Вернуться к списку

01июля 2007

Напрвления развития ЭДО в органах государственного управления

В. Я. Полещенко
Директор РУП «Центр электронного документооборота» БГУ

Республиканское научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр электронного документооборота» БГУ работает в области автоматизации документооборота организаций и учреждений республики с 2000 года. Мы оказываем услуги по организации системы документационного обеспечения предприятий, выполняем научно-исследовательские работы, а также осуществляем внедрение в промышленную эксплуатацию программных систем электронного документооборота. В настоящее время мы автоматизировали документооборот 34 предприятий и организаций, из них 10 министерств и ведомств. Учитывая наш опыт, программный комитет данной конференции предложил подготовить обзор состояния автоматизации документооборота в органах государственного управления.

Для того чтобы понять проблемы автоматизации межведомственного документооборота, необходимо более детально рассмотреть состояние автоматизации документооборота в органах законодательной и исполнительной власти. Анализируя текущее состояние автоматизации, мы сосредоточили свое внимание на способах отправки и получения документов в органах государственного управления. Доставка документа в органы исполнительной власти осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

Почта, фельдъегерская и факсимильная связь обеспечивают доставку документов на бумажных носителях.

Электронная связь в органах государственного управления используется в нескольких вариантах:

  • автоматизированная система «Атлас-Беларусь», которая изначально ориентирована на передачу секретной информации; это налагает серьезные ограничения на ее эксплуатацию. Автоматизированное рабочее место «Атлас-Беларусь», исходя из требований обеспечения должного уровня безопасности, не может быть интегрировано в локальную вычислительную сеть, поэтому документ, как правило, переводят на бумажный носитель, и дальнейшая его обработка производится как обычно;
  • почта госорганов Mailgov, закрытая система, которая давно эксплуатируется в органах государственной власти и управления;
  • ведомственная электронная почта, которая функционирует у большинства министерств и комитетов и обеспечивает передачу сообщений и документов в подведомственные учреждения;
  • единая система контроля за выполнением поручений Главы государства (условное обозначение – ЕИС КВП ПРБ). Транспортный модуль в БИС КВП ПРБ предназначен для формирования, шифрования, передачи электронных конвертов и их дальнейшего приема, разбора и расшифрования.

ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОМАТИЗАЦИИ ГОСОРГАНОВ

Состояние автоматизации в министерствах и госкомитетах (опрос проведен в марте 2007 года в 25 министерствах и 4 государственных комитетах):

  • внедрена собственная разработка (или на стадии внедрения) – 7;
  • ;внедрены готовые программные продукты: АСД «DWARF» (CIT БГУИР) – 1; АСЭДД LanDocs (ИП «Бевалекс») – 1; АСД «Канцлер» (СП ЗАО IBA) – 4; ORCHID (ЗАО «Алтолан») – 1; АСЭДД «ДЕЛО» (РУП «ЦЭД» БГУ) – 8; выбирают готовые решения АСЭДД путем проведения тендера – 3; не имеется – 4.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ВИДАМ ДОСТАВКИ В МИНИСТЕРСТВАХ И ГОСКОМИТЕТАХ

Как видно из приведенных цифр, большая часть министерств и комитетов внедрили или находятся на стадии внедрения современной системы электронного документооборота.

При этом в каждом министерстве и госкомитете в настоящее время функционируют все 7 способов отправки и получения документов:

  • почта;
  • автоматизированная система «Атлас-Беларусь»;
  • факс;
  • ЕИС КВП ПРБ;
  • фельдъегерская связь;
  • электронная почта Mailgov;
  • ведомственная электронная почта.

По-прежнему, как и много лет назад, лидирующие позиции занимают бумажные документы, доставленные почтой, факсимильной и фельдъегерской связью. Все электронные способы обеспечивают доставку только незначительной части служебных документов.

ВЫБОР СИСТЕМЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Очевидно, что в нашей стране назрела необходимость использования системы юридически значимого межведомственного электронного документооборота.

