Вернуться к списку

01февраля 2008

«Эра электронного документооборота»

Наталья Басина 

На российском рынке систем электронного документооборота сложилась интересная ситуация – западные компании, поставщики офисного программного обеспечения, стали активно взаимодействовать с производителями отечественных систем. Например, компания ЭОС («Электронные Офисные Системы») не только пополнила список своих клиентов такой крупной компанией как офис Microsoft, но и получила предложение разрабатывать системы с использованием новейших документационных технологий мирового лидера.

Развитие документооборота в России происходило по несколько иным, чем в западных странах, принципам. В Америке, например, вся система строилась по принципу «один документ – один менеджер», который после окончания работы с документом просто вкладывает его в архивную папку. Однако при таком порядке документы могут практически беспрепятственно «теряться», а с увольнением сотрудников информация вообще оказывается под угрозой исчезновения. В российском государстве едва ли не со времен первых приказов XV-XVII вв. была выстроена специальная система учета и перемещения документов, контроля над их исполнением. Подобный подход приводит к дополнительным затратам (по некоторым данным, в крупных управленческих структурах до 20% офисного персонала заняты обеспечением делопроизводства), зато работа с документацией полностью контролируется, и информация не пропадает.

  • По некоторым данным, в крупных управленческих структурах до 20% офисного персонала заняты обеспечением делопроизводства.

Когда стали создавать первые электронные системы документооборота, выяснилось, что оптимальным для их разработки является именно российский принцип, поскольку он предполагает детально разработанные регламенты коллективной работы с документами.

Кроме того, по мнению экспертов, с методологической точки зрения, наши системы более «продвинуты», они, например, выполняют ряд функций CRM-систем, обеспечивая учет документационного взаимодействия с контрагентами. Несмотря на то, что разработчики каждой страны занимаются построением систем, основанных на национальных культурных традициях и менталитете, тенденция к унификации и стандартизации не обошла стороной и этот рынок. В частности, сегодня все более актуальной становится проблема работы с документами, создаваемыми в различных текстовых редакторах и других офисных приложениях. Для форматов таких документов предлагаются различные открытые стандарты. Сейчас обострилась конкуренция между сторонниками формата ODF (Open Document Format), продвигаемого некоторыми корпорациями в рамках альянса ODF, и форматом Open XML, разработанным корпорацией Microsoft. Формат ODF 1.0 стал в 2006 г. стандартом ИСО 26300:2006, Open XML также претендует на такой статус. Недавно стандартом ИСО стал формат PDF компании Adobe(ИСО 32000:2007). При этом следует понимать, что создание единого общепризнанного мирового стандарта для форматов офисных документов невозможно. Например, свой стандарт разработали китайцы, а на этом языке, как известно, разговаривает значительная часть населения земного шара. Российские компании стараются принимать участие в продвижении общепринятых западных стандартов и создавать системы, которые поддерживают большинство из них.

Национальные особенности делопроизводства и накопленный в России опыт, несомненно, способствуют тому, что российские системы вполне могут конкурировать на международном рынке с западными разработками. Тем более что мировой рынок систем электронного документооборота все еще находится на стадии формирования, и, по большому счету, только с начала XXI в. появилась возможность говорить о массовом внедрении подобных систем.

