Вернуться к списку

01сентября 2006

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в банке «Возрождение»

На вопросы корреспондента журнала «Банковские технологии» отвечают заместитель начальника Управления делами банка «Возрождение» Владимир Панкратов и начальник отдела развития электронного документооборота банка «Возрождение» Андрей Валуев.

«Банковские технологии»: Расскажите, пожалуйста, о ситуации, сложившейся к моменту начала проекта — какие были проблемы, использовалась ли какая-нибудь система автоматизированного доку- ментооборота?

Владимир Панкратов: Ситуация, сложившаяся к 2001 г. в организации делопроизводства в банке, характеризовалась постоянным возникновением одних и тех же вопросов. Проблема состояла в том, чтобы быстро, в течение часа или в крайнем случае нескольких дней, найти документ, находящийся в делопроизводстве, дать всю исчерпывающую информацию о самом документе, его исполнителе, ходе исполнения, сроках и результатах исполнения, быстро переслать документ с соответствующими резолюциями, правильно его зарегистрировать и организовать хранение подлинников и копий. В процессе документооборота в банке использовалась программа собственной разработки, но она только осуществляла регистрацию.

«Б. Т.»: Какие делопроизводственные задачи и в какие сроки была призвана решить новая система?

В. П.: Задачи выбора и внедрения системы автоматизации делопроизводства ставились исходя в целом из функциональных требований ко всем подразделениям банка, включая территориально удаленные филиалы и внутренние структуры центрального офиса, и учитывая традиционно сложившиеся направления деятельности банка и развитие новых банковских технологий и процессов. Автоматизация работы канцелярии и каждого из делопроизводителей рассматривалась как одна из составляющих возможностей будущей системы.

Нужно было охватить и связать воедино те области, в которых возникали проблемы и вопросы. Это касалось сквозной регистрации всех документов, сокращения объема нерегистри-руемой внутренней корреспонденции, возможности разбивки документов по группам и самостоятельной настройки этих групп. Последнее необходимо, поскольку существует жизненный цикл того или иного документа и, соответственно, той или иной группы документов. Кроме того, меняются технологические процессы и взаимодействие между подразделениями, при этом возникает необходимость в изменении количества и названий групп. Для получения информации, обрабатываемой в банке, важна функция быстрого поиска документа и различных связок к нему, поскольку необходимо решать вопросы, ставящиеся как перед исполнителем, так и перед руководителем высшего звена. Разграничение прав допуска к документам между пользователями системы должно было решить ряд вопросов по защите информации.

«Б. Т.»: Как принималось решение о выборе системы и почему было выбрано «ДЕЛО»?

В. П.: Решение о выборе системы, наиболее полно отвечающей нашим целям, принималось коллегиально, с участием в качестве заказчика как специалистов и руководителей канцелярии (в части выполнения принятых правил делопроизводства в банке), так и отдела электронного документооборота, призванного осуществлять непосредственное техническое сопровождение системы в банке. На начальном этапе были проведены маркетинговые исследования этого вопроса. Особое внимание было уделено системам и программам, разрабатываемым и внедряемым в России. Участие в различных семинарах фирм-производителей дало возможность получить достаточно полное и адекватное представление о существующих системах. И в итоге была выбрана система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Мы ориентировались на следующее:

  • «ДЕЛО» — это автоматизация отечественного делопроизводства на современной технологической основе (Oracle, MS SQL);
  • «ДЕЛО»   поддерживает   полный жизненный цикл документа в организации от его создания до списания в архив: регистрация документов, движение документов, отправка документов, контроль исполнения, обработка и хранение собственно документов, справочно-аналитическая работа, работа с взаимосвязанными документами и регламентация прав доступа;
  • «ДЕЛО» внедрено более чем в 1000 организациях у 100 000 пользователей, в том числе его используют Банк России и все территориальные ГУ ЦБ РФ (более 15 000 лицензий), Петрокоммерцбанк, Государственная Дума, Совет Федерации и администрации многих субъектов Федерации;
  • «ДЕЛО» имеет простой и понятный для пользователя интерфейс.

«Б. Т.»: Как шло выполнение проекта в календарном аспекте, каковы были основные этапы и результаты их реализации?

Андрей Валуев: Внедрение системы «ДЕЛО» в банке было разбито на ряд этапов по двум направлениям — автоматизация работы центрального аппарата и филиалов.

