Вернуться к списку

22июня 2009

«Перспективы развития электронного документооборота в России»

«Сегодня ситуация в области электронного документооборота приближается к некоему критическому рубежу, после которого государство, наконец, будет вынуждено формулировать и предъявлять единые требования к используемым системам.»

В.Э. Баласанян, генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Несмотря на динамичное развитие электронного документооборота в ведомствах и на предприятиях, обмен юридически значимыми электронными документами между различными организациями сегодня является редким исключением. Налицо как внушительный потенциал этого сегмента рынка, так и ряд серьезных проблем его развития. О текущей ситуации в сфере межведомственного документооборота, о перспективах и проблемах этого направления рассказывает генеральный директор компании ЭОС Владимир Эдуардович Баласанян.

Компания ЭОС уже 15 лет является бессменным лидером на рынке разработки и внедрения систем электронного документооборота (СЭД).

Основной продукт СЭД – «ДЕЛО» – используется более чем на 150 000 рабочих местах, у 2500 клиентов.

Развитие процесса автоматизации межведомственного  и межкорпоративного документооборота в стране

Официальный, юридически значимый обмен электронными документами между различными организациями сейчас находится в самой начальной стадии. Пока огромный прогресс достигнут, главным образом, в области платежных систем, обеспечивающих банковские транзакции.

В большинстве других случаев электронный документооборот либо вовсе отсутствует, либо – для обеспечения юридической значимости – сопровождается параллельным бумажным.

Сегодня более 90% документов создается в электронном виде, многие организации используют СЭД, позволяющие создавать и обрабатывать юридически значимые электронные документы, однако документационное взаимодействие между гражданами, предприятиями и органами власти осуществляется, как правило, при помощи распечатанных документов.

Препятствия для развития межведомственного и межкорпоративного документооборота

Одна из ключевых проблем, без решения которой никакой прогресс в этой области невозможен, – несовместимость систем электронного документооборота, используемых в различных организациях. До настоящего времени каждый орган власти и каждое предприятие приобретали систему документооборота, исходя из собственных представлений о требованиях к такой системе. Никаких единых требований, в т. ч. по форматам обмена документами с другими системами не формулировалось, и, соответственно, не предъявлялось. В результате сложилась ситуация, при которой организации, использующие различные СЭД, не могут обмениваться электронными документами, они просто «не понимают» друг друга. Сейчас, судя по всему, настал «момент истины».

Прогресс в области «электронного правительства», с которым связывают качественно новый уровень государственных услуг, немыслим без межведомственного электронного документооборота. Это относится и к управлению прохождением / исполнением поручений в системе органов власти, и к межведомственному согласованию документов, и к работе служб одного окна и многофункциональных центров по оказанию государственных, муниципальных услуг и т. д.

Инициатором создания требований к СЭД, обеспечивающим некое «единое документационное пространство» в органах власти, безусловно, должно выступать государство, заинтересованное в едином и понимаемом всеми системами формате электронного документа. И как только государство установит соответствующие стандарты, они, естественно, будут приняты и бизнес-сообществом, так что можно будет говорить о создании основы национальной системы электронного документооборота.

Помимо проблемы единых требований к системам, существует еще целый ряд проблем более быстрого развития межведомственного электронного документооборота. Это и недостаточный уровень информационной инфраструктуры, компьютерной и делопроизводственной грамотности, отсутствие необходимых нормативных документов.

Кстати, одним из стимулов к увеличению доли электронного документооборота является наступивший экономический кризис. В период экстенсивного роста многие организации, внедряя электронный документооборот, одновременно сохранили параллельный бумажный, считая дополнительные издержки несущественными. В первую очередь это касается как раз межведомственного обмена, для которого электронные документы распечатываются, тиражируются, упаковываются в конверты и отправляются по обычной почте.

Все перечисленные препятствия, в сущности, являются естественными проблемами роста.