Для передачи документов между ведомствами нецелесообразно использовать любую прикладную систему внутрикорпоративного назначения, тем не менее любая современная АЭСДОУ обязательно должна быть интегрирована с электронной почтой. Несомненное преимущество в использовании электронной почты в том, что она является самым массовым и общепринятым средством передачи данных.

Межведомственный электронный документооборот может начать функционирование с использования уже имеющихся систем. Варианты обеспечения приема и передачи юридически значимых документов могут быть следующими:

  1. Почта госорганов, как закрытая система, свободная от перечисленных недостатков открытых систем электронной почты, давно эксплуатируется во всех органах государственной власти и управления.
    За длительный период функционирования она показала свою надежность. При условии обеспечения за щиты передаваемой информации по категориям конфиденциальности, целостности, аутентичности и апеллируемости ее можно использовать в системе межведомственного документооборота.
  2. С некоторыми ограничениями в качестве системы межведомственного электронного документооборота может быть использована единая система контроля за выполнением поручений Главы государства. Транспортный модуль в ЕИС КВП ПРБ предназначен для формирования, шифрования и передачи  электронных конвертов и их дальнейшего приема, разбора и расшифрования. Технология передачи поручений и документов, разработанная в ЕИС КВП ПРБ, теоретически может обеспечить межведомственный документооборот, но обязательным условием при этом является изменение технологии подготовки, передачи/приема электронных документов и поручений. Проще говоря, нужна будет трудоемкая методическая подготовка процесса и программная доработка ЕИС КВП ПРБ.
  3. Автоматизированную систему «Атлас-Беларусь» мы даже не рассматривали для использования в межведомственном обмене документами, но в качестве альтернативного предложения системе межведомственного документооборота УП «Научно-технический центр - Атлас» разработали новый современный программно-аппаратный комплекс «Служба гарантированной доставки документов». Система обеспечивает гарантированную доставку документов за счет общепринятых форматов и технологии информационного взаимодействия, надежной аутентификации абонентов информационной системы, основанной на цифровых сертификатах.

В межведомственном документообороте необходимо использовать такие программно-аппаратные средства, которые смогут объединять системы разных производителей, и это объединение может быть осуществлено за счет унификации формата электронного документа, передаваемого и принимаемого из различных локальных систем документооборота.

В связи с этим в поиске путей решения проблемы мы взяли за основу формат шлюза для межведомственного документооборота, рекомендованный в Типовых проектных решениях, где информационное взаимодействие АСДОУ государственных органов предложено осуществлять посредством электронного конверта, который представляет собой файл формата XML и логически состоит из двух частей: заголовок конверта; тело конверта. Реквизитный состав заголовка конверта и тела конверта определен Типовыми проектными решениями, но мы считаем, что количество реквизитов может быть меньше, это позволит до минимума сократить проблемы взаимодействия систем различных производителей.

ВЫВОДЫ

Как показал опыт внедрения в промышленную эксплуатацию ЕИС КВП ПРБ и наш опыт работы с промышленной эксплуатацией локальных систем документооборота в министерствах, самым большим препятствием для широкого использования являются не программно-аппаратные средства, а недостаточное методическое обеспечение как ведомственного, так и межведомственного документооборота.

Для его успешного функционирования необходимо:

  1. Принять официальное решение по выбору одного из способов передачи электронных документов, при этом по возможности учесть тот факт, что большая часть министерств уже имеет систему локального документооборота, и все они разные. Необходимо обеспечить при этом защиту передаваемой информации (документов) по категориям конфиденциальности, целостности, аутентичности и апеллируемости.
  2. Разработать регламент системы межведомственного документооборота с учетом подготовки и отправки документов и поручений из Администрации Президента, Аппарата Совета Министров и организаций, подчиненных и не подчиненных Совету Министров. Внести при необходимости изменения и дополнения в нормативно-правовые документы.
Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^