Вернуться к списку

02ноября 2007

Электронные документы в зарубежных судах

Наталья Храмцовская
Ведущий эксперт по управлению
документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии Управляющих Документацией
и ARMA International

В России вслед за ведущими капиталистическими странам идет революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно  вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также неизбежно приводит к усилению роли электронных документов. 

Почему зарубежный опыт важен для российских организаций

Ввиду того что ряд стран (например, США) опережают нас на 5-10 лет, использование зарубежного опыта позволяет избежать ошибок и связанных с ними финансовых потерь, а также существенно сократить затраты на разработку технологий делопроизводства и соответствующих нормативных и методических документов.

Зарубежный опыт важен еще и потому, что многие наши организации активно работают с зарубежными партнерами, и им в ряде случаев нужно выполнять требования законодательства соответствующих стран, а также международных стандартов, в том числе и в области делопроизводства, документооборота, информационных технологий и информационной безопасности. То же можно сказать и о действующих в России филиалах и представительствах зарубежных компаний. Знание зарубежной практики управления документами будет играть все более важную роль по мере интеграции России в мировую экономику (одним из шагов такой интеграции будет вступление в ВТО).

Чем активнее используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представлять их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. В данной статье рассматриваются изменения, происшедшие в 2003-2007 гг. . в законодательстве Великобритании и США, регулирующем порядок представления электронных документов в судах.

Причины перемен

Необходимость изменения правил гражданского судопроизводства в США и Великобритании объясняется следующими основными причинами:

  • Во-первых, объем информации, сохраняемой в электронном виде, на порядки величины больше, чем объем сохраняемых бумажных документов. Например, крупная компания с численностью персонала в 100 тысяч человек ежегодно сохраняет приблизительно 1,5 млрд. сообщений электронной почты.
  • Во-вторых, электронная информация является динамичной. Это значит, что компьютерные системы могут автоматически создавать и уничтожать данные, часто без каких-либо указаний и без ведома оператора.
  • В-третьих, в отличие от бумажных документов сохраненную электронным образом информацию сложно, а часто и невозможно окончательно уничтожить. Оператор может считать, что информация уничтожена, в то время как на самом деле она всего лишь перемещена из доступного места в труднодоступное. Информация продолжает существовать, и ее можно получить, хотя сделать это порой сложно и дорого.
  • В-четвертых, информацию, сохраненную электронным образом, прежде чем оценивать, имеет ли она отношение к делу и относится ли она к адвокатской или иной тайне, сначала необходимо извлечь, восстановить и интерпретировать.

Ввиду этих особенностей процесс выявления и выемки электронных документов для судебных разбирательств является технически и юридически сложным, а соответственно, длительным и дорогостоящим, поэтому он требует несколько иных правил по сравнению с отработанным процессом выемки бумажных документов.

Изменения в законодательстве вводились прежде всего с учетом реального положения дел в области управления электронными документами в этих странах.

В 2003 г. компания Cohasset Associates, Inc. провела обследование по управлению электронными документами в организациях США, в котором приняли участие более 2200 специалистов по делопроизводству и документообороту. Результаты опроса показали, что в управлении документами, особенно электронными, у американских компаний и организаций имеются существенные пробелы. Много проблем было выявлено и в организации работы при проведении судебных выемок и выполнения судебных приказов о приостановлении уничтожения документов.

Раздел о подготовке документов для защиты организациями своих интересов в суде в анкете появился не случайно. Во-первых, американцы судятся, как никто в мире, и судебный иск – достаточно обыденная вещь для большинства организаций. Во-вторых, согласно американским законам при рассмотрении иска противная сторона имеет право затребовать у организации все относящиеся к делу документы и материалы, причем (за исключением особых случаев) расходы на розыск, проверку и представление этих материалов лежат на предоставляющей стороне. Если же организация не представит документы, как положено, и это будет доказано, то неприятные последствия не заставят себя ждать.

В США рассмотрение любого вопроса в суде требует от организаций колоссальных затрат на подготовку документов для представления в суд, причем главная статья расходов – оплата времени юристов и их помощников, требующегося для проверки соответствия подготовленных документов судебному запросу.