Создание на базе ЭОС технического подкомитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота»

Нас – как лидеров рынка СЭД – всегда интересовали стандарты, поскольку любые массовые, тиражные решения должны базироваться на национальных и международных стандартах. Так, в 2002 году по инициативе нескольких компаний-разработчиков СЭД, включая нашу, под эгидой профессиональной общественной организации – Гильдии управляющих документацией – была создана рабочая группа, которая разработала единый формат взаимодействия между системами различных производителей. В 2004 году такой стандартный формат был подготовлен, и мы первыми реализовали его в наших системах, отказавшись от использования собственного стандарта. Все наши системы взаимодействуют друг с другом на основе этого стандарта. Долгое время это было не слишком интересно рынку, но сейчас, когда уже сами заказчики хотят, чтобы их системы взаимодействовали друг с другом, наличие такого общепризнанного стандарта очень актуально. Настало время не только его использовать, но и развивать.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» мы подготовили концепцию создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти, предусматривающую, в частности, совокупность требований и стандартов к используемым СЭД.

Из других наших работ отмечу подготовку к принятию в качестве национального стандарта ISO 26300 (формат офисных документов) ODF. Речь идет о том, чтобы документы, созданные в одних офисных программах, могли обрабатываться другими офисными программами без искажений и потерь. Мы привлекли к этой работе несколько компаний и совместно подготовили необходимые материалы, в т. ч. зарегистрировали официальный русский перевод это стандарта.

В 2008 в наших системах был реализован аналогичный стандарт офисных документов – ISO 29500 (OOXML). А в начале 2008 года, когда Евросоюз готовил новую версию типовых требований к системам электронного документооборота стандарта МoReq2, мы стали единственной российской компанией, которая участвовала в работе над текстом этого документа.

Таким образом, опыт работ по стандартизации у нас достаточно большой, и мы отчетливо осознаем, что отсутствие национальных стандартов в настоящее время является очевидным тормозом развития рынка. Поэтому вполне естественно, что в июне 2008 года Ростехрегулирование (Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии – прим. ред.) приняло решение создать на основе нашего предприятия технический подкомитет, занимающийся вопросами стандартизации электронного документооборота (ПК6). Мы привлекли для работы в подкомитете другие компании, которые занимаются разработкой СЭД, заинтересованные органы власти, научные, учебные и общественные организации. Сразу после создания ПК мы разослали в федеральные и региональные органы власти информационные письма с просьбами дать предложения и принять участие в работе подкомитета.

В результате получили огромное число предложений, причем многие органы власти определили должностных лиц, ответственных за эту работу. Мы уже сформировали наши предложения по стандартизации в области электронного документооборота в 2009 году, в частности мы предлагаем принять в качестве ГОСТа формат взаимодействия систем, разработанный под эгидой Гильдии управляющих документаций, а также начать работу над подготовкой национальной версии стандарта MoRec2.

Решения компании ЭОС для автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота

Существует несколько вариантов решений. Первое решение – централизованное.

Предполагается, что на сервере установлен один или несколько экземпляров системы электронного документооборота, в которых работают различные организации, взаимодействуя между собой. Такой проект реализован, например, в Ростовской области: здесь на одном сервере работают 55 муниципальных образований и около десятка департаментов и министерств области: они взаимодействуют между собой в рамках одной системы.

Другой вариант – т. н. система взаимоувязанного документооборота, когда системы, установленные в различных организациях, взаимодействуют друг с другом посредством пересылки взаимоувязанных сообщений в стандартном формате. Такие системы работают у многих наших корпоративных и отраслевых заказчиков, а также в ряде региональных органов власти (система учреждений Банка России, система избирательных комиссий, Республика Хакасия и многие другие).

Многие регионы сейчас занимаются созданием т. н. региональных информационных центров (РИЦ), одной из функций которых как раз является реализация межведомственного электронного документооборота.

В этом году, в рамках работ по целевой программе «Электронное Подмосковье» мы разработали новое решение, предусматривающее создание на основе РИЦ Московской области областного документационного портала. Этот портал, реализованный в среде Microsoft Office SharePoint Server 2007, обеспечивает управление документационным взаимодействием между различными СЭД, используемыми в областных ведомствах.

Кстати, на базе Microsoft Office SharePoint Server2007 мы недавно создали новый продукт – «EOS for SharePoint». Отмечу, что SharePoint – это мощная программная платформа для управления контентом предприятия, причем, контент может быть самым разным – это и документы, и записи, и базы данных. При этом тот набор функций, которые вы получаете, установив систему SharePoint, – это база, которую можно дополнять, адаптировать под собственные нужды. Мы в своем решении просто добавили в SharePoint функции электронного документооборота.

