Электронный документооборот в банках на базе системы «ДЕЛО»

В. Я. Полещенко
Директор РУП «Центр электронного документооборота» БГУ

Основной программный продукт, который использует для автоматизации документооборота Республиканское научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр электронного документооборота» БГУ – система «ДЕЛО» и созданная на ее базе система, адаптированная под требования белорусского законодательства – «Электронное дело».

Самые значительные проекты:

Фонд социальной защиты населения – 8 локальных систем, работающих в корпоративном режиме, всего на 150 клиентских местах. В Минском городском управлении ФСЗН в распределенном режиме работают все районные отделы города Минска.
РУП «Институт «Белгоспроект» – в локальной системе осуществляется документооборот по обеспечению договорной деятельности и мониторинг процесса создания проектной и сметной документации, всего на 60 клиентских местах.
Минская региональная таможня – автоматизирован документооборот управленческого типа на 70 клиентских местах.
Аппарат Государственного таможенного комитета – работает в режиме полного электронного документооборота на 185 клиентских местах (автоматизированы рабочие места всех сотрудников).

Система электронного документооборота «ДЕЛО» успешно работает в банках Российской Федерации, Украины и Республики Беларусь – всего более 30 банков.

Самым масштабным проектом в банковском секторе является Центробанк России. Система «ДЕЛО» была выбрана по результатам конкурса, так как обеспечивала автоматизацию всех основных технологических функций документооборота и делопроизводства и учитывала существенные требования, предъявляемые Банком России.

Основные критерии выбора системы:

1. Масштабируемость и централизованное управление.

2. Развитый современный функционал, сформированный и откорректированный за все годы работы системы.

3. «ДЕЛО» имеет возможность гибкой настройки технологических процессов и расширения функциональности системы в процессе внедрения.

4. Открытость программных кодов, что предоставляет возможность интеграции с другими приложениями.

5. Уже имеющаяся интеграция с наиболее популярными программными приложениями (например, MS Office, MS Outlook, системы сканирования и распознавания текстов документов и др.)

6. Соответствие государственным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка.

7. Полнотекстовый поиск информации.

8. Консалтинговые услуги в области организационно-методического обеспечения по внедрению корпоративной системы электронного документооборота.

Как итог – система корпоративного документооборота Центробанка России на базе «ДЕЛО» – один из крупнейших проектов подобного рода. Система охватывает 19000 рабочих мест более чем в 100 учреждениях банка России во всех регионах страны, обеспечивая взаимоувязанный документооборот как внутри учреждений банка, так и между ними.

«ДЕЛО» – 12 лет на рынке – лучшее доказательство качества системы.

Одним из решающих факторов при выборе системы в Центробанке России были квалификация, глубокие знания, опыт работы в области практического делопроизводства и технологии организации документооборота сотрудников компании «Электронные офисные системы». Отдел документационного обеспечения Центробанка России и документоведы высшей квалификации компании «ЭОС» создали своего рода инновационно  – методологический центр на период внедрения корпоративной системы документооборота. Успешное и по-настоящему эффективное внедрение СЭД без масштабной работы по подготовке нормативных и распорядительных документов, закрепляющих новые процедуры работы, было бы невозможно.

РУП «Центр электронного документооборота» БГУ следует основным принципам компании «Электронные офисные системы» и при внедрении системы документооборота делает ставку на методологическое обеспечение ее функционирования. Наши специалисты имеют высокую квалификацию и практический опыт работы в документоведении и архивном деле. Это вызывает доверие заказчика и в значительной степени влияет на успешное внедрение системы в короткие сроки. Сегодня у нас самый высокий статус партнера компании «Электронные офисные системы» — Региональный представитель на территории Республики Беларусь.

Мы, опираясь на наш опыт внедрения, можем говорить о том, что при внедрении корпоративной системы электронного документооборота необходимо пройти ряд этапов. В большинстве случаев эти этапы могут выглядеть следующим образом:

На первом этапе решаются вопросы организации внедрения системы, регламентируется ее использование, проводится исследование существующих документопотоков и предлагаются схемы их оптимизации. Разрабатываются, при необходимости, организационно-распорядительные и нормативно-правовые документы. Эту работу может выполнять и специалист организации, освобожденный от другой работы, но более эффективно, как показывает опыт распространения аналогичных услуг в России, работает внешний эксперт- со стороны всегда виднее проблемы существующих схем обработки документов.
Второй этап – распределение лицензий и настройка системы в соответствии с документами, разработанными в ходе первого этапа. Установка серверной и клиентских частей программы. Обучение пользователей. Круг пользователей также должен расширяться постепенно: от работников службы документационного обеспечения управления и секретарей в структурных подразделениях организации до руководителей (не номинально, а реально) и специалистов. Опытная эксплуатация внутри головной организации.
Третий этап – подключение к процессу автоматизации филиалов организации, обмен документами по электронной почте (служба гарантированной доставки, WEB-доступ и др.).
Четвертый этап — внедрение СКЗИ, использование технологий электронного документооборота (подготовка, визирование и подписание электронных документов).Предложения по развитию документооборота управленческого типа в корпоративном режиме и между различными банками Республики Беларусь.

Система «Дело» обеспечивает, как минимум, два варианта обмена документами:

1. Обмен документами по электронной почте с использованием средств ЭЦП. В этом случае из системы «ДЕЛО» выгружается в электронную почту документ в виде файла с реквизитами регистрационной карточки в формате XML, а при получении такого документа пользователь системы «ДЕЛО» принимает документ из электронной почты в свою локальную систему и все полученные реквизиты автоматически заполняют поля регистрационной карточки. Для корпоративного документооборота набор реквизитного состава регламентируется службой ДОУ.

2. УП «Научно-технический центр – Атлас», компания «АВЕСТ» и РУП «Центр электронного документооборота» БГУ осуществили интеграцию системы «Электронное дело» со службой гарантированной доставки документов. В этом случае обеспечивается гарантированная доставка документа в формате XML с надежной аутентификацией абонентов информационной системы, основанной на цифровых сертификатах.