Часто вместе с постановлением на выемку документов судья по требованию противоположной стороны выдает и постановление о приостановлении на время судебного разбирательства уничтожения определенных документов организации. Неисполнение такого решения грозит не только проигрышем дела в суде и крупным денежным штрафом, но и 20-летним тюремным заключением, если будет доказано, что документы были уничтожены умышленно. Такая норма была введена законом Сарбейнса-Оксли в 2002 г.

При оценке готовности оперативно отреагировать на судебные приказы выяснилось, что половина организаций не имеют отлаженной системы проведения выемок документов и исполнения приказов, запрещающих уничтожение документов.

По поводу электронных документов две трети опрошенных заявили, что в их организации электронные документы не защищаются при выполнении приказов о запрете уничтожения документов. Таким образом, в трети организаций в программу реагирования на судебные запросы и приказы не включались электронные документы.

Нежелание компаний исполнять требования законодательства неоднократно приводило к проигрышу судебных дел и крупным денежным штрафам.

Дело SEC против Morgan Stanley (2004-2006)

В феврале 2006 г. инвестиционный банк Morgan Stanley согласился добровольно уплатить Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC) $15 млн, чтобы прекратить расследование этим регулирующим органом факта несохранения сообщений электронной почты ( http://www.itrinstitute.com/display.aspx?ID=1356). Это один из крупнейших штрафов в истории, уплаченных за несохранение документов.

Иск против компании Morgan Stanley был подан в 2004 г. во Флориде. Было установлено, что примерно треть магнитных лент компании с архивом электронной почты были пущены в повторное использование до истечения установленного SEC срока хранения, что грубо нарушает правила SEC. Компания перезаписала резервные носители с архивом корпоративной корреспонденции, сделанным после января 2001 г.

Morgan Stanley сообщила SEC, что она работает над исправлением своих недостатков, и просила о снисхождении на том основании, что нарушения были совершены тогда, когда компанией еще управлял отправленный акционерами в июне 2005 г. в отставку Филипп Переел.

Поскольку сами организации не стремились наладить надлежащим образом работу с электронными документами, а существовавшие до этого правила при распространении их на электронные документы мешали вести эффективное судебное разбирательство, то судебные власти предприняли свои, весьма решительные меры.

Принятие новых правил использования электронных документов в судах стало логичным шагом, закрепившим уже сложившуюся в США в последние годы судебную практику, на которую, по оценке американских специалистов, сильнее всего повлияли решения, вынесенные по следующим «громким» делам:

Дело «Зубулейк против UBS Warburg»

Дело рассматривалось в 2003-2004 гг. . судьей Федерального окружного суда Широй Шейндлин. Оно считается первым в США делом, имеющим характер прецедента по широкому спектру вопросов, связанных с представлением в суд электронных документов. Решения по делу Лауры Зубулейк привлекли в США большое внимание в свете того, что судья Шейндлин считается специалистом, хорошо разбирающимся в современных технологиях. Существенен и тот факт, что эти решения были вынесены влиятельным окружным судом Южного округа Нью-Йорка. В результате американские юристы получили авторитетные рекомендации в отношении как юридических, так и технических аспектов представления в суд электронных документов.

Более подробно с судебными решениями можно ознакомиться в Интернете:

  • Первое решение, 13 мая 2003 г.: Zubulake v. UBS Warburg, 217 F.R.D. 309 (S.D.N.Y. 2003).
  • Второе решение (не затрагивающее вопросы представления электронных документов): Zubulake v. UBS Warburg, No. 02 Civ. 1243, 2003 WL 21087136 (S.D.N.Y. May 13, 2003).
  • Третье решение, 24 июля 2003 г.: Zubulake v. UBS Warburg, 216 F.R.D. 280 (S.D.N.Y. 2003).
  • Четвертое решение, 22 октября 2003 г.: Zubulake v. UBS Warburg, 220 F.R.D. 212 (S.D.N.Y. 2003).
  • Пятое решение, 20 июля 2004 г.: Zubulake v. UBS Warburg, 2004 WL 1620866 (S.D.N.Y. July 20, 2004).

Предмет спора достаточно типичен для США: дискриминация по половому признаку. Истица потребовала от ответчика (ее бывшего работодателя) представить «все документы и материалы, связанные с любым видом обмена информацией, в котором участвовали сотрудники UBS Warburg и где упоминалась истица».

