Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Делопроизводство в его «классической» форме в России существует более двух столетий. Но применять специализированные программные продукты мы стали только около 20 лет назад. Двухвековые традиции