Вернуться к списку

22декабря 2008

«Электронные оригиналы документов: возможно ли это в России?»

 Вячеслав Щербаков 

Недавно в Ростехрегулировании был создан подкомитет, который должен заниматься разработкой стандартов в области электронного документооборота и представлять Россию в соответствующих комитетах ИСО с правом решающего голоса. Сегодня на Западе большая часть документов, циркулирующих между правительственными учреждениями (в Великобритании, например, более 90%), существует только в электронном виде. В России же все с точностью до «наоборот»: ведомственные документы существуют исключительно на бумаге, несмотря на то, что создаются на компьютерах. Для рассмотрения в госучреждениях и частных компаниях в качестве оригиналов они должны быть представлены только в бумажном виде. Парадокс? Что же мешает нам «приобщиться к цивилизации»? Что представляет собой электронный документооборот в нашей стране? В этом попытался разобраться наш обозреватель Вячеслав ЩЕРБАКОВ в беседе с председателем ТК 459/ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота», генеральным директором компании ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» (000 «ЭОС»), членом правления Гильдии управляющих документацией, кандидатом технических наук Владимиром БАЛАСАНЯНОМ.

НАЧАЛО ПОЛОЖЕНО...

Владимир Эдуардович, какие задачи поставлены перед новым подкомитетом, который вы возглавляете?

– В июне этого года в соответствии с приказом Ростехрегулирования в структуре ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» на базе компании «ЭОС» был образован подкомитет (ПК) «Жизненный цикл электронного документооборота». Он создан для того, чтобы повысить эффективность работ по стандартизации и подтверждению соответствия процессов автоматизации электронного документооборота на всех этапах жизненного цикла на национальном и международном уровнях, а также, чтобы согласовывать эту деятельность с заинтересованными организациями.

Кроме того, наш ПК будет выполнять функции постоянно действующего на¬ционального рабочего органа ИСО/ТК

184/ПК 4, ИСО/ТК 46/ПК 11, ИСО/ТК 171/ПК 3, ИСО/МЭК/СТК 1/ПК 34 в части жизненного цикла электронного документооборота. Совместно с заинтересованными организациями станем разрабатывать стандарты в этой области, большие надежды возлагаем на Гильдию управляющих документацией. Ее члены – весьма авторитетные организации и предприятия, заинтересованные в принятии национальных стандартов в данной сфере.

- Как обстоят дела со стандартизацией документооборота в стране? – В настоящее время по документообороту существуют следующие национальные стандарты: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И, наконец, принятый в прошлом году международный стандарт ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Но все они не имеют прямого отношения к электронному документообороту. К тому же, к сожалению, в нашей стране до сих пор отсутствуют единые и четкие критерии, которые позволяли бы оценить качество и функциональную полноту системы электронного документооборота. России нужен регламент работы с электронными документами. Надо, наконец, подготовить базовые нормативные документы, и тогда отпадет необходимость каждой организации создавать собственный регламент работы с электронными документами, как это происходит сегодня.

Какими вопросами занимается ваш подкомитет в настоящее время?

– Сейчас мы формируем пакет необходимых для разработки на следующий год документов и ищем источники финансирования. Надо создавать национальную систему стандартов в области систем электронного документооборота (СЭД). Планируем поэтапно решать существующие проблемы, в первую очередь используя зарубежный опыт. Ведь одна из важных задач – вхождение в мировое сообщество. Уверены, что потребители – госучреждения и бизнес-сообщество – будут крайне заинтересованы в этой нашей работе, ведь мы хотим обеспечить межведомственное и межкорпоративное взаимодействие СЭД. Особую значимость такая деятельность будет иметь для регионов. И, конечно же, в этом деле нужна государственная поддержка.

ЧТО МЕШАЕТ ВВЕДЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ?

Как сегодня складывается ситуация в области электронного документооборота?

– Входящая и исходящая корреспонденция между организациями и ведомствами в России поступает и отправляется в бумажном виде, несмотря на то, что внутри самих организаций существует электронный документооборот. Хранятся документы в бумажном виде. Крупнейшие компании, такие, как «Евросеть», «Кэш энд Кэрри» и многие другие, обязаны хранить свои документы несколько лет, и они просто вынуждены все документы готовить в бумажном виде для хранения в помещениях, площади которых сопоставимы с их торговыми залами. А наши налоговые службы? Те иногда запрашивают у предприятий-налогоплательщиков целые грузовики бумажных документов, которые зачастую сканируются и обрабатываются уже в электронном виде. Вот, например, знакомая картина – доставка документов проекта госбюджета на 2007 г. из Правительства РФ в Госдуму. В электронном виде все уместилось в одной сумке, которую несли два человека, а затем 3761 страницу размножили в 900 экз. Представляете, сколько ушло на это только одной бумаги! А в США в 2008 г. бумажный оригинал бюджета уже больше не создавался и не тиражировался. Американцы подсчитали, что, отказавшись от изготовления 3000 копий документа в 2200 страниц, они сэкономили 20 т бумаги, или 480 деревьев.

Когда, по вашему мнению, в России появятся оригиналы документов в электронном виде? Что этому мешает?

- Прежде всего, мешает инерция тысячелетней культурной традиции, сложившийся стереотип: документ должен быть в бумажном виде. Многие россияне все еще настороженно относятся к электронному документу, им психологически трудно воспринимать его как оригинальный. Свою роль здесь играет и недостаточная компьютерная грамотность, в том числе среди госчиновников. Именно поэтому очень важно закрепить правомочность электронных документов в национальных стандартах.

