Вернуться к списку

01октября 2007

eDocLib предназначен для решения насущных задач хранения и систематизации неструктурированной информации

Андрей Шуклин

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), известная на российском рынке своими продуктами ЭДО, выпустила вторую версию продукта eDocLib, предназначенного для систематизации и хранения документальной информации. О перспективах и особенностях новинки мы беседуем с генеральным директором компании Владимиром Баласаняном и его заместителем  Юрием Назаровым.

Что побудило вас создать такой продукт, как eDocLib?

Ю. Н.: Мы много лет занимаемся производством продуктов для автоматизации обработки и хранения документов. Наш флагманский продукт «ДЕЛО» находит различное применение, хотя главная его функция — автоматизация электронного документооборота. По внедрениям систем ЭДО мы занимаем около 50% рынка (DSS Consulting, отчет за 2006 год. — Ред.), включая и государственные, и коммерческие структуры. Второе направление нашей деятельности — автоматизация работы архивных служб. Программный продукт «АРХИВНОЕ ДЕЛО» сегодня «дорос» до версии 3.1. Он несколько моложе, чем система «ДЕЛО», поскольку появился как ее логическое продолжение. Любая организация, автоматизирующая текущий документооборот, рано или поздно сталкивается с необходимостью автоматизации процессов архивного хранения документов — и наша система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» как раз и призвана обеспечивать ведение бумажного и электронного архива предприятия в полном соответствии с отечественными нормативными требованиями. С прошлого года мы также ведем разработку системы «АРХИВНЫЙ ФОНД». Это ПО для автоматизации работы федеральных, государственных и муниципальных архивов — именно в них передаются на хранение документы архивов предприятий. Таким образом, наши продукты охватывают весь жизненный цикл документа: создание, работу с ним и хранение в архивах. Внедряя много лет назад системы автоматизации делопроизводства, мы часто сталкивались с непониманием со стороны заказчиков самой сути систем, обеспечивающих работу с электронными документами. Нечто подобное можно встретить и сегодня, когда многие архивисты воспринимают системы автоматизации их работы как электронные каталоги документов, хранящихся на полках. Однако важнейшим свойством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является возможность «погружать» в нее электронные версии документов, позволяя тем самым широкому кругу исследователей и граждан работать с этими материалами через компьютерные сети.

В . Б.: Если говорить о месте eDocLib в линейке этих продуктов, то сначала необходимо сказать об особенностях отечественных технологий документооборота. Исторически в России проблема контроля за прохождением документов в крупных управленческих структурах решалась путем введения жестко регламентированных технологий организации работы с документами. На Западе же к этой теме подходили иначе, реализуя принцип «один документ — один менеджер». На последнего, собственно, и возлагались все проблемы управления прохождением документа в организации. С появлением электронного документооборота западные разработчики стали активно заниматься автоматизацией бизнес-процессов работы с документами и создавать соответствующие регламенты. Для этой цели был разработан новый класс технологий организации коллективной работы, который получил название workflow, а одним из первых продуктов для коллективной работы в сети стала известная система Lotus Notes. В России все оказалось несколько проще, поскольку то, что теперь называется бизнес-процессами работы с документами, у нас уже давно и детально отработано в рамках бумажного документооборота. Ключевая особенность системы «ДЕЛО» именно в том, что она включает в себя правила и приемы организации документационных бизнес-процессов, сформировавшиеся в отечественной практике. Однако не все организации готовы к применению жестко регламентированных технологий документооборота. Иногда это связано со специфическими особенностями ведения дел, иногда — просто с отсутствием необходимых организационных предпосылок. В таких случаях заказчики говорят: «Мы хотим пока самых простых вещей: например, чтобы документ и все его версии, создаваемые любым сотрудником, сохранялись не на его персональном компьютере, а на сервере и чтобы были решены проблемы систематизации, поиска и навигации по этим документам, а также разграничения прав доступа». При этом речь не обязательно идет о документах как таковых, а о файлах любой природы — чертежах, изображениях, фотографиях, аудио или видеозаписях и т. д.

Ю. Н.: Действительно, есть целая категория задач, диктующих необходимость хранить, упорядочивать и быстро находить разнородные объекты самой разной природы: образы различных бумажных документов или, скажем, фотографии физических объектов, структурированные документы, например страховые полисы, счета-фактуры или истории болезней, произвольные электронные документы или сообщения электронной почты и т. д. При этом для каждого вида объектов подразумеваются свои процессы обработки, систематизации и пр.

Но ведь есть и иные системы для решения таких задач?

Ю. Н.: Конечно, есть. На рынке предлагается немало систем, в том числе и таких известных мировых производителей, как EMC Documentum, Open Text (Hummingbird). Да, это очень хорошие системы, позволяющие решить почти любую документационную задачу, но они достаточно «тяжелы», ориентированы на потребителей, имеющих штат программистов, дороги и не готовы к немедленному использованию после покупки.