Центральный аппарат

I этап. Сентябрь 2002 г. — январь 2003 г. Внедрение системы «ДЕЛО» в канцелярии управления делами. На первом этапе Управлением информатики были проведены работы по тестированию системы и формулированию правил работы с ней, заключен договор с компанией ЭОС на закупку пяти лицензий системы. Были проведены установка системы, настройка БД Oracle и справочников, опытная эксплуатация в канцелярии Управления делами. В целях поддержки работ по автоматизации был выпущен ряд приказов и распоряжений, направленных на совершенствование учета и движения документов, а также контроля их исполнения. С 31 декабря 2002 г. система принята в промышленную эксплуатацию в канцелярии Управления делами.

II этап. Февраль 2003 г. — май 2003 г. Система была установлена во всех структурных подразделениях (у руководителя или ответственного делопроизводителя) и у секретарей заместителей Председателя правления банка.

III этап. Июнь 2003 г. — апрель 2005 г. Организация делопроизводства внутри структурных подразделений с помощью системы «ДЕЛО». Количество лицензий доведено до 425. Система установлена у всех руководящих сотрудников структурных подразделений (руководителей подразделений, начальников отделов, их заместителей) и у всех рядовых сотрудников части подразделений с большим документооборотом. Это позволило на некоторых участках документооборота перейти на безбумажные технологии, ускорить процесс прохождения документа от руководителя выносящего резолюцию, до конкретного исполнителя, упорядочить и усилить контроль исполнительской дисциплины в банке.

IV этап. Май 2005 г. — настоящее время. Система передана на постоянное сопровождение в службу эксплуатации (Управление обработки информации). На текущий момент количество лицензий — 575.

Филиалы банка

I этап. Ноябрь 2003 г. —  март 2004 г. Пилотный проект по автоматизации делопроизводства филиалов банка. Управлением информатики совместно со специалистами Химкинского и Ильинского филиалов была проведена установка, настройка БД MS SQL и справочников, организована опытная эксплуатация системы в указанных филиалах банка. Система принята в промышленную эксплуатацию.

II этап. Март 2004 г. — настоящее время. Автоматизация делопроизводства филиалов банка. На втором этапе были закуплены 1000 лицензий системы (в среднем 15 лицензий на каждый филиал). В течение апреля — мая 2004 г. специалистами филиалов при поддержке сотрудников Управления информатики были осуществлены установка и настройка системы, а также проведена опытная эксплуатация. С 1 июня 2004 г. филиалы приступили к промышленной эксплуатации системы. На текущий момент количество лицензий в филиалах банка — 1200.

«Б. Т.»: Какие задачи удалось решить к сегодняшнему дню и какие позитивные результаты уже заметны?

В. П.: Все поставленные задачи удалось решить, появилась заинтересованность со стороны ведущих структурных подразделений, система стала опорной как в части собственно документооборота, так и в качестве составляющей единого технологического процесса в нашем банке.

А. В.: В результате внедрения системы «ДЕЛО» в канцелярии банка были получены следующие результаты: начато ведение электронного архива служебной переписки в банке (входящих, исходящих и внутренних документов), оптимизирован порядок отправки служебных документов в филиалы банка (только через канцелярию и только в электронном виде) и повышена ответственность исполнителей при оформлении документов. В среднем за один день регистрируется около 250 документов. Ежегодно в системе «ДЕЛО» регистрируется порядка 60 тыс. документов.

В будущем планируется перейти на электронное согласование документов с применением электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Электронные Офисные Системы (ЭОС)

107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52
тел.: 580-75-15
market@eos.ru
http://www.eos.ru

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), образованная в 1994 г., осуществляет разработку, поставку и внедрение систем электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета; оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов). ЭОС реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем электронного документооборота.

Сегодня ЭОС — лидер на рынке систем электронного документооборота и делопроизводства России и стран СНГ. Систему электронного документооборота «ДЕЛО» (основной продукт ЭОС) используют более 1000 компаний, учреждений, организаций, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Крупнейшие проекты компании — корпоративные системы документооборота учреждений Банка России (более 15 000 рабочих мест), банка «Возрождение» (более 1000 рабочих мест), предприятий «Татнефти» (более 3000 рабочих мест), органов ГАС «Правосудие», ГАС «Выборы». Компания имеет развитую партнерскую сеть, насчитывающую 124 дистрибьютора в 53 регионах России и странах СНГ, а также стратегические соглашения с корпорациями Microsoft, Oracle и Xerox.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^