Эффективность системы документооборота «ДЕЛО» на примере крупного холдинга

Елена Иванова,   
компания «Электронные Офисные Системы»

Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых структурах.

ОАО «Татнефть» является одним из крупнейших и в высокой степени  диверсифицированных нефтяных холдингов в России, динамично развивающихся по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, что позволяет эффективно осуществлять нефтяной бизнес на протяжении всего жизненного цикла нефтепродуктов – от нефтяной скважины до бензоколонки.

Такой подход к ведению бизнеса, учитывая масштабы холдинга, требует высокого уровня развития и эффективности структуры управления, позволяющей топ-менеджерам контролировать все процессы, происходящие в компании и на предприятиях холдинга, оперативно реагировать на изменения во внутренней и внешней среде, принимать управленческие решения, осуществлять контроль над их исполнением, обеспечивать эффективное коммуникативное взаимодействие между всеми участниками бизнес-процесса. Очевидно, что все это невозможно без широкой информационной базы, одним из важнейших элементов которой является документооборот.

В процессе формирования оптимальной структуры управления, которая бы соответствовала вышеперечисленным требованиям, специалисты «Татнефти» столкнулись с рядом проблем. Наиболее серьезной среди них оказалась проблема упорядочивания процессов работы с документами, усиления контроля их прохождения и исполнения, поскольку успешный менеджмент, даже если он основан на самых современных и рациональных принципах, невозможен без организации эффективной работы с большим количеством документов различной степени сложности.

Наиболее полно требованиям холдинга с точки зрения специалистов «Татнефти» отвечает система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В частности, данная система способствует повышению эффективности управления холдингом за счет упорядочения процессов делопроизводства, перехода к единой безбумажной технологии документооборота, что дает возможность улучшить информационную основу для принятия управленческих решений и повысить эффективность контроля их исполнения.

Помимо этого система «ДЕЛО» позволяет учитывать как традиционные методы российского делопроизводства (включая неформализованные принципы и правила), так и современные принципы документооборота.

«ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, позволяющее создать в организации полноценный электронный документооборот. Это первая система автоматизации документооборота в России, получившая государственный сертификат наивысшего качества. Система соответствует всем нормативным требованиям российского делопроизводства и международным стандартам (ISO 15489. ISO/IEC 17799:2000). Поддерживая бумажное, смешанное и электронное делопроизводство, система «ДЕЛО» дает возможность организации плавно перейти к современным технологиям управления без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления (ДОУ).

По сравнению с бумажным делопроизводство, автоматизированное с помощью системы «ДЕЛО», позволяет:

• ускорить и упорядочить операции с документами: существенно снизить процент потерь документов, исключить ошибки в обработке, связанные с человеческим фактором;
• исключить «фактор халатности» при выполнении рутинных операций (регистрации движения документа и т.п.);
• существенно повысить эффективность поиска документов, что увеличит общую эффективность обработки документов примерно на треть;
• сделать документальный архив полноценным рабочим инструментом организации: поиск по архиву и извлечение архивных документов займет минимальное количество времени, что в сочетании с другими функциями системы позволит сформировать единое информационное пространство организации – четко структурированное и хорошо управляемое.

Этапы внедрения

Учитывая масштаб и сложность задач, которые успешно решали специалисты ЭОС, «Татнефти» и компании «ИнфоИнжиниринг» (региональный представитель ЭОС в Казани), процесс внедрения системы «ДЕЛО» в ОАО «Татнефть» можно назвать динамичным. Внедрение системы началось в 2000 г. и в настоящее время «ДЕЛО» является неотъемлемой частью структуры управления холдинга:

• в августе 2000 г. началась комплексная поставка системы «ДЕЛО» для 20 серверных компонент и неограниченного числа рабочих мест, а также внедрение системы в исполнительном аппарате компании и управлении «ТатАСУнефть» (до 500 рабочих мест);
• в марте 2001 г. началась установка и внедрение системы «ДЕЛО» в 38 подразделениях ОАО «Татнефть» (2034 рабочих места), был организован обмен документами по электронной почте с центральным аппаратом, произведена установка и ввод в эксплуатацию клиентского ПО, проведено обучение пользователей;
• в июле 2002 г. началось внедрение системы в 8 подразделениях ОАО «Татнефть» (свыше 300 рабочих мест), были произведены поставка ПО 15 дополнительных серверных компонент системы «ДЕЛО», техническое сопровождение и авторский надзор за внедрением;
• к 2004 г. система «ДЕЛО» была внедрена в исполнительном аппарате и во всех основных структурных подразделениях компании, «Татнефть» в целом перешла на безбумажный документооборот при сохранении традиционного делопроизводства.

Мероприятия по расширению системы «ДЕЛО» с помощью единой технологии работы с документами позволили охватить удаленные предприятия холдинга «Татнефть». Введены в эксплуатацию опциональные программные комплексы системы «ДЕЛО»: «Электронно-цифровая подпись» и «WEB-доступ». Проведены тестирование и апробация опции «Визирование проектов документов».

Каждый из перечисленных этапов работы состоял не только в установке и настройке программного обеспечения и обучении пользователей. Внедрение и эффективное использование систем было бы не столь успешным без предварительного проведения комплексного изучения и анализа существующих делопроизводственных процессов в компании и выработки рекомендаций по их оптимизации. Поэтому достаточно часто внедрению автоматизированных систем предшествуют организационные преобразования.

Внедрение системы «ДЕЛО» совпало с реорганизацией ОАО «Татнефть» в вертикально интегрированный холдинг. При этом менее чем за четыре года в компании, имеющей структурные подразделения, удаленные друг от друга и от центрального аппарата на тысячи километров, была создана система управления, которая позволяет каждому менеджеру контролировать зоны своей ответственности независимо от их территориального положения, а топ-менеджерам дает возможность оперативного контроля за деятельностью компании в целом и позволяет получать необходимую информацию для принятия эффективных управленческих решений любого масштаба.

К лету 2005 г. общее число рабочих мест системы «ДЕЛО» в ОАО «Татнефть» превысило 3500. В базе системы «ДЕЛО» зарегистрировано 1 122 000 документов, и это не просто «хранимые на дисках документы», а 1 122 000 инструментов рационального менеджмента.

Централизованная регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, сквозная система контроля исполнения, параллельное визирование электронных проектов документов, централизованный контроль, весь обмен документами между подразделениями и исполнительным аппаратом холдинга и другие возможности системы «ДЕЛО» позволили повысить общий уровень управляемости и эффективности принятия решений в холдинге.

«Татнефть», однако, не собирается останавливаться на достигнутом. В ближайших планах специалистов холдинга – автоматизация столь важных деловых процессов, как ведение архива и кадровый учет.

Подход к ведению бизнеса в ОАО «Татнефть» сочетает в себе элементы эффективного консерватизма, заключающегося в выборе проверенных решений, следовании стандартам во всем: от правил оформления каждого конкретного документа до организации масштабного архива, и использование самых современных технологий, как информационных, так и управленческих.

Именно этот подход позволяет холдингу не только успешно решать текущие задачи и динамично развиваться, но и является образцом рационального и своевременного внедрения новейших методов управления и систем информатизации бизнеса.