В . Б . : Впринципе систему eDocLib можно было бы написать, скажем, в среде Documentum. Но для решения подобной задачи нужно сначала купить дорогие лицензии, найти программистов, способных написать код, а самое главное — найти человека, который объяснит программистам, что именно от них требуется. Перед разработчиками стояла задача создать эффективную систему с минимальной стоимостью владения, решающую описанный класс задач, и мы это сделали. Добавлю, что за этим стоит серьезная научная и методологическая база. В течение многих лет мы выпускаем тиражируемые (коробочные) продукты, работающие у тысяч корпоративных заказчиков. К тому же в eDocLib есть ряд отработанных фирменных ноу-хау — документационных технологий, которые мы используем в других системах.

Чем же eDocLib отличается от решений конкурентов?

Ю. Н.: Когда речь идет о хранении формализуемых, но весьма сложно описываемых документов, объектов, учетных данных и так далее, возникает естественное желание их систематизировать. И здесь eDocLib позволяет без всякого программирования решить весьма широкий класс задач. Понятие «документ» в eDocLib трактуется весьма широко. Практически документом может быть любой файл, описываемый в XML: это и графика, и текст, и вложенные таблицы. Причем вся структурированная информация (метаданные) автоматически трансформируется в таблицы реляционной СУБД. eDocLib поддерживает последние версии СУБД Oracle и Microsoft SQL Server. Поддержка других баз данных отсутствует только потому, что мы пока ориентируемся на доминирующие на рынке СУБД. Архитектура системы такова, что обеспечить работу с другой СУБД технически несложно. Пользователь eDocLib получает инструментарий для описания объектов без программирования в графическом интерфейсе. В системе имеются средства для управления этими объектами, выполненные на базе технологий AJAX, что сохраняет комфортную Windows-подобную графическую среду для пользователя. Система также обеспечивает транзакционную целостность данных, многопользовательский режим доступа, политики безопасности доступа. Система масштабируема, нет практических ограничений по числу серверов приложений и по размерам баз данных. Когда речь идет о коллективной работе с документами, очень важным является такое понятие, как «версия документа». Многие наши западные конкуренты, например Hummingbird, применяют понятие «версия» только к файлам документов, но не к метаданным (к карточке) документа в системе. Но если происходит обсуждение договора, то неплохо было бы, не открывая его, узнать, о какой цене услуги мы говорили вчера, неделю назад, насколько поставщик завышает цены по мере переговоров? В eDocLib «версионизируется» вся карточка документа, то есть по всем полям можно узнать предыдущие значения, не открывая самих документов. Можно даже не хранить сам файл документа, поскольку все важные поля зафиксированы для каждой версии. Тем не менее количество прикрепляемых файлов к карточке не ограничено — например, Hummingbird разрешает хранить до 99 версий документа. И что важно, производительность eDocLib не снижается при увеличении числа хранимых документов. В ней используются как линейные, так и иерархические справочники, позволяющие делать разнообразные группировки документов без дополнительных трудозатрат на программирование. Во многих системах справочник имеет линейную структуру, и выбирать всегда приходится из общего списка — что не так страшно, если в нем лишь 100 позиций, и совершенно неприемлемо, когда речь идет о 40 или 50 тысячах. Кроме того, в eDocLib предусмотрены возможность формирования гипертекстовых ссылок между документами и другие связи. Но самое главное, что продукт ориентирован на непрофессионала в области IT, то есть потребитель может сделать все описанное выше, используя лишь стандартные возможности графического интерфейса eDocLib.

В каких случаях применяется eDocLib?

В. Б.: Многие заказчики, например, должны хранить клиентские досье. Это серьезная и важная задача для банков, страховых компаний, адвокатских контор и других организаций. В каждой компании для этого используется свой набор хранимых данных. eDocLib позволяет легко сформировать реквизиты и правила хранения в режиме «drag and drop», после чего начать эксплуатацию спроектированной системы. Таким образом, стоимость владения eDocLib оказывается несоизмеримо меньшей, чем у тяжелых продуктов ведущих западных вендоров. Другая задача, которая решается при помощи eDocLib, это систематизация объектов, работа с которыми не вписывается в стандартный процесс документооборота. Скажем, если в компании есть подразделение, которое занимается проведением каких-то встреч, конференций и других подобных мероприятий, то его менеджерам нужны такие объекты, как карты, планы, регламенты, тексты выступлений, фотографии, договоры, счета, переписка, причем систематизированные и по мероприятиям, и по видам объектов, и по участникам и т. д.

Ю. Н.: Дело в том, что у «больших» систем очень обширный функционал. Это можно проиллюстрировать на примере Microsoft Word. По статистике, даже самые продвинутые пользователи используют не более 15% функционала текстового редактора Microsoft. Обычный пользователь применяет 2-3 %. Если включить в Microsoft Word все панели инструментов, то на экране 1024×768 останется около квадратного сантиметра для самого текста. Отличительная черта eDocLib состоит в том, что он узко специализирован для решения самых насущных потребностей хранения и систематизации неструктурированной информации. Да, мы не предлагаем столь широкого спектра инструментов, как в ряде известных систем, зато система eDocLib показывает высокую эффективность в той конкретной сфере, для которой она Начало на стр. 9)

То есть eDocLib может быть использована только в неизменном виде, как «коробочное» ПО?