Практически на всех этапах рассмотрения дела судье приходилось принимать решения, связанные с порядком и объемом представления электронных документов ответчиком. Американские специалисты подчеркивают, что наиболее значимыми стали решения, связанные с ответами на следующие вопросы:

  • До какой степени участвующая в деле сторона обязана обеспечить сохранность электронных доказательств в то время, пока идет судебное разбирательство?
  • Обязанность юристов компании контролировать исполнение их клиентами требований по обеспечению сохранности и своевременного представления электронных доказательств.
  • Взятие «проб» данных (С целью определить полезность для рассмотрения дела электронных материалов, сохраняемых на определенных носителях в определенной системе)
  • Возможность для предоставляющей электронные документы стороны переложить часть расходов на восстановление данных с труднодоступных носителей (резервных лент) на запрашивающую сторону.
  • Санкции за порчу и уничтожение электронных доказательств.

С самого начала рассмотрения дела ответчик представил в суд 350 страниц документов, в том числе приблизительно 100 страниц сообщений электронной почты. Однако сторона истца знала о существовании других сообщений электронной почты, подпадающих под требование о выемке, которые ответчик не представил. Истица, со своей стороны, представила 450 страниц сообщений электронной почты и потребовала, чтобы ответчик восстановил все сообщения электронной почты с резервных копий. Свою «нерасторопность» компания Warburg объяснила тем, что большая часть ее электронной переписки не хранится оперативно, и такая работа потребует больших финансовых затрат. Кроме того, ответчик попросил суд переложить часть затрат на восстановление документов на истца, считая их «чрезмерным бременем» и ссылаясь на более ранние судебные прецеденты.

Оценив аргументы сторон, суд постановил, что перекладывание части затрат на запрашивающую сторону возможно только в том случае, когда соответствующие электронные данные сравнительно труднодоступны. Для того чтобы объективно оценить труднодоступность информации, суд провел оценку по следующим семи факторам:

1. Насколько запрос нацелен на выявление относящейся к делу информации?

2. Доступна ли та же информация из других источников?

3. Насколько велики общие расходы на представление информации в сравнении с величиной иска?

4. Соотношение общих расходов на представление информации и ресурсов, имеющихся в распоряжении каждой из сторон?

5. Относительная способность и желание каждой из сторон влиять на величину расходов на представление информации?

6. Значимость рассматриваемого в иске вопроса?

7. Относительные выгоды для сторон от получения запрошенной информации?

На основе проведенной оценки судом было принято решение о том, что ответчик должен за свой счет представить все относящиеся к делу сообщения электронной почты, сохраненные на оптических дисках и на действующих серверах, а также данные с пяти резервных лент, отобранных стороной истца в качестве образцов. Вопрос о перераспределении расходов был решен судом на более поздних этапах рассмотрения дела, после того как было проанализировано содержимое этих пяти «пробных» лент и были точно определены расходы ответчика на восстановление информации с лент.

В ходе дальнейших заседаний было установлено, что часть резервных лент отсутствовала, а часть сообщений электронной почты уничтожена.

Суд дал оценку факту несохранения информации, отметив, что ответчик был обязан обеспечить сохранность недостающих доказательств, поскольку он должен был знать о том, что они имеют отношение к предстоящему судебному разбирательству (Таково американское законодательство!). Хотя истица подала иск в августе 2001 г., уже в апреле этого года, как записано в решении суда, «практически все, кто работал с Зубулейк, знали о том, что она может подать иск». Судом также было установлено, что ответчик не исполнил требования собственного внутреннего нормативного документа – политики в области сроков хранения документов.

В то же время судья определила, что истица не доказала, что отсутствующие документы, уничтоженные ответчиком, поддержали бы ее иск. На этом основании судья отказалась дать указания жюри присяжных, в соответствии с которыми считалось бы по умолчанию, что отсутствующие доказательства свидетельствовали бы против ответчика (Это указание означало бы «презумпцию виновности» ответчика ипрактически гарантированный проигрыш дела). Однако суд заставил ответчика оплатить расходы истца на повторный вызов свидетелей с целью разобраться с уничтожением электронных доказательств, а также расходы на представление всех вновь найденных сообщений электронной почты.

