Вернуться к списку

01ноября 2007

Управление документами – это управление знаниями организации

http://www.computerra.ru/cio/old/offline/2007/66/343375/

В 90-х годах XX века произошел качественный скачок в организации документооборота, связанный со сменой носителя документальной информации. Однако огромные преимущества работы с электронными документами используются пока далеко не полностью. О перспективах развития электронного документооборота в нашей стране пойдет речь в беседе с генеральным директором компании «Электронные Офисные Системы» Владимиром Баласаняном.

Расскажите об основных направлениях деятельности компании «Электронные Офисные Системы»? Какие услуги вы предоставляете?

Компания ЭОС занимается созданием современных электронных технологий работы с документами. Мы разрабатываем программные продукты для управления электронными и бумажными документами, а также оказываем полный комплекс услуг по организации документационной деятельности на предприятиях: от консалтинга до ввода в действие систем электронного документооборота «под ключ».

Рынок электронного документооборота достаточно молод?

Правильнее будет сказать, что он только формируется. Использование электронных документов дает огромные преимущества: сокращается время принятия и исполнения решений, повышается эффективность управления. Однако качественный скачок произойдет тогда, когда деловые документы будут храниться и передаваться преимущественно в электронной форме. В числе факторов, препятствующих повсеместному распространению электронного документооборота, я бы выделил отсутствие полноценной нормативной – правовой базы и стандартов для обеспечения юридической значимости электронных документов.

А ЭОС на этом рынке с какого года?

Компания  была создана в 1994 году, когда рынка систем электронного документооборота (СЭД) еще не было. Фактически, мы стояли у его истоков и определили некоторые направления его развития: первыми создали массовый «коробочный» программный продукт, реализовали масштабные отраслевые и корпоративные проекты. И сегодня – по данным независимых аналитических исследований (CNews, DSS Consulting) – ЭОС является абсолютным лидером рынка СЭД. Например, по данным  DSS Consulting, 46% (!) систем электронного документооборота внедренных в России в 2006 году – нашего производства.

Используете ли вы западные практики в своих решениях или же это в чистом виде российский опыт делопроизводства?

Исторически на Западе бумажный документооборот был организован несколько иначе, нежели в нашей стране. Вся ответственность за работу с документом возлагалась на конкретного менеджера (принцип «один документ – один менеджер»). В России же для этого создавались специальные документационные службы и сформировалась детально проработанная технология делопроизводства. Поэтому Россия – с методической точки зрения – оказалась в большей степени готова к организации электронного документооборота. И мы, создавая наши продукты, сочетаем опыт и традиции отечественной школы документоведения с достижениями современных информационных технологий.

В чем отличие ЭОС от других компаний, работающих на этом рынке?

Главное наше преимущество в том, что мы обладаем уникальными экспертными знаниями в области документационной деятельности. Это связано с тем, что и компания в целом и ее ведущие специалисты участвовали в реализации огромного числа проектов по созданию самых разнообразных СЭД. В результате наше программное обеспечение и  наша методическая база в максимальной степени учитывает реалии рабочих процессов с документами и в органах власти и в бизнесе.  Не случайно они сегодня используются для обучения студентов более чем в 150 вузах СНГ.

Другой важной особенностью наших решений является то, что изначально ставка была сделана на «коробочные» программные продукты и промышленную технологию внедрения. Это означает полную совместимость между всеми нашими программами, регулярный выпуск обновлений и новых версий, стандартную документация, унифицированную методика обучения и внедрения. Сегодня по этой промышленной технологии работает более 100 наших партнеров по всех территории России, Украины и Белоруссии.

Огромное значение мы придаем соответствию наших продуктов российским и международным нормам. Мы первыми получили сертификат качества на соответствие нашей системы отечественным стандартам в области документооборота, первыми прошли экспертную сертификацию на соответствие стандартам Евросоюза MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records  – модель требований для управления электронными документами).

Какие продукты и решения компании сегодня представлены на рынке?