Ю. Н.: Да, но если потребитель имеет команду программистов или решает интеграционную задачу, то eDocLib может рассматриваться как объектно-ориентированное средство разработки. Это значит, что, описав в простом интерфейсе eDocLib устройство документа, программист автоматически получает готовые API, дочерние классы объектов, обеспечивающие доступ к документу, а также целое семейство web-сервисов, которые позволяют произвести интеграцию eDocLib с внешними web-приложениями, например с SharePoint. Среди достоинств eDocLib в данном случае можно отметить его роль как промежуточного слоя между базой данных и приложениями. То есть программистам достаточно уметь работать с объектами и совершенно не обязательно знать, как и с какой базой данных они работают. Это сразу позволяет сэкономить на классе программистов. Система предоставляет средство автоматического поиска, импорта, экспорта объектов из БД. То есть возможности для интеграции открываются достаточно большие.

Можно пояснить это на примере?

Ю. Н.: Предположим, у вас имеется некоторая компания, в которой установлена «1С: Бухгалтерия». Проблема всех пользующихся этим продуктом состоит в том, что отсутствует эффективная связь между хозяйственно-финансовыми документами и рабочими документами «1С». Документы обычно хранятся и обрабатываются в системе ЭДО, а обработка финансовой информации осуществляется в «1С». Но любой бухгалтер, перед тем как провести оплату счета, хотел бы взглянуть на договор, скажем, с цифровой подписью руководителя организации. eDocLib может использоваться для решения задач документационного обеспечения системы «1С». В eDocLib, например, могут храниться образы финансовых документов, различные решения, связанные с этими документами, различные отчеты, полученные из «1С», и т. д.

Каковы особенности архитектуры eDocLib?

Ю . Н . : Архитектура eDocLib представлена четырьмя слоями. Первый — это полностью «тонкий» клиент, выполненный на AJAX. Интерфейс позволяет не только подбирать объекты по уже введенной части названия, но и вводить в строке поиска даже логические выражения — система найдет нужные позиции в справочниках и базе данных. Второй слой представлен web-сервером, который в силу нашей ориентации на использование технологий .NET работает на базе Microsoft IIS. Но на самом деле приложение устроено так, что слой web-сервера и «тонкого» клиента может быть удален и заменен, например, в WinForms. Сейчас многие заказчики в основном хотят работать в браузере, но замена на стандартный интерфейс Windows возможна, повторяю, в любой момент. Третий слой — сервер приложений. Данный уровень позволяет масштабировать приложение, расширять функционал. Этот слой также отвечает за взаимодействие с базой данных. На этом уровне есть возможность подключения бизнес  логики сторонних приложений. Например, при сохранении данных можно подключить сторонний код. Единственное, чего нельзя сделать в рамках сервера приложений, — обойти слой безопасности: система позволит выполнить только те функции, которые разрешены администратором. Четвертый слой занимается работой с самой базой данных, автоматически создавая процедуры для добавления, изменения и извлечения описанных на первом слое объектов в базе данных. Он же отвечает за поддержку версионности документов. Еще раз подчеркну: важная особенность eDocLib в том, что с ним можно работать сразу же после покупки. Да, функционал может быть расширен, может быть заменен интерфейс, а также добавлены сторонние приложения, но продукт остается «коробочным» и не требует предварительного расширения и интеграции.

В чем принципиальные особенности  второй версии?

Ю. Н.: Первая версия eDocLib была скорее пилотным проектом. Мы не слишком его рекламировали, но увидели немалый интерес со стороны заказчиков. Так система получила стимул для развития. Основные отличия второй версии таковы:

  • хранение всей информации системы в СУБД, в то время как в предыдущей версии образы документов хранились в файловой системе, — это дает принципиальный выигрыш при массовой обработке значений реквизитов документов;
  • наличие графического редактора типов документов, позволяющего описывать документы произвольной сложности;
  • наличие графического редактора экранных форм документов, позволяющего создавать произвольную форму карточки документа;
  • появление класса вспомогательных объектов — справочников, имеющих линейную или иерархическую структуру;
  • интеграция с Crystal Reports для печати карточек документов и отчетов по базе данных системы;
  • появление полнофункционального API.

Каковы перспективы проекта?

Ю. Н.: Система eDocLib будет динамично развиваться. В ближайших планах ее интеграция с Windows Workflow Foundation, что позволит реализовывать не только хранение и доступ к документам, но регламентировать сложные бизнес-процессы по их обработке.

В. Б.: В рамках интеграции со сторонними приложениями мы ожидаем в первую очередь появления семейства совместных продуктов, среди которых ERP-системы, финансовые системы, web-порталы и другие продукты. В дальнейшем будут захватываться тематические рынки, в частности CRM, системы медицинского учета. Будут продаваться типовые конфигурации, ориентированные на тот или иной вертикальный рынок. Мы представляем совершенно открытую систему, в результате чего сообщество наших партнеров получит возможность создавать различные приложения на базе eDocLib. С другой стороны, крупные заказчики, имеющие ITслужбы, смогут воспользоваться инструментальными средствами eDocLib для создания корпоративных приложений.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^