Вернуться к списку

01декабря 2007

Электронный документооборот

Совсем еще недавно для того чтобы найти в архиве какой-либо документ, необходимо было долго копаться в бесчисленном количестве бумаг, папок и так далее. Сегодняшние реалии говорят нам о том, что ситуация кардинально изменилась. Теперь достаточно ввести название документа в строку поиска и компьютер выдаст необходимый результат. О перспективах электронного документооборота и его плюсах для предприятий ТЭК рассказывает генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян

Сергей Марков

Чmo такое рынок систем электронного документооборота? Как он возник?

Если говорить о России, то в начале 90-х началась великая технологическая революция – почти две тысячи лет основой документа была бумага, и вдруг, незаметно, все пишущие машинки исчезли. Документы стали создаваться в электронной форме, на компьютерах. От руки мы еще продолжаем писать, но найти традиционное устройство, на котором можно было бы изготовить печатный документ, – проблематично.

Сразу выяснилось, что электронные документы имеют огромные преимущества перед бумажными. Их легче создавать, обрабатывать, перемещать и хранить. Одно дело – изготовить новую редакцию документа на компьютере, а другое – на пишущей машинке. Электронный документ, опубликованный в Интернете, становится доступным сразу тысячам или миллионам читателей. А разослав электронный документ по вашей организации, вы можете контролировать работу с ним всех адресатов.

Тем не менее до сих пор эти преимущества используются далеко не в полной мере – значительное число документов обрабатывается и хранится в бумажной форме. Например, в госсекторе число бумажных документов даже возрастает на 10% ежегодно. В значительной степени это относится и к бизнесу. Если многие корпорации для решения внутренних задач ввели у себя электронный документооборот, то для внешнего взаимодействия, как правило, используются бумажные документы.

У компаний ТЭК хранится много архивного материала. Каким образом предприятия отрасли могут использовать СЭД?

ТЭК – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей. И именно благодаря динамике роста им особенно нужны информационные технологии. Характерные особенности предприятий ТЭК: территориально распределенная структура с непрерывным производственным циклом и формирование вертикально ориентированных холдингов. В этой связи крайне важно обеспечить эффективное управление всеми деловыми и производственными процессами как в управляющей компании, так и на предприятиях. Для этого необходимо создать инфраструктуру, объединяющую всю информацию холдинга, 90% которой содержится в его документах.

В качестве примера приведу один из наиболее значимых наших проектов в ТЭК – систему электронного документооборота «Татнефти». Система, которая начиналась как скромный пилотный проект, продемонстрировала такую эффективность, что за год-два выросла в систему, охватывающую все подразделения «Татнефти» на трех с половиной тысячах рабочих мест. Сегодня все структуры «Татнефти», а также ее дочерние компании работают в единой документационной системе. Кстати, одним из шагов руководства «Татнефти» было принципиальное сокращение закупок бумаги.

С одной стороны, это явилось следствием внедрения электронных технологий, а с другой – стимулировало дальнейшее расширение применения этих технологий.

Сегодня, пожалуй, нет таких сегментов ТЭК, в которых не были бы представлены наши решения. Это и структуры «Газпрома», и практически все нефтяные компании или их подразделения, электроэнергетические компании, атомные электростанции.

А какова выгода для компании от внедрения СЭД?

Эффект от внедрения СЭД определяется несколькими факторами. Во-первых, сокращаются затраты времени и ресурсов на работу с документами. Например, при использовании процедур электронного согласования документов время на согласование сокращается в несколько раз.

С другой стороны, продвинутая СЭД содержит множество технологических знаний о процессах работы с документами: об их регистрации, направлении исполнителям, контроле, архивном хранении и т.п. Таким образом, внедряя систему, вы фактически упорядочиваете бизнес-процессы, связанные с обработкой документов, они становятся регламентированными и контролируемыми, появляется возможность оптимизации управленческой деятельности.

Приведу пример. В одной из компаний при внедрении СЭД выяснилось, что из различных управлений центрального офиса в одни и те же территориальные подразделения направлялись противоречащие друг другу указания по одним и тем же вопросам. Отсутствие единого документационного пространства не позволяло ни работникам этих управлений, ни руководителям компании как-то координировать эту деятельность. И только после внедрения единой СЭД и появления возможности контролировать переписку проблемы противоречивости и дублирования были и выявлены, и устранены.

Существует ли судебная практика использования электронных документов?

Сейчас суды принимают пакеты электронных документов к рассмотрению в качестве доказательной базы. Причем таких прецедентов довольно много.