Когда было установлено, что ответчик намеренно уничтожил относящиеся к делу сообщения электронной почты, несмотря на изданные судебные приказы, суд удовлетворил требование о санкциях и принял решение об оплате ответчиком расходов.

В решении суда было сказано, что частичную вину за уничтожение документов несет и адвокат ответчика, который не выполнил свою обязанность выявить относящуюся к делу информацию, обеспечить ее сохранность и своевременное представление в суд. Говоря о роли адвокатов в судебном процессе, суд подчеркнул, что «адвокаты должны предпринять меры для контроля исполнения соответствующих требований, с тем чтобы все источники подпадающей под выемку информации были выявлены и по ним был проведен поиск». Суд также отметил, что стороны должны гарантировать, что все выявленные, относящиеся к делу документы будут сохранены, установив запрет на их уничтожение, сообщив сотрудникам о необходимости их сохранить и позаботившись об обеспечении сохранности соответствующих резервных носителей.

Дело «Рональд Перельман против Morgan Stanley»

Об этом деле упоминала даже наша отечественная пресса:

«В мае 2005 г. американский суд признал инвестиционный банк Morgan Stanley виновным в обмане миллиардера Рональда Перельмана. В 1998 г. бизнесмен продал компанию Coleman – производителя оборудования для кемпингов. Консультантом в этой сделке и был Morgan Stanley. Часть суммы была оплачена акциями компании Sunbeam, которая покупала у Перельмана Coleman. Естественно, оценку стоимости акций Sunbeam проводили специалисты Morgan Stanley. Однако через три года Sunbeam обанкротилась, а чуть позже выяснилось, что ее отчетность была фальсифицирована. В итоге Перельман потерял $604 млн., которые с успехом стребовал с инвестбанка. В дополнение суд взыскал с Morgan Stanley в пользу миллиардера и штрафные санкции на сумму $850 млн.» (Лев Синебрюхов. Захватчик корпораций () Финансовые известия. 2005. 2 сентября, http://www.finiz.ru/cfin/tmpl-art_oo/id_art-946011) Иными словами, суд Флориды обязал инвестиционный банк Morgan Stanley выплатить с учетом процентов сумму в размере 1,58 млрд долл. ( http://www.uabanker.net/daily/2007/03/032207_1340.shtml)

О чем же не сказали наши газеты? Процитируем для этого одно из американских изданий (Dave Hynek. $1.45 billion judgment against Morgan Stanley sends message – revisit e-mail retention policies () Wisconsin Technology Network.2007. May 27) http://wistechnology.com/article.phpPid-1929):

«Недавнее судебное решение против Morgan Stanley по иску Рональда Перельмана, в соответствии с которым Morgan Stanley обязана выплатить $1,45 млрд, это «трубный глас», призывающий компании еще раз задуматься об их политике сохранения сообщений электронной почты. Напомним основные этапы этого дела:

  • миллиардер-финансист Рональд Перельман подал иск против финансово-консультационной фирмы Morgan Stanley;
  • Morgan Stanley не обеспечила представление в суд сообщений электронной почты;
  • ведущая дело судья постановила, что фирма Morgan Stanley «умышленно» не выполнила ее приказы;
  • в качестве весьма неординарной меры судья переложила бремя доказывания на Morgan Stanley и дала указания присяжным ограничиться рассмотрением вопроса о том, полагался ли Перельман на Morgan Stanley при совершении конкретной транзакции;
  • жюри присудило Рональду Перельману $604,3 млн компенсации и взыскало с Morgan Stanley $850 млн в качестве штрафных санкций» (Апелляционный суд штата Флорида (США) удовлетворил в марте 2007 г. обращение инвестиционного банка Morgan Stanley об отмене вердикта, предписывающего ему выплатить $1,58 млрд. Суд мотивировал свое решение в пользу банка тем, что Р. Перельман так и не предоставил фактов и свидетельств «юридически подсудного ущерба». Так что борьба еще продолжится, http://www.uabanker.net/dai-ly/2007/03/032207_1340.shtml).

