Вернуться к списку

01мая 2007

Система автоматизации документооборота в Банке России: 10 лет применения и развития

М. Бобылева

В апреле 2007 г. исполнилось 10 лет со времени начала промышленной эксплуатации корпоративной системы автоматизации документооборота Банка России (САДД БР), которая в настоящее время является информационно-технологической основой работы с управленческими документами (как на бумажном носителе, так и в электронной форме) и неотъемлемым элементом инфраструктуры.

Хотя в Банке России определенный опыт применения компьютерных технологий для работы с управленческими документами и передачи их в электронной форме имелся и до использования САДД БР, именно внедрение корпоративной системы автоматизации документооборота стало началом нового этапа организации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Отличительные особенности этого этапа проявляются во всех основных аспектах организации ДОУ в Банке России. В их числе можно выделить ряд принципиальных моментов, которые важно учитывать и другим организациям, внедряющим корпоративные системы документооборота.

1. Изменение акцентов и приоритетов: все более актуальной задачей становится не только организация работы самой службы ДОУ и делопроизводства в отдельных подразделениях,
но и оптимизация работы с документацией в организации в целом, т.е. на корпоративном уровне.

2. Корпоративное регулирование ДОУ в современных условиях отличается возросшим уровнем системности в решении вопросов, использованием методологии информационного менеджмента.

3. Расширяется применение электронных документов в сфере управления, при этом применение корпоративной системы автоматизации документооборота позволяет реализовать целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

4. Возрастает актуальность дальнейшего развития нормативной базы, форм и методов корпоративного регулирования ДОУ, в том числе возникает потребность в издании специальных документов по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота и электронных документов.

5. Внедрение корпоративной системы автоматизации документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ, изменяются критерии оценки их работы, организационная структура и функции.

При этом на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

6. На основе применения корпоративной системы автоматизации документооборота осуществляется совершенствование массивов информации, в том числе совершенствование структуры информационных массивов (как на бумажном носителе, так и электронных), совершенствование документации, оптимизация информационных потоков и процессов работы не только службы ДОУ, но и бизнес-процессов в организации.

7. Совершенствование информационной технологии и технического обеспечения служб ДОУ, организация их работы на основе корпоративных информационных технологий повышают квалификационные требования к персоналу, занятому в данной сфере.

Кроме традиционно отмечаемых форм проявления эффекта от внедрения корпоративных систем автоматизации документооборота для Банка России как иерархической территориально распределенной организации важное значение имеют аспекты, связанные с развитием управленческой интеграции. В числе наиболее очевидных эффектов в первую очередь назовем:

  • улучшение взаимодействия с территориально обособленными подразделениями;
  • повышение оперативности работы;
  • развитие форм контроля (управленческого и технологического);
  • оптимизация основных бизнес-процессов организации;
  • совершенствование технологии принятия управленческих решений;
  • развитие новых форм взаимодействия работников и повышение уровня их информированности;
  • содействие развитию корпоративной культуры.

За десятилетний период эксплуатации системы кардинальным образом расширился диапазон используемых на практике функциональных возможностей системы, иными стали масштабы ее применения.

САДД БР как многокомпонентная система, предназначенная для автоматизации процессов документационного обеспечения управления в Банке России, включает два уровня:

  • система автоматизации документооборота центрального аппарата Банка России (САДД ЦА);
  • системы автоматизации документооборота территориальных учреждений и организаций Банка России (САДД ТУ), реализованные на основе типового программного продукта.

Наряду с применением системы автоматизации для организации внутреннего электронного документооборота в каждом из ее объектов осуществляется взаимодействие в рамках общей корпоративной технологии, которая в Банке России имеет название «взаимоувязанный документооборот» и обеспечивает эффективное использование элементов электронного документооборота. В этой связи САДД БР интересна тем, что, с одной стороны, представляет вариант корпоративной (ведомственной) системы, а с другой – может рассматриваться в известном смысле как модель межкорпоративного электронного документооборота, поскольку осуществляется взаимодействие систем автоматизации документооборота отдельных учреждений и организаций.