Начало

Сотрудничество корпорации Microsoft и компании ЭОС вполне можно назвать стратегическим, так как оно включает в себя широкий спектр взаимоотношений. Сначала ЭОС в своих разработках просто использовал такие продукты, как Office и SQL Server, – наряду с продуктами других ведущих разработчиков ПО. Зачастую заказчики, покупая продукты ЭОС, хотели приобрести и соответствующее ПО, и ЭОС одновременно с предложением своих систем стал осуществлять продажу ПО третьих поставщиков, включая Microsoft. Учитывая, что практически все накопленные за последние 10-15 лет в России электронные документы хранятся в офисных форматах Microsoft, ЭОС первым в России обеспечил в своих продуктах поддержку формата Open XML, и сотрудничество стало продолжаться и в этой области. В 2005 г. служба делопроизводства российского офиса Microsoft ощутила необходимость использовать систему документооборота, обеспечивающую учет и контроль исполнения документов в соответствии с российскими нормами. Необходимо отметить, что российский офис Microsoft – это огромная организация, общее количество сотрудников которой приближается к тысяче человек. До последнего времени компания обходилась без специальноа во многих компаниях, где основным средством документооборота нередко являются различные офисные приложения, чаще всего электронная почта и Excel-таблицы. Первая причина, заставляющая такие компаний системы, ее функции исполняла преимущественно электронная почта. Впрочем, подобная практика распространени задуматься о внедрении у себя системы электронного документооборота, заключается в том, что нужные документы просто невозможно отыскать. Огромный объем переписки в Microsoft не позволял сотрудникам быстро найти необходимый документ или получить информацию о его судьбе. Выбор подходящей системы для внедрения продолжался в Microsoft около полутора лет. Только весной 2007 г. было принято окончательное решение о внедрении системы документооборота компании ЭОС «ДЕЛО», и летом 2007 г. компания приступила к внедрению.

В настоящее время завершена первая стадия работ, внедрено около 20 рабочих мест. По мнению генерального директора компании ЭОС Владимира Баласаняна, наиболее продуктивной методикой внедрения системы документооборота на крупном предприятии является именно поэтапное внедрение. Сразу вводить в действие систему на нескольких сотнях рабочих мест нецелесообразно, прежде всего потому, что в переходный период это приводит к хаосу. В таких масштабах невозможно ни организовать одновременное обучение сотрудников, ни отработать новые технологии и регламенты. Система документооборота помогает унифицировать ежедневную работу с документами на основе заложенных в нее технологических процедур. Выяснилось, например, что (как и большинство западных компаний) Microsoft не присваивала своим документам единые регистрационные номера.

Теперь они убедились в том, что подобная практика очень удобна и существенно «упрощает жизнь». После того как делопроизводственный департамент российского офиса приступил к работе в системе документооборота, планируется широкое использование системы в качестве средства быстрого доступа к деловой информации компании во всех ее подразделениях. Ожидается, что в результате внедрения практически все сотрудники компании будут подключены к единой системе документооборота. Некоторые сотрудники принимают активное участие в создании системы, высказывают свои пожелания по дальнейшему ее развитию. Устанавливать конкретные сроки завершения проекта сотрудники ЭОС не берутся – уже сейчас понятно, что внедрение системы будет проходить в несколько этапов и сопровождаться ее развитием. Особенность данного проекта в том, что все услуги по обеспечению работы системы «ДЕЛО» предоставляет Microsoft на основе аутсорсинга в режиме веб-доступа. Для ЭОС это первый подобный опыт, большинство российских компаний пока не готовы пользоваться такими услугами. Однако уже сейчас выяснилось, что аутсорсинговая схема вполне себя оправдывает, на данном этапе внедрения системы нареканий у клиента нет, а сотрудники ЭОС достойно справляются с новой для себя ситуацией. Взаимодействие Microsoft и ЭОС не ограничивается рамками данного проекта.

Владимир Баласанян отмечает, что активное сотрудничество началось и в области использования специализированных продуктов Microsoft для работы с документами. Речь идет об интеграции знаний высококлассных специалистов ЭОС с технологическими достижениями корпорации Microsoft. Все это должно повысить качество создания и продвижения «безбумажного офиса».

Продолжение

В 2007 г. корпорация Microsoft выпустила новую версию своей документационной платформы Share Point Portal Server, возможности которой позволят, по уверению Владимира Баласаняна, создать совершенно новый продукт в области документооборота. В этой среде есть множество готовых технологий для работы с электронными документами (в частности, портальные публикации, форумы, средства для распределенной коллективной работы), которые можно использовать для создания конкретных прикладных систем. Раньше российские разработчики систем вынуждены были либо сами создавать подобные технологии, либо интегрировать свои продукты с другими, поддерживающими эти технологии.