Изменения в Правилах гражданского судопроизводства США

С момента юридического признания электронных документов процесс выявления и выемки был распространен и на них, однако сначала выемке, как правило, подлежали «обычные» офисные документы (текстовые документы, электронные таблицы, презентации, иногда базы данных), а также сообщения электронной почты, которые в последнее десятилетие стали главным объектом «охоты». Постепенно суды стали преимущественно использовать электронные документы, доля которых в настоящее время составляет 95% всех рассматриваемых документов (в 1996 г. доля электронных документов была чуть более 6%). Интересно, что свыше 70% рассмотренных федеральными судами США в 2005 г. документов составили сообщения электронной почты.

С 1 декабря 2006 г. во всех федеральных судах США вступила в силу новая редакция Федеральных правил гражданского судопроизводства (Rules of Civil Procedure). Пока что американское общество только начинает осознавать всю масштабность происшедших перемен, которые соизмеримы с теми, что были связаны с «уравниванием в правах» электронных и бумажных документов.

Расширение области выявления и выемки информации

Согласно новым правилам поиску и выемке подлежат «как документы, так и сохраненная электронным образом информация, включая тексты, чертежи, графики, схемы, фотографии, звукозаписи, графические образы и иные данные и наборы данных, сохраненные на носителях любого вида, с которых информация может быть получена».

Введено новое понятие – «сохраненная электронным образом информация» (electronically stored information, ESI), под которое подпадает не только информация из привычных источников, таких как деловые информационные системы, системы электронного документооборота и электронной почты, но и данные, хранящиеся на сим-картах телефонов, в диктофонах, фотоаппаратах, цифровых системах «голосовой почты» и т.д. Основная проблема заключается в том, что согласно законодательству США компании и частные лица обязаны обеспечить сохранность потенциально относящейся к судебному разбирательству информации такого рода не с момента подачи иска, а начиная с того момента, как появились серьезные основания ожидать такого иска!

В итоге для корпораций теперь критически важно точно знать, где и какая информация у них имеется, и решение этой задачи представляет собой настоящую головную боль для юристов и специалистов служб информационных технологий, информационной безопасности и управления документами. Согласно проведенным в начале 2007 г. опросам к работе в новых условиях пока что готовы менее половины компаний.

Обязанность сторон сотрудничать в процессе взаимного представления информации

Новые правила требуют от участвующих в деле сторон заранее обсудить «все вопросы, относящиеся к обеспечению сохранности подпадающей под выемку информации».

Поскольку спорящая сторона под предлогом обеспечения сохранности информации и документов способна фактически потребовать от противоположенной стороны полностью остановить работу в той информационной системе, из которой требуется провести изъятие документов, то правила направлены и на то, чтобы работы по изъятию не привели к парализации деловой деятельности заинтересованных сторон. Правила предлагают сторонам найти компромисс между потребностью сохранить относящиеся к делу доказательства и потребностью продолжать повседневную деловую деятельность. В комментариях к правилам судам не рекомендуется в качестве обычной меры издавать в этих случаях приказы об обеспечении сохранности доказательств, поскольку такие приказы чрезвычайно сложно и дорого исполнять.

Правила очень конкретны относительно того, какие вопросы стороны должны обсудить и согласовать еще до начала судебных слушаний: это все «вопросы, относящиеся к раскрытию или розыску электронной информации, включая форму или формы ее представления (например, на бумаге, в оригинальном формате, в виде образов в форматах PDF или TIFF, в виде электронных образов, снабженных метаданными и/или в виде текста, по которому можно вести поиск)». С тем, чтобы обсуждение было продуктивным, стороны и их адвокаты должны:

  • обменяться информацией об имеющихся у сторон компьютерных системах;
  • указать лиц, особенно хорошо разбирающихся в этих компьютерных системах;
  • обсудить темы и временные рамки процесса выявления относящихся к делу электронных документов;
  • сообщить о подконтрольных им источниках информации, по которым должен быть проведен поиск, а также о том, является ли такая информация в разумной степени доступной обладающей ею стороне;
  • обсудить вопрос о привилегированности определенной информации.

Сохраненная электронным образом информация включена в правила в качестве новой категории подлежащей представлению информации. Таким образом, правила охватывают все виды данных и информации, сохраненные на носителях любого вида, с которых они могут быть извлечены и проанализированы, независимо от того, существовала ли эта информация когда-либо (и могла ли существовать) в качестве физического «документа». Кроме того, предусматривается право на тестирование или взятие образцов информационных материалов и электронной информации.