В документах хранится до 90% всех знаний организации, управление документами – это управление знаниями организации. Наши решения поддерживают полный жизненный цикл документа: создание проекта, его согласование, организация и контроль исполнения, архивное хранение, справочно-аналитическая работа. В числе наших «коробочных» продуктов системы:

  • «ДЕЛО» – управление электронным и бумажным документооборотом;
  •  «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – ведение бумажных и электронных архивов в соответствии с нормами отечественного законодательства. Эта система может работать совместно с системами документооборота любых производителей;
  • eDocLib – корпоративный сервер для хранения и систематизации электронных документов предприятия;
  • «КАДРЫ» – система кадрового учета и делопроизводства, построенная с учетом современных методов и инструментов кадрового менеджмента.
  • По заказу Росархива наша компания разработала также новое типовое  программное обеспечение для учета отечественных архивных фондов – система «АРХИВНЫЙ ФОНД 4». Со следующего года Росархив начнет распространение этой системы во всех отечественных архивах.

Каков кадровый потенциал компании?

Мы изначально позиционировались как производственная научно-техническая компания, основу ЭОС составляют разработчики – аналитики (специалисты пишущие технические задания), программисты, и тестировщики программного обеспечения. Другой крупный департамент компании включает службы по работе с заказчиками и партнерами. Эти службы осуществляют управление проектами, внедрение, разработку методических и нормативных документов, маркетинг, продажи, сопровождение.

Более года назад мы открыли удаленное производственное подразделение в городе Ковров Владимирской области. Связанно это было с существующей кадровой ситуацией в Москве. Это подразделение пополняется в значительной степени за счет выпускников Государственной технологической академии имени В.А.Дегтярева, и сегодня его штат растет более быстрыми темпами, нежели штат центрального офиса.

Осуществляете ли вы сервисное сопровождение своих клиентов?

Мы использовали опыт мировых производителей программного обеспечения. Стандартный набор предполагает услуги «горячей линии», выезд специалистов к клиенту, поставку новых версий. Наше программное обеспечение можно скачивать непосредственно с сайта ЭОС. Кстати, потенциальные заказчики, которые хотели бы познакомиться с нашими продуктами, могут скачать их без всякой оплаты – в течение трех месяцев – осуществлять опытную эксплуатацию.

Какие проекты вам наиболее запомнились? Имеет ли значение отраслевая специфика заказчика?

Сегодня у нас несколько сотен реализованных проектов, в том числе и в высших органах государственной власти, и в крупнейших компаниях. Наши системы обеспечивают документооборот Госдумы, Совета Федерации, Счетной Палаты, они используются в ГАС «Выборы», ГАС «Правосудие», в Банке России, в ОАО «Татнефть», ОАО «Мосэнерго», банках «Возрождение», «Петрокоммерц» и многих многих других. В каждом из таких проектов речь идет о многих сотнях и тысячах рабочих мест, включенных в единую систему документооборота.

Одним из самых интересных для нас явился проект по внедрению систем «ДЕЛО» и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в Отделе внешних церковных связей Московского Патриархата. Принципы организации документооборота и архивного хранения, заложенные в наших продуктах, были в полной мере приняты крупнейшим синодальным учреждением Московского Патриархата.

А сейчас в работе другой интереснейший проект – ввод в действие системы «ДЕЛО» в московском офисе компании Microsoft.

Как решаются вопросы безопасности и информационной защиты?

Информационная безопасность – один из ключевых аспектов работы с документами. Все наши системы включают средства защиты  от несанкционированного доступа, цифровой подписи и шифрования, а также средства обеспечения непрерывности рабочих процессов (сохранности информации). В случае более высоких требований по защите информации мы предлагаем опцию «Защищенный электронный документооборот». Это решение позволяет создать в корпоративной сетевой структуре контур обработки и хранения документов, защищенный сертифицированными средствами. При этом полностью сохраняется функциональность системы и ее прозрачность для доверенных пользователей.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

16декабря

Защита от несанкционированного распространения конфиденциальной информации в СЭД

Узнать больше

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^