Вернуться к списку

01августа 2005

Электронный документооборот

Работу современного предприятия невозможно представить без компьютерной техники с программным обеспечением, позволяющим осуществлять электронный документооборот. В противном случае, в бесчисленном количестве различного рода бумажных документов можно было бы просто «закопаться». О предыстории электронного документооборота и его преимуществах рассказывает генеральный директор ООО «Кродо» Олег Баракшев.

Как в нашей стране появился электронный документооборот?

Разработчиками первого отечественного программного продукта (он называется «Дело»), позволяющего осуществлять электронный документооборот, является компания «Электронные офисные системы». В свое время многие сотрудники этой компании работали в аппарате КПСС. У тогдашних руководителей нашей страны появилась идея стандартизировать весь документооборот ЦК партии, и эти люди воплотили ее в жизнь. Но известные события 1991 г., в результате которых в стране произошла смена политического курса, поставили крест на этом проекте. Однако основоположники компании не оставили попыток довести начатое дело до конца и организовали небольшую коммерческую фирму, которая оказывала услуги по внедрению системы электронного документооборота государственным органам, таким как Государственная Дума, Совет Федерации, Аппарат Президента РФ. Созданный «Электронными офисными системами» программный продукт развивался.

Из простейшей системы с минимальным набором функций «Дело» в процессе своей эволюции превратилось в современный программный продукт, позволяющий не просто вести учет по регистрируемым документам, но и отслеживать движение документов внутри организации, осуществлять контроль над их исполнением, изменением и т.д. Это дало толчок развитию других систем документооборота в России.

Для чего нужна такая система?

Электронный документооборот позволяет накапливать информацию о движении и хранении документов, а также — обрабатывать эту информацию.

Более подробно: система документооборота собирает информацию и регистрирует входящие документы, то есть, описывает, от кого пришел документ, кому предназначен, каков его тип и содержание. Когда документ зарегистрирован в системе, пользователь имеет возможность направить его любому сотруднику организации с определенной пометкой, например, «на исполнение», «принять решение по вопросу» и др. Человек, который инициировал этот документ на исполнение, также имеет возможность проследить движение документа и работу с ним — он видит, открывал ли человек документ или нет, какие замечания к нему он сделал, исполнил ли его в срок или нет. Наконец, наступает этап обработки входящей информации, включающий в себя всевозможные отчеты, начиная с таких простейших, как статистика документооборота (сколько было за месяц входящих и сколько исходящих документов, каков процент их испол-няемости) и заканчивая аналитикой, как, например, динамика исполняемости по документам. Эта информация необходима руководителям для анализа ситуации и выстраивания стратегических планов.

Что представляет собой комплекс мер по внедрению электронного документооборота?

Процесс внедрения системы электронного документооборота на предприятии занимает от полутора месяцев и больше. Некоторые предприятия внедряют систему электронного документооборота на протяжении многих лет. Это обусловлено не тем, что систему сложно внедрить, а тем, что сотрудники предприятия постоянно вводят новый функционал в систему, расширяют ее возможности.

Внедрение системы электронного документооборота состоит из нескольких этапов. Сначала проводится экспертиза, которая позволяет выяснить, какие до куме нто потоки есть в организации, каков их объем. Затем анализируется, насколько система может автоматизировать те или иные функции на данном предприятии. После чего составляется проект внедрения этой системы и начинается стадия практической его реализации. После того, как система установлена, осуществляется тщательная экспертиза документооборота в организации. С учетом выявленных ошибок система перенастраивается. Параллельно с этим идет обучение пользователей работе с системой. Последний этап внедрения — это уже опытная эксплуатация, в ходе которой также выявляются и впоследствии ликвидируются недочеты в настройке и работе системы.

Обучение персонала работе с системой занимает порядка двух недель в том случае, когда сотрудники организации обучаются работе со всеми возможными функциями системы. В том случае, если сотрудников обучают только ограниченному набору функций системы, процесс обучения не превышает двух часов.

Какие преимущества получают организации, использующие систему?

Порядка 30% документов в организациях просто теряется. А система электронного документооборота имеет надежную базу данных. Еще одно преимущество — экономия места. Все данные содержатся в системном блоке компьютера, который занимает от силы один квадратный метр площади, в отличие от огромных по размерам архивов, хранящих документы в бумажном виде.

Еще одним преимуществом электронного документооборота является существенная экономия организации на бумаге. Согласно существующей статистике, для одного документа в организации создается порядка девяти бумажных копий. Электронный документооборот позволяет этого избежать, тем самым ощутимо снижаются бумажные затраты.

Кроме того, неоспоримым преимуществом внедрения системы электронного документооборота на предприятии является повышение дисциплины. Начальник, элементарно, сможет отследить, выполнил ли его подчиненный предписания по тому или иному документу, в какие сроки и т.д.

Наконец, нужно несколько слов сказать и обэлектронно-цифровой подписи, позволяющей придать документу, входящему в систему электронного документооборота, юридическую силу, а также — идентифицировать человека, который эту подпись послал. Более того, электронно-цифровая подпись гарантирует безопасность документа, так как кроме человека — владельца электронно-цифровой подписи — никто не будет иметь доступ к нему.

Это обеспечит сохранность коммерческой тайны предприятия.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^