Насколько наша страна продвинулась в деле развития электронного документооборота?

- Сегодня компьютеры есть практически на каждом рабочем месте, как правило, они объединены в офисные, корпоративные и глобальные сети. Это позволяет развертывать в учреждениях СЭД. По нашим подсчетам, промышленные системы электронного документооборота работают в тысячах организаций на сотнях тысяч рабочих мест. Но если на Западе развитие электронного документооборота сопровождается появлением десятков промышленных стандартов, то у нас этот процесс сопровождается хаосом. Сегодня на российском рынке существует более 40 компаний и фирм, занимающихся разработкой оригинальных СЭД, которые несовместимы между собой ни по терминологии, ни по форматам данных, ни по реализуемым технологиям и регламентам работы. Организации и предприятия тратят порою десятки, а то и сотни миллионов рублей на создание оригинальной СЭД по оригинальному ТЗ, вместо того, чтобы вложить более скромные деньги в разработку единых стандартов. А уж соответствие этим стандартам будет заботой самого производителя. К сожалению, в этой сфере сегодня отсутствует государственное регулирование. Сегодня нет уполномоченного ведомства, отвечающего за делопроизводство в органах исполнительной власти. На наш взгляд, именно государство в лице конкретного ведомства должно сформулировать требования к СЭД и контролировать их качество. Сегодня же каждый производитель и заказчик сам определяет, что такое «электронный документооборот». В результате – в отсутствие государственного регулирования – строительство национальной системы документооборота будет напоминать строительство Вавилонской башни.

НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИНЯТИЯ СТАНДАРТОВ НАЗРЕЛА

Вы являетесь руководителем компании, которой принадлежит почти 40% внедренных СЭД. Поэтому, наверное, в первую очередь должны быть заинтересованы в создании национальных стандартов в этой сфере?

– Так оно и есть. Мы уже много лет самым активным образом работаем над продвижением стандартов СЭД. Теперь, уже работая в составе подкомитета Ростехрегулирования, будем привлекать к этому и другие организации, предприятия. По нашему мнению, наиболее эффективный выход из сложившегося положения – использовать мировой опыт, накопленный в этой области. Необходимо адаптировать уже имеющиеся международные стандарты, например стран Евросоюза, к российским национальным особенностям. Такой стандарт, принятый Евросоюзом, есть. Это MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) – Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. В нем существует раздел по национальной специфике, то есть специально предусматривается возможность учитывать национальные особенности той или иной страны. В самом деле, делопроизводство – это часть национальной культуры. И это обязательно нужно учитывать, с тем, чтобы при сохранении национальных особенностей интегрироваться в мировое документационное пространство.

ЧТО ТАКОЕ MoReq?

А почему ваш выбор остановился именно на стандарте MoReq?

– MoReq был создан в 2002 г. с учетом опыта существовавших националь¬ных стандартов. В 2008 г. появилась его новая версия – MoReq2. Co странами ЕС нас связывают культурные традиции в области работы с документами и весьма тесные экономические связи. Стандарт ЕС был выбран нами после изучения многих других стандартов, в том числе широко известного стандарта Министерства обороны США (DoD). MoReq универсален, не содержит какой-либо отраслевой или национальной специфики и легко может быть адаптирован для организаций любого типа – как государственных, так и коммерческих. MoReq охватывает вопросы всего жизненного цикла документа – от появления документа до его архивного хранения и уничтожения. MoReq – открытый стандарт, поэтому за его использование не нужно платить.

Что планируется предпринять, чтобы выправить сложившееся в России положение со стандартизацией в области электронного документооборота ?

– Собственно, работа уже идет. Еще в 2002 г. наша компания реализовала стандарт интероперабельности (совместимости. – Прим. ред.) систем документооборота ODMA (Open Document Management API). В 2003-2004 гг.. приняли участие в разработке стандарта «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ» Гильдии управляющих документацией, после чего реализовали его в нашей системе «ДЕЛО». В 2006 г. мы провели экспертную сертификацию соответствия наших систем стандарту MoReq, а в 2007 г. наши специалисты участвовали – в качестве экспертов – в работе над MoReq2. В прошлом году наша компания разработала проект концепции создания системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти РФ, занималась подготовкой к принятию в качестве национального стандарта формата офисных электронных документов ИСО/МЭК 26300:2006 Open Document Format (ODF). В рамках этих работ подготовлен и зарегистрирован в OASIS и Ростехрегулировании официальный перевод текста стандарта на русский язык.

Ваша деятельность в данной сфере представляется довольно сложной...

– Да, дело, безусловно, трудное, но вполне выполнимое. Для того чтобы добиться успеха, необходимо, на мой взгляд, реализовать несколько условий:

  • адаптировать международные стандарты и связанные с ними системы испытаний и сертификации к отечественным требованиям и условиям;
  • организовать совместную работу государства и бизнеса по разработке и вводу в действие стандартов;
  • принять государственную программу в данной сфере и определить уполномоченный орган власти, призванный координировать, реализовывать и контролировать эту программу;
  • перейти от рекомендаций соблюдать стандарты – к обязательным требованиям их выполнения.
Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

16декабря

Защита от несанкционированного распространения конфиденциальной информации в СЭД

Узнать больше

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^