Вообще SharePoint уже «умеет» управлять документами, но его настройка потребует большого объема работ, в том числе – методологических.

Например, определить необходимые для описания документа параметры, регламенты работы, процессы согласования, маршруты исполнения и так далее. Это целый комплекс серьезных проблем: надо создать рабочую группу, которая пропишет регламенты, продумает все методы описания документов и поручений, сформулирует требования по ограничению доступа к данным, разработает технологии прохождения документов в электронном виде. Затем результаты работы этой комиссии надо отдать программистам, которые будут вносить изменения в платформу, после этого начнется тестовый период – и снова внесение необходимых доработок. В итоге – года через 2 у компании будет электронный документооборот.

Фактически все эти задачи мы уже решили: сформировали правильное описание документа, добавили те возможности, которые нужны клиенту, но в базовой версии SharePoint отсутствуют. Далее – мы добавили процедуры исполнения документа, прохождение по маршрутам, контроль исполнения и т. д. По сути «EOS for SharePoint» представляет собой запрограммированную инструкцию по документообороту, то есть мы избавляем клиента от методологических проблем, которые ведут к потерям времени и эффективности.

Сейчас на рынке представлено много решений для SharePoint, но у нас – в отличие от большинства других – все сделано настолько органично, что мы не «зарубили» ни одной возможности SharePoint: возможность адаптации и настройки очень хорошая. Наша система позволяет при помощи стандартных средств видоизменяться и настраиваться под требования клиента: если потребителя не устраивает какой-то маршрут или еще что-то, он может самостоятельно изменить условия, практически даже не обращаясь к нам. Это важно, так как если у вас SharePoint уже установлен и есть обученные работе с ним сотрудники, то неразумно менять инструменты управления, а «EOS for SharePoint» позволяет работать уже привычными инструментами.

Реализованные проекты по автоматизации межведомственного и межкорпоративного документооборота

Один из самых значимых проектов, реализованных в последнее время, – создание нового продукта «Архивный фонд 4» (АФ4) по заказу Федерального архивного агентства. Этот продукт с 2009 году будет стандартным программным продуктом для управления архивными фондами во всех государственных и муниципальных архивах России. Сейчас уже подготовлен первый тираж решения – 290 комплектов для передачи архивным органам.

Не менее интересным является проект по созданию межведомственного электронного документооборота в Республике Хакасия, реализованный силами службы информатизации и связи Аппарата Правительства на основе системы «ДЕЛО». Межведомственный документооборот осуществляют Правительство Республики, министерства, муниципальные образования – в т. ч. по ряду документов – без дублирования бумажными документами, поэтому результат проекта очень значим.

Очень перспективный проект реализован в городе Шелехово Иркутской области, где в многофункциональном центре по оказанию государственных и муниципальных услуг установлена система «ДЕЛО», разработано 43 регламента электронного документооборота по оказанию услуг. Ведутся работы по организации электронного обмена с использованием средств ЭЦП и шифрования с федеральными и муниципальными органами исполнительной власти.

Еще один проект, о котором хотелось бы упомянуть, – создание системы электронного документооборота для Московского городского фонда обязательного медицинского страхования, объединяющего все лечебно-профилактические учреждения Москвы, работающие в рамках ОМС.

Влияние кризиса на развитие межведомственного и межкорпоративного  документооборота в России

Нынешний кризис – временное явление. Он, с одной стороны, может затянуть решение каких-то проблем. С другой стороны, в период роста экономики мало думали об издержках, а поскольку сам электронный документооборот повышает эффективность управленческой деятельности, то именно кризис будет стимулировать использование более эффективных технологий. Сейчас существует огромный пласт бумажного документооборота, который безболезненно может быть заменен на электронный. И это, во многих случаях, не потребует дополнительных инвестиций, потому что уже имеются все необходимые технологии. Так что именно кризис, по моему мнению, может привести к наиболее рациональному расходованию средств, в том числе за счет расширения сферы использования электронного документооборота.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

«Весенний документооборот-2021»: развитие экосистемы ЭОС

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^