Как в центральном аппарате, так и в учреждениях и организациях Банка России внедрение системы проходило в три стадии:

  • решение вопросов организации внедрения системы, регламентация ее использования, обучение сотрудников, оптимизация и унификация документооборота, поэтапное подключение всех подразделений организации, накопление необходимого опыта работы подразделений в условиях корпоративной технологии по сопровождению бумажного документооборота;
  • начало использования элементов электронного документооборота для конкретных видов документов в рамках корпоративной технологии;
  • масштабное использование функциональных возможностей системы, в том числе технологий электронного документооборота как внутри организации (в том числе освоение технологии электронного согласования проектов документов), так и при взаимодействии с другими учреждениями Банка России, т.е. применение элементов внутреннего и внешнего электронного документооборота.

На каждой из указанных стадий продолжалось дальнейшее совершенствование процедур работы с документами с учетом развития функциональных возможностей системы. При этом многие предложения, возникавшие в ходе эксплуатации системы, были учтены разработчиком ПО и затем реализованы в «коробочном» программном продукте.

Хронологию развития САДД БР можно представить следующим образом.

  • 1997-1998 гг. – внедрение системы в центральном аппарате Банка России и в Московском ГТУ; издание документов, регламентирующих ее использование, оптимизация документооборота и унификация процедур работы с документами.
  • 1999-2000 гг. – поэтапное внедрение системы во всех территориальных учреждениях Банка России, создание условий для перехода от традиционной организации работы с документами к корпоративной информационной технологии. В этот период не только проводились региональные совещания-семинары и другие мероприятия по внедрению, но и систематически отслеживался ход внедрения и использования САДД ТУ в каждом территориальном учреждении. При этом был установлен контроль за соблюдением единых нормативных требований (обеспечивающих однотипность управленческих процедур, единство методических принципов организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях) и применением типовых справочников.
  • 2000-2004 гг. – решение вопросов обеспечения взаимодействия систем автоматизации центрального аппарата и территориальных учреждений на основе технологии взаимоувязанного документооборота, поэтапное подключение к данной технологии всех территориальных учреждений Банка России с постоянным расширением видового состава и количества документов, пересылаемых в электронной форме с использованием данной технологии.
    В этот же период решались задачи их интеграции с автоматизированными системами архивного хранения и экспедирования документов.
  • В 2005-2006 гг. был завершен важный этап: с учетом достигнутых масштабов работы обновлена нормативная база по основным вопросам применения САДД БР и технологий электронного документооборота в Банке России.

В настоящее время решаются вопросы дальнейшего развития нормативной базы применения технологий электронного документооборота, а также интеграции САДД БР с другими корпоративными информационными системами, что позволит обеспечить применение комплексных технологий работы и проводить дальнейшую оптимизацию бизнес-процессов.

На сегодняшний день система автоматизации документооборота охватывает порядка 900 объектов. В число пользователей системы входят не только сотрудники подразделений документационного обеспечения, но и руководители и специалисты различных уровней управления.

Можно сказать, что 10-летний опыт применения САДД БР отражает основные этапы развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота:

  • автоматизация процессов работы службы ДОУ;
  • автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
  • применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально распределенной системе учреждений;
  • взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
  • создание комплексных корпоративных технологий работы с документами и информацией.

Развитие САДД БР осуществлялось с учетом достижений в области автоматизации процессов работы с документами, в том числе демонстрировавшихся на конференциях-выставках «Docflow», а также опыта применения подобных технологий другими крупными организациями в России и за рубежом.

Опыт Банка России в области автоматизации документооборота и применения технологий электронного документооборота в сфере управления неоднократно освещался в рамках конференций и семинаров по этой тематике, а также в ряде периодических изданий.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^