Вернуться к списку

26января 2012

«SharePoint против SharePoint'а: риски при внедрении» - статья из CNews

Станислав Макаров
http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2012/01/26/474720_1

По последним исследованиям, уровень принятия Microsoft SharePoint 2010 в корпоративной среде достигает на сегодняшний день 60-70%. Однако, во-первых, одна платформа не может обеспечить все функции СЭД, а во-вторых – не везде данное решение грамотно настроено и качественно интегрировано с другими системами. О проблемах, с которыми сталкивается разработчик СЭД, интегрированной с SharePoint, а также о рисках при ее внедрении, рассказала Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

Когда речь заходит о внедрении СЭД, очень многие из потенциальных заказчиков включают платформу SharePoint в свой шорт-лист. Это неудивительно. Популярность данного продукта Microsoft настолько высока, что даже в аналитических обзорах его выделяют в отдельную категорию – SharePoint и все остальные ECM.

Но одной платформы недостаточно для обеспечения всех функций СЭД, реализующих классический документооборот и делопроизводство. Здесь у организации есть выбор – либо вести разработку своими силами, опираясь на базовую функциональность SharePoint и постепенно наращивая его возможности в управлении документами и бизнес-процессами, или взять готовое решение.

О продукте:
Разработчиком системы EOS for SharePoint является компания «Электронные Офисные Системы« (ЭОС). EOS for SharePoint – это полноценная СЭД на платформе Microsoft SharePoint 2010, полностью интегрированная в платформу и не использующая для работы дополнительные серверы приложений или сторонние системы.

Однако не стоит терять бдительность: следуя моде, многие разработчики СЭД объявили об интеграции своих систем с SharePoint. Разумеется, такой подход имеет право на существование и востребован рынком, только в этом случае надо понимать, что у вас будет две системы – одна для документооборота и другая – SharePoint для коллективной работы, обсуждений, обмена информацией и т. д., что идет вразрез с первоначальной установкой – реализовать документооборот на SharePoint.

Что же делать? Выбирать из числа решений, которые обеспечивают выполнение задач документооборота непосредственно в среде SharePoint. Одним из них является разработка компании ЭОС – EOS for SharePoint, которая представляет собой «коробочный» продукт, содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота.

Разработка компании ЭОС — EOS for SharePoint представляет собой «коробочный» продукт,
содержащий базовый набор функциональных возможностей, необходимых
для автоматизации бизнеса и организации электронного документооборота

Однако, как бы ни была хороша система, в процессе внедрения всегда встречаются трудности, к которым нужно быть готовым заранее. Рассмотрим ситуации, которые возникают в нашем конкретном случае, при внедрении EOS for SharePoint.

Своим практическим опытом поделилась Елена Иванова, начальник отдела маркетинга компании ЭОС.

CNews: Итак, заказчик принял решение автоматизировать свой документооборот при помощи EOS for SharePoint. Возможны две ситуации: в организации уже используется SharePoint, либо клиент выбирает СЭД и заодно получает и SharePoint. В чем разница для внедрения? С какими клиентами легче работать?

Елена Иванова: Сложность проекта в большей степени зависит от функций, автоматизируемых при внедрении, а не от наличия или отсутствия платформы на момент внедрения. Нюансы есть и в первой, и во второй ситуации.

Первая ситуация: заказчик уже знает возможности SharePoint, поэтому предъявляет дополнительные требования к индивидуальной настройке СЭД, например, требует встроить СЭД в существующий портал организации, а это дополнительная настройка навигации, отображения справочника подразделения и т.п. Плюс в том, что есть специалисты, поддерживающие работу системы, железо и SharePoint уже настроен (если повезет, то настроен правильно – все зависит от специалистов), да и пользователи привыкли к его интерфейсу. При этом есть еще один несомненный плюс: заказчик уже знаком с SharePoint, меньше нужно объяснять и легче обучать пользователей.

Вторая ситуация, когда SharePoint в организации нет. Заказчик еще не осознает всех возможностей системы, требуется настройка самого портала, и, как правило, инфраструктура не готова. Пользователи еще не работали с порталом, поэтому требуется время на привыкание к его интерфейсу.