По данным компании «Аудит-групп», первый отечественный процесс, связанный с электронным документооборотом, состоялся в 1993 году. Дело касалась договора, заключенного с помощью факса, когда один из контрагентов пытался его оспорить – и проиграл.

А вот один из последних примеров судебной практики, связанный с электронными архивами. Известный американский инвестбанк Morgan Stanley долгое время утверждал, что во время терактов 11 сентября потерял практически все свои электронные архивы, хранившиеся в здании Всемирного торгового центра: несколько гигабайт деловой переписки – как внутрикорпоративной, так и с клиентами. Пропавшими считались электронная переписка, записи телефонных разговоров и другие документы, которые банк был обязан хранить и представлять по требованию суда или клиента. Однако совсем недавно удалось доказать, что Morgan начал уничтожать содержимое почтовых серверов и записи телефонных разговоров в 2005 году, и с полным осознанием происходящего: аудиокассеты стирались, а переписка удалялась с резервных серверов и личных компьютеров служащих. Теперь – по решению суда – все пострадавшие могут получить компенсацию. Имея СЭД, можно обратиться к предыдущему документу и посмотреть, что было принято, тем самым избегая неприятных ситуаций с противоречиями в распоряжениях.

Какие основные тенденции наблюдаются на рынке СЭД?

Первая и основная тенденция – это расширение масштабов систем внутри компаний. Как правило, внедрение СЭД начинается в центральном офисе, а вслед за этим СЭД начинают устанавливать в территориально удаленных подразделениях и у контрагентов.

Например, «Мострансгаз» давно использует электронный документооборот в центральном офисе. А сейчас они начали расширять использование системы, подключая к ней свои территориальные подразделения и создавая единую систему документооборота и управления. Это весьма характерно для всех территориально распределенных компаний. Они расширяют свои системы: и с точки зрения включения новых подразделений, и с точки зрения расширения номенклатуры обрабатываемых документов, и с точки зрения охвата жизненного цикла документа, в первую очередь за счет организации работы с архивными документами.

Очень многие идут по пути сканирования бумажных документов для повышения эффективности их обработки и архивного хранения в электронном виде. Эта услуга уже стала стандартной на рынке. Здесь есть два варианта. Можно просто отсканировать и сделать самостоятельный электронный архив. А можно сделать так, что эти электронные документы будут синхронизированы с бумажными архивами, что позволит организовать интегрированный электронно-бумажный архив. Как это делает, например, «Мосэнерго», используя нашу систему «Архивное дело».

Другая важная тенденция – интеграция систем документооборота с другими системами предприятия: ERP-системами, порталами, системами проектного управления и др.

Ваша компания уже более десяти лет занимается автоматизацией документооборота и делопроизводства. Какие новые продукты и современные технологии вы планируете предложить предприятиям ТЭК?

На сегодняшний день наша система является признанным лидером на рынке электронного документооборота России, Украины и Белоруссии. По данным аналитической компании DSS Consulting (Санкт-Петербург), 46% внедрений на российском рынке СЭД в 2006 году приходилось на нашу компанию. Если говорить о структуре наших продаж, то за I полугодие 2007 года сложилось следующее распределение: на первом месте – государственные структуры (37%), затем – банки (24%) и ТЭК (22%). Это говорит об огромной востребованности СЭД для ТЭК и банков, поскольку для госструктур документооборот – это основная деятельность, а для банков и ТЭК – обеспечивающая.

Флагманом среди наших продуктов остается система «ДЕЛО», которая обеспечивает сочетание традиционных правил российского делопроизводства и новейшими, зачастую уникальными технологиями электронного документооборота. Система «Архивное дело» обеспечивает формирование и ведение бумажных и электронных архивов, независимо от того, какая система электронного документооборота используется в организации. Кстати, мы являемся разработчиками системы «Архивный фонд 4», которая со следующего года станет стандартом для учета фондов во всех архивах Российской Федерации.

Недавно мы выпустили новейший продукт – eDocLib. Эта система позволяет создать корпоративный документационный сервер, который обеспечивает централизованное хранение документов предприятия с произвольной структурой реквизитов и предоставлением разнообразных сервисов по систематизации, поиску и разграничению доступа.

Еще одним, весьма интересным, нашим решением является система «КАДРЫ», которая решает задачи кадрового учета для территориально распределенных структур. Во многих организациях необходимо осуществлять синхронизацию кадровой информации: справочники по персоналу нужно «спускать» вниз, а кадровые назначения отслеживать наверху. Система «КАДРЫ», естественно, интегрируется с нашими системами документооборота, что позволяет, например, направлять кадровые приказы на согласование и утверждение в систему «ДЕЛО», а после принятия решения заносить их в учетные данные работников.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^