01июля 2007
В. Я. Полещенко
Директор РУП «Центр электронного документооборота» БГУ
Основной программный продукт, который использует для автоматизации документооборота Республиканское научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр электронного документооборота» БГУ – система «ДЕЛО» и созданная на ее базе система, адаптированная под требования белорусского законодательства – «Электронное дело».
Система электронного документооборота «ДЕЛО» успешно работает в банках Российской Федерации, Украины и Республики Беларусь – всего более 30 банков.
Самым масштабным проектом в банковском секторе является Центробанк России. Система «ДЕЛО» была выбрана по результатам конкурса, так как обеспечивала автоматизацию всех основных технологических функций документооборота и делопроизводства и учитывала существенные требования, предъявляемые Банком России.
1. Масштабируемость и централизованное управление.
2. Развитый современный функционал, сформированный и откорректированный за все годы работы системы.
3. «ДЕЛО» имеет возможность гибкой настройки технологических процессов и расширения функциональности системы в процессе внедрения.
4. Открытость программных кодов, что предоставляет возможность интеграции с другими приложениями.
5. Уже имеющаяся интеграция с наиболее популярными программными приложениями (например, MS Office, MS Outlook, системы сканирования и распознавания текстов документов и др.)
6. Соответствие государственным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка.
7. Полнотекстовый поиск информации.
8. Консалтинговые услуги в области организационно-методического обеспечения по внедрению корпоративной системы электронного документооборота.
Как итог – система корпоративного документооборота Центробанка России на базе «ДЕЛО» – один из крупнейших проектов подобного рода. Система охватывает 19000 рабочих мест более чем в 100 учреждениях банка России во всех регионах страны, обеспечивая взаимоувязанный документооборот как внутри учреждений банка, так и между ними.
Одним из решающих факторов при выборе системы в Центробанке России были квалификация, глубокие знания, опыт работы в области практического делопроизводства и технологии организации документооборота сотрудников компании «Электронные офисные системы». Отдел документационного обеспечения Центробанка России и документоведы высшей квалификации компании «ЭОС» создали своего рода инновационно – методологический центр на период внедрения корпоративной системы документооборота. Успешное и по-настоящему эффективное внедрение СЭД без масштабной работы по подготовке нормативных и распорядительных документов, закрепляющих новые процедуры работы, было бы невозможно.
РУП «Центр электронного документооборота» БГУ следует основным принципам компании «Электронные офисные системы» и при внедрении системы документооборота делает ставку на методологическое обеспечение ее функционирования. Наши специалисты имеют высокую квалификацию и практический опыт работы в документоведении и архивном деле. Это вызывает доверие заказчика и в значительной степени влияет на успешное внедрение системы в короткие сроки. Сегодня у нас самый высокий статус партнера компании «Электронные офисные системы» — Региональный представитель на территории Республики Беларусь.
Мы, опираясь на наш опыт внедрения, можем говорить о том, что при внедрении корпоративной системы электронного документооборота необходимо пройти ряд этапов. В большинстве случаев эти этапы могут выглядеть следующим образом:
1. Обмен документами по электронной почте с использованием средств ЭЦП. В этом случае из системы «ДЕЛО» выгружается в электронную почту документ в виде файла с реквизитами регистрационной карточки в формате XML, а при получении такого документа пользователь системы «ДЕЛО» принимает документ из электронной почты в свою локальную систему и все полученные реквизиты автоматически заполняют поля регистрационной карточки. Для корпоративного документооборота набор реквизитного состава регламентируется службой ДОУ.
2. УП «Научно-технический центр – Атлас», компания «АВЕСТ» и РУП «Центр электронного документооборота» БГУ осуществили интеграцию системы «Электронное дело» со службой гарантированной доставки документов. В этом случае обеспечивается гарантированная доставка документа в формате XML с надежной аутентификацией абонентов информационной системы, основанной на цифровых сертификатах.
Календарь мероприятий
Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.
С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.
7 000 компаний