К числу органов местного самоуправления Республики Башкортостан, выбравших для ведения внутреннего документооборота СЭД «ДЕЛО», с августа 2014 года присоединилась Администрация городского округа город Сибай. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.
В состав ГО Сибай входят собственно город Сибай – промышленный, образовательный и культурный центр, значимый транспортный узел юго-востока Республики, а также село Туяля́с. Сибай неофициально носит статус столицы Башкирского Зауралья. Главной «рукотворной» достопримечательностью Сибая можно назвать Сибайский медный карьер, занимающий второе место в мире по глубине (500 м) при диаметре около 2 км. Администрация ГО Сибай Республики Башкортостан осуществляет на территории округа полномочия по решению вопросов местного значения поселения и отдельные государственные полномочия, передаваемые органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Башкортостан.
Выбор системы электронного документооборота Администрация Сибая сделала, основываясь на опыте коллег. Органы местного самоуправления Башкортостана начали внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в 2007-2008 годах, и в настоящее время более 30 городских и районных администраций используют этот продукт в работе. Администрация ГО Сибай выбрала последовательный способ внедрения СЭД и начала с автоматизации базовых документальных процедур: регистрации и обработки корреспонденции.
До начала проекта процедуры обработки документов не были автоматизированы. Основной целью проекта заказчик определил постепенный перевод работы с документами с традиционных «бумажных» технологий в электронный вид.
В августе 2014 года реализован первый этап автоматизации – переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. Предварительно специалисты компании «Медиалюкс» осуществили комплекс подготовительных работ:
- проанализировали структуру и объем документооборота Администрации;
- составили схему движения документов внутри организации;
- провели анализ каналов и способов взаимодействия с внешними корреспондентами.
На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения по структуру организации и особенности документооборота. Система была установлена на сервер и клиентские рабочие станции.
Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой «ДЕЛО». В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. Для перевода документов в электронный вид была приобретена и внедрена опция «Сканирование».
По итогам завершения данного этапа проекта были достигнуты требуемые результаты:
- корреспонденция, поступающая как в бумажном, так и в электронном виде, в настоящее время регистрируется средствами СЭД «ДЕЛО»;
- автоматизировано формирование регистрационных журналов – на смену бумажным формам пришли электронные;
- все поручения высшего руководства Администрации в настоящее время подлежат регистрации в системе документооборота, что позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину;
- отчетные формы по документообороту, которые требуются для поддержки управленческих решений руководства, формируются средствами модуля «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО»;
- существенно снизились временные затраты на рутинные процедуры поиска документов и поручений.
В дальнейшем планируется расширение использования системы за пределы участка службы документооборота и подключение к ней специалистов подразделений для электронного взаимодействия. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.
Вернуться к списку