Применение среды Share Point Portal Server в качестве основы дает возможность пользоваться удобными механизмами, которые наряду с тем , что «облегчают жизнь» нашим разработчикам, являются мировыми стандартами де-факто. Владимир Баласанян считает, что именно на базе этого продукта возможно проектирование множества различных систем документооборота, так как у портальных решений от Microsoft есть масса преимуществ, которые можно удачно интегрировать с российскими технологиями. Созданная на базе Share Point Portal Server система будет, с одной стороны, включать в себя все передовые технологии, с другой – соответствовать российским реалиям.

Сейчас специалисты компании ЭОС занимаются разработкой концепции новой системы, способной продемонстрировать российским клиентам все преимущества интеграции западных технологий, в частности, Microsoft, и достижений отечественной документационной школы. Следует отметить, что практически все ведущие мировые производители стремятся к тому, чтобы включать в спектр своих продуктов документационные платформы, которые, по сути, являются сегодня ключевым элементом информационной инфраструктуры. Перспективы подобного сотрудничества огромны. Прежде всего, они существенно увеличивают количество потенциальных клиентов компании.

  • По уверению Владимира Баласаняна, возможности Share Point Portal Server позволят создать совершенно новый продукт в области документооборота.

Небольшие компании, для которых создание систем юридически значимого документооборота уже становится актуальным, выбирают приложения по принципу «максимальный эффект за минимальные деньги». По словам Владимира Баласаняна, для таких компаний возможность приобретения системы, интегрированной с платформой Microsoft, позволяет получить «за те же деньги» дополнительные возможности. Еще больший интерес к подобным системам могут проявить крупные и средние компании, бизнес которых ориентирован на программное обеспечение ведущих западных производителей. Для них принципиально важно установить систему документооборота, работающую на платформе, которая обеспечит интеграцию с другими приложениями Microsoft. Таким образом, выпуск продукта на основе Share Point Portal Server значительно укрепит лидирующие позиции компании ЭОС, увеличит долю рынка, приведет к появлению новых интересных клиентов.

  • Весной 2007 г. было принято окончательное решение о внедрении системы документооборота компании ЭОС «ДЕЛО».

Перспективы

Новые возможности, появившиеся у компании в результате интеграции с западными платформами, должны привлечь внимание в первую очередь иностранных корпораций,транснациональных компаний и представительств международных организаций.

До сих пор ЭОС был «загружен» созданием систем для российских клиентов. Однако теперь у компании есть реальные перспективы выйти на западный рынок. По словам Владимира Баласаняна, несколько лет назад ЭОС уже вел переговоры с индусами, которые предлагали провести у себя в стране широкомасштабную серию презентаций англоязычной версии продукта компании. Оценив свои силы, руководство ЭОС решило отказаться от данного предложения – объем заказов в России был очень велик, а создание локализированной версии требовало дополнительных инвестиций. Однако теперь ситуация может измениться. В самое ближайшее время компания планирует сертифицировать свои разработки как соответствующие всем европейским требованиям, которые предъявляет Евросоюз к системам документооборота (MoReq2). Наши системы уже доказали свою конкурентоспособность на международном рынке. Главная проблема заключается в отсутствии сопоставимой понятийной базы. Например, даже слово «документооборот» – понятие российское, на Западе наиболее близкий термин – «управление документами» (document management). При этом не стоит забывать о том, что существуют (и, наверное, всегда будут существовать) функции, которые являются специфическими для нашей страны. Речь идет, прежде всего, об электронных технологиях, связанных с управлением обработкой бумажных документов, тем более что в России практически весь межведомственный и межкорпоративный документооборот бумажный.

* «ЭОС» – один из лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Основные продукты компании: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», система автоматизации ведения бумажных и электронных ведомственных архивов «АРХИВНОЕ ДЕЛО», система учета, хранения и управления корпоративными электронными документами eDocLib и система автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ».

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^