Вернуться к списку

20декабря 2007

Эффективные решения в области электронного документооборота


ЧЕЛОВЕК ИЛИ СКАНЕР

Сегодня вопрос перевода бумажных документов в электронный вид остро стоит практически во всех организациях. И даже компании с современной ИТ – инфраструктурой, в которых налажен электронный документооборот сталкиваются с проблемой обработки ряда бумажных документов, и, в особенности, с автоматизацией этого процесса. Частным случаем этой проблемы может являться необходимость перевода в электронный вид документов, находящиеся на архивном хранении, или же, наоборот, постоянно поступающей бумажной корреспонденции. И в той, и в другой ситуации оптимальным решением является организация поточного сканирования с помощью специализированного оборудования и программного обеспечения.

И КОЛИЧЕСТВО, И КАЧЕСТВО

Современные решения для поточного сканирования и последующей обработки текстов позволяют довести скорость ввода до 100 тыс. листов в сутки на одном рабочем месте при высоком качестве автоматического распознавания. При этом, в отличие от ручного сканирования, практически полностью нивелируются ошибки ввода (опечатки при наборе данных оператором, набор данных в неправильных полях формы и т.д.).

В результате качество ввода информации перестает зависеть от человеческого фактора, скорость ввода значительно возрастает, объемы документооборота легко прогнозируются и планируются, уменьшается нагрузка на делопроизводственный персонал, отвечающий за ввод документов в систему автоматизации. Поэтому в современной системе электронного документооборота обязательно должна быть реализована поддержка поточного сканирования.

ОТ ТЕОРИИ – К ПРАКТИКЕ

На программном уровне поточное сканирование поддерживается многими популярными системами электронного документооборота. Например, в системе «ДЕЛО», разработанной российской компанией ЭОС, за поточное сканирование отвечает специальный модуль. С его помощью перевод бумажных документов в электронный вид происходит следующим образом.

При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией.

При этом система «ДЕЛО» предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования: расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги; поддержка работы с двусторонним сканером; способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант); форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF). Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY – FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.

СПЕЦИАЛИСТЫ РЕКОМЕНДУЮТ

Что же касается аппаратного обеспечения, то, компания ЭОС предлагает своим клиентам и документные сканеры различных производителей для эффективного использования опции «Поточное сканирование». В том числе – новейший сканер Canon ScanFront 220P.

Отличительной особенностью этого сканера является возможность самостоятельной работы в сети без подключения к серверу. Таким образом, сканер может быть быстро и легко интегрирован в инфраструктуру любого офиса и использоваться всеми сотрудниками организации. Canon ScanFront 220Р позволяет не только сохранять документы на флэш – карте или в сетевой папке, но еще и отправлять их по электронной почте с помощью встроенного почтового клиента. По мнению специалистов ЭОС, новые возможности по использованию в системах электронного документооборота, которыми обладает данный сканер, будут востребованы клиентами компании, причем как в крупных организациях, так и в небольших компаниях.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

16декабря

Защита от несанкционированного распространения конфиденциальной информации в СЭД

Узнать больше

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^