В комментариях разъясняется, что это положение не направлено на предоставление «в качестве обычной практики, права на прямой доступ к электронно-информационной системе другой стороны, хотя в определенных обстоятельствах такой доступ может быть оправдан». Судам предлагается «предотвращать необоснованное вмешательство (intrusiveness) в ходе инспектирования или тестирования таких систем».

Запрашивающая информацию сторона может указать формат или форматы, в которых она хотела бы получить электронную информацию. На это представляющая информацию сторона может не согласиться, но тогда она должна указать тот формат или форматы, в которых она намеревается представить эту информацию. Если стороны не смогут прийти к согласию относительно формы представления информации и если суд не примет решения о представлении информации в определенной форме, то в этом случае правила требуют, чтобы электронная информация была представлена:

  • либо в том формате, в котором она обычно хранится,
  • либо в формате, в достаточной степени удобном для пользования.

В правилах явным образом указано, что сторона обязана представить одну и ту же электронную информацию только в одном формате. Кроме того, подчеркивается, что сторона не имеет права преобразовывать электронную информацию из того формата, в котором она обычно сохраняется, в менее удобный для использования (например, для поиска) формат.

Сохранение привилегированности информации

Привилегированной считается та информация, раскрытия которой суд не вправе требовать. К ней относится, в частности, семейная, религиозная, адвокатская и врачебная тайна.

В американской судебной практике наибольшие задержки в представлении документов и информации связаны с тем, что необходимо проверить их на привилегированность. Раньше неумышленное раскрытие привилегированной информации (например, адвокатской тайны) лишало ее специального статуса, и противная сторона, а также суд далее могли требовать ее раскрытия в полном объеме. Чтобы ускорить подготовку судебных процессов, в новых правилах предусмотрена возможность отзыва неумышленно предоставленных противной стороне привилегированных материалов.

Ограничение области выемки доступными источниками информации

Судебная практика последних лет показала, что отсутствие каких-либо ограничений на подлежащие выемке источники информации позволяет использовать процесс выемки для шантажа. Стоимость поиска и представления информации часто бывает настолько высока, что может оказаться дешевле «откупиться» от противника, – и в США такая практика стала достаточно распространенной.

В новых правилах вводится разделение источников информации на доступные и труднодоступные. Сторона не обязана выявлять и представлять электронную информацию из источников, которые она считает недоступными по причине чрезмерных усилий и затрат на извлечение данных, если только запрашивающая информацию сторона не представит суду убедительного обоснования своих требований. Представляющая информацию сторона обязана идентифицировать источники информации, которые она считает недоступными, но не документы и информационные материалы, содержащиеся в них.

С другой стороны, в разумной степени доступные документы по умолчанию подлежат выявлению и представлению при условии, что они имеют отношение к делу и не являются привилегированными.

Недоступность (которая в правилах понимается как чрезмерные усилия и затраты, необходимые для извлечения информации) должна определяться скорее функционально, чем путем перечисления определенных источников, поскольку благодаря меняющимся технологиям недоступные сегодня источники могут впоследствии стать доступными.

Например, если стороне нужно приобрести или разработать программное обеспечение для извлечения потенциально относящейся к делу информации или если ей нужно как-либо иначе сделать недоступную информацию доступной (например, путем восстановления / преобразования), то такая информация может считаться недоступной ввиду необходимости больших затрат. В число источников, которые могут считаться «недоступными» (в зависимости от уровня технологии), входят резервные ленты, данные в устаревших форматах и системах (legacy data), стертые и остаточные данные.

Если запрашивающая сторона оспаривает недоступность источника, то бремя доказывания недоступности источника всегда лежит на представляющей информацию стороне. Даже если представляющая сторона докажет недоступность источника, суд все же может потребовать, чтобы был проведен поиск по данным из этого источника, если запрашивающая сторона сможет представить для этого убедительные причины. При определении того, достаточно ли убедительны эти причины, суд опять-таки должен принимать во внимание «правило пропорциональности», а также другие факторы, включая:

  • специфику запроса на выявление и предоставление информации;
  • количество информации, которую можно получить из более легкодоступных источников; непредставление стороной информации, которая по какой-либо причине недоступна, но есть основания предполагать, что такая информация должна была быть сохранена;
  • вероятность найти относящуюся к делу информацию, которую невозможно получить из других, более легкодоступных источников; предположения о важности и полезности запрошенной информации;
  • важность вопросов, рассматриваемых в судебном разбирательстве;
  • ресурсы, имеющиеся в распоряжении сторон.

