмотря на разные цели, их объединяет отрасль документооборота и архивного дела. При решении вопроса автоматизации служб ДОУ и архива, а также выбора конкретного программного обеспечения важно внимательно ознакомиться с широким спектром информации о рынке специализированных программ, изучить предлагаемое ПО и соотнести с вашими задачами, потребностями и возможностями. Взвешенное решение избавит от возможных проблем и излишних затрат. Необходимо, чтобы программный продукт удовлетворял требованиям не только IT-политики предприятия, но и был удобен пользователям – сотрудникам архивной службы и службы ДОУ. И немаловажную роль в этом играет интерфейс.

С целью наглядно представить, какие основные задачи решает и как выглядит интерфейс специализированной программы для архивной службы, предлагаем некоторые окна подсистемы «Архивное ДЕЛО» АИС «ДЕЛО».

1. Задача «Ведение номеклатуры» (рис. 1)


Рис. 1

Наверху карточки указаны год и статус номенклатуры. В нижних полях отражается номенклатура выбранного года, в левом поле – организационная структура предприятия, в правом – номенклатура дел конкретного выделенного подразделения. Форма номенклатуры дана в соответствии с Правилами работы архивов организации.

2. Регистрационная карточка заголовка дела (рис. 2)


Рис. 2

Из формы номенклатуры дел конкретного подразделения можно перейти на карточку выделенного заголовка дела. В полях карточки указаны основные реквизиты заголовка дела. Поля, отмеченные стрелочкой, предполагают выбор заполнения из специального архивного справочника.

3. Задача «Формирования дел» (рис. 3)


Рис. 3

Наверху карточки – год и наименование структурного подразделения. В правом поле – номенклатура дел подразделения, в левом – внутренняя опись документов выделенного дела.

4. Задача «Описание дел». Годовой раздел описи (рис. 4)


Рис. 4

Наверху карточки – год завершения делопроизводством дел, наименование фонда, к которому относятся дела, и структурного подразделения сдавшего дела. В нижнем поле слева – номенклатура сданных в архив дел структурного подразделения. Справа в верхней части – опись сданных дел выделенного группового заголовка дел номенклатуры, в нижней части – внутренняя опись документов конкретного дела.

5. Задача «Описание дел». Регистрационная карточка дела (рис. 5)


Рис.5

Из формы описи дел конкретного подразделения можно перейти на карточку выделенного дела. В полях карточки реквизиты дела, которые в свою очередь и выступают фильтрами поиска. Поля, отмеченные стрелочкой, аналогично карточке заголовка дела, предполагают выбор заполнения из специального архивного справочника.

6. Задача «Описание дел». Регистрационная карточка документа (рис. 6)


Рис.6

Из формы внутренней описи конкретного дела можно перейти на карточку выделенного документа. В полях карточки – обязательные реквизиты документа. Документы можно группировать по рубрикам. В нижнем поле к карточке можно прикрепить документ в электронном виде.

В заключение хотелось бы отметить важный аспект, продиктованный тенденциями на рынке систем документооборота и специализированного ПО для служб ДОУ и архива. Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации. Непонимание отличий существующего на рынке программного обеспечения может привести к необоснованным затратам. В чем же состоят подходы к автоматизации?

Создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к «бумажному» архивному фонду

Что такое архив предприятия в традиционном понимании? Это хранилище документов на бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются в течение длительного времени. С целью оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов – это создание базы данных, отражающей состав и содержание фонда.

В традиционной «ручной» организации системы НСА существует целый ряд перекрестных справочников, которые являются главным инструментом в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА в автоматизированные режимы.

Создание электронных архивов

Что такое «электронный архив»? Это база документов на электронных носителях и наличие к ней программных средств, позволяющих осуществлять поиск необходимой информации. Отсюда и основные задачи и проблемы в разработке программного обеспечения (ПО): хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главное условие создания электронных архивов – существование документа в электронном виде. Часто под автоматизацией архивной службы понимается именно создание электронного архива.

Понятие, технология создания и формирования электронных архивов появились сравнительно недавно. Между понятиями «электронный архив» и традиционный «бумажный архив» существуют значительные количественные, качественные и временные отличия. Но при этом необходимо отметить, что нет принципиальных отличий, которые не позволяли бы им сосуществовать и дополнять друг друга. Поэтому, решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом «бумажного архива», темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. И в соответствии с полученными данными выбирать путь автоматизации архивной службы.

Таким образом, возможны варианты:

  • перевод/ведение всех объемов документации организации в электронном виде и создание именно «электронного архива»;
  • перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме;
  • разумно-достаточное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное недавно созданное быстрорастущее предприятие с небольшим объемом документооборота может выбирать первый путь.

Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточен второй путь.

Для крупного и среднего предприятия, получившего «в наследство» большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлем третий путь.

Все активнее продвигается идея перехода на электронный документооборот и создания электронных архивов. Это можно расценивать не только как требование времени, но и как маркетинговый ход. Необходимо заметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще очень нескоро, что показывает и мировая практика. Хотя у нас уже принят Закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, неизвестны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами. Таким образом, пока бумага все же более надежна. Безусловно, без автоматизации работы с «бумажными архивами» и создания специального ПО к «электронным архивам» в настоящее время уже не обойтись. Каким бы ни было состояние дел в архивной отрасли, автоматизация – требование времени. Развитие технологий управления предприятием, тенденции перехода к безбумажным технологиям – с одной стороны, надежность, традиционность, привычность и доступность «бумажного» документа – с другой стороны, требуют компромиссного решения. Для архивной службы современного предприятия вопрос автоматизации – это вопрос выбора пути, по которому пойдет процесс. Надеемся, наши рекомендации помогут определиться с ним.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^