В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации: 

  • картотеки проектов, документов и поручений; 
  • журналы работы с документами и поручениями;автоматизация вопросов согласования и утверждения документов; 
  • гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов (workflow); 
  • возможность организовать юридически значимый электронный документооборот; 
  • контроль исполнительской дисциплины; 
  • отчёты по проектам, документам и исполнителям; 
  • работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами; 
  • необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.; 
  • автоматизированное рабочее место пользователя.

Более подробную информацию о системе смотрите на сайте.


Но некоторые считают, что лучше начинать с чистого листа, с теми заказчиками, у кого SharePoint еще не было. В этом случае специалисты ЭОС сами все настраивают и таким образом мы заранее избегаем проблем с платформой.

Встречаются, однако, и проблемы. В случае, когда у клиента SharePoint уже есть, это, как правило, означает, что у заказчика уже есть портал, которым он пользуется, и в 90% случаев он некорректно настроен, что влечет дополнительные трудозатраты со стороны консультантов в части подготовки платформы к внедрению СЭД.

CNews: Рынок растет очень быстро, каждый день появляется 20 тыс. новых пользователей SharePoint. Поэтому очевидно предположить, что ситуация, когда сама платформа уже есть в организации, будет все более типичной. Для чего обычно используют SharePoint до внедрения СЭД?

Елена Иванова: Если исходить из опыта внедрения ЭОС, то большинство заказчиков используют SharePoint для организации хранения контента, автоматизации работы службы ИТ (ServiceDesk, HelpDesk и т.п.), ведения и отображения справочника сотрудников (телефонный справочник, дни рождения, фотографии сотрудников и т.п.), ведения базы знаний, ведение новостей компании. Бывают и более специфические применения, например, хранение ссылок на записи системы видеонаблюдения за объектами в строительных компаниях.

CNews: Сила SharePoint в том, что его можно использовать для различных задач и документооборот – лишь одна из них. С какими еще функциональными задачами, реализованными на платформе SharePoint, приходится интегрироваться? Да и нужна ли эта интеграция? Бывает ли так, что приложения просто работают рядом, на одной платформе, но информационного обмена между ними нет?

Елена Иванова: К сожалению, редко случается видеть что либо реализованное на SharePoint. Обычно это портал (информационное поле + файловое хранилище), иногда еще заявки, иногда Project. Интеграция с такими вещами подразумевается априори, хотя само понятие «интеграция» клиенты воспринимают по-разному. Чтобы разные приложения работали рядом и никто не захотел бы их интегрировать – такого не бывает. Бытует мнение, что на SharePoint можно все и без проблем, и поэтому интегрировать просят все и сразу. На данный момент в проектах чаще всего используется синхронизация БД по контрагентам со справочником «Организации СЭД.

CNews: Есть ли типовой план внедрения EOS for SharePoint или каждый проект уникален? Сколько времени занимает внедрение?

Елена Иванова: Если отталкиваться от практики, то все зависит от доработок, требуемых заказчиком и от задач, требующих автоматизации. Типовое решение внедряется в среднем за месяц (с обучением). Если есть сложные маршруты согласования или требуются доработки, то срок увеличивается. По срокам каждый проект уникален. От 2-3 недель для «быстрого» старта до года.

CNews: Что является основным риском при внедрении? Почему проект может провалиться и бывали ли подобные ситуации?

Елена Иванова: По мнению консультантов, основной риск – это когда клиент вначале говорит одно, потом – другое, и приходится многократно перенастраивать систему, в результате чего интегратор не укладывается в сроки. И тогда начинаются разборки. Чаще всего удается все уладить, но человеческий фактор в данном случае очень важен.

Другая причина проблем при внедрении – недостаточная мощность аппаратной части, саботаж со стороны пользователей. Но в таком случае помогает «железная воля» руководства заказчика. Бывает, что некому сопровождать СЭД (в таком случае ЭОС предлагает заказчику авторский надзор). Но эти проблемы обычно решаемы.

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

Партнерская конференция «Весенний документооборот - 2022»

Уважаемые коллеги и друзья! Мы с радостью сообщаем, что очередная партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот – 2022» состоится. Впервые в истории наших конференций встреча друзей-партнеров ЭОС пройдет на территории Сибири, в городе Красноярске.

С 23 по 27 мая мы будем обсуждать актуальные темы, подводить итоги работы партнерского сообщества. А также надеемся успеть увидеть местные достопримечательности и неформально пообщаться.

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^