Наконец, если суд приказывает представить информацию из недоступных источников, то он может указать условия ее предоставления, в частности отнести часть затрат на запрашивающую сторону.

В комментариях к правилам подчеркиваются также несколько важных моментов:

  • классификация источника как «недоступного» «не освобождает сторону от установленных законодательством обязанностей по обеспечению сохранности доказательств»;
  • представляющая информацию сторона не обязана проводить поиск по источникам, которые она считает недоступными;
  • запрашивающей стороне может потребоваться получение дополнительной информации, для того чтобы отреагировать на заявление о недоступности источника. Процесс получения дополнительной информации может включать «взятие образцов», инспекцию «недоступных» источников или допрос свидетелей, хорошо знающих информационные системы представляющей информацию стороны.

Например, в случае с резервными лентами суды в ряде случаев отдавали распоряжение провести восстановление и поиск информации на одной или нескольких лентах, взятых в качестве образцов, с тем, чтобы оценить затраты на поиск относящейся к делу информации и важности этой информации;

  • сторона не вправе объявить документ «недоступным» с целью избежать его представления, если он обычно доступен в ходе нормальной деловой деятельности. Если сторона умышленно делает информацию «недоступной», она подлежит наказанию за преднамеренное искажение доказательств;
  • наконец, если расходы на извлечение информации разделяются или оплачиваются запрашивающей стороной, стоимость процесса отбора относящихся к делу документов и анализа их на привилегированность может быть аргументом против того, чтобы суд дал разрешение на выявление и выемку информации из недоступного источника (поскольку эти расходы вряд ли будут перенесены на запрашивающую сторону).

«Безопасная гавань» при определенных обстоятельствах утраты электронной информации

Новые правила решают проблему, связанную с модификацией, перезаписью и стиранием информации при нормальном использовании компьютеров. Теперь судам запрещается в отсутствие особых обстоятельств накладывать санкции за непредставление электронной информации, утраченной вследствие обычного добросовестного использования электронно-информационных систем.

Это изменение было введено для того, чтобы дать понять сторонам, что они могут продолжить использование своих систем, в которых обычно имеет место перезапись информации, не опасаясь санкций, пока они делают это добросовестно.

В комментариях «обычная перезапись» (routine recycling) определяется как «изменение и перезапись информации без ведома или специального вмешательства оператора». Понятие «системы» не определено, но под ним подразумеваются политики и процедуры, регулирующие создание и сохранение электронной информации.

Обязанность обеспечить сохранность информации (а не обязанность ввести запрет на уничтожение информации, относящейся к судебному разбирательству) может возникнуть исходя из требований законодательства, нормативных актов и судебных приказов.

Обязанность предпринять действия и приостановить обычное функционирование систем возникает только тогда, когда появляются разумные основания ожидать судебного иска.

Запрет на уничтожение (litigation hold) включает:

  • оповещение всех хранителей документов (в число которых могут входить не только специалисты ИТ, но и ключевые сотрудники организации);
  • порядок извлечения и сохранения относящейся к делу электронной информации;
  • процедуры мониторинга, позволяющие убедиться, что запрет на уничтожение действительно исполняется.

Следует отметить, что в эпоху персональных компьютеров каждый из нас является хранителем собственных документов.

В комментариях к правилам приводятся примеры добросовестных и недобросовестных действий. В частности, «сторона не вправе использовать обычное функционирование информационной системы для уклонения от своих обязательств по представлению документов, давая возможность обычным операциям продолжаться с целью уничтожения определенной информации, которую требуется сохранять». При оценке добросовестности суду рекомендуется учесть шаги, предпринятые стороной для исполнения относящихся к делу судебных приказов (например, приказа об обеспечении сохранности доказательств или приказа о выявлении и представлении информации), а также соглашений сторон, требующих обеспечения сохранности определенной электронной информации. В ряде недавних судебных разбирательств суды уже накладывали санкции на стороны за то, что они продолжали перезапись данных и резервных лент после возникновения обязанности обеспечить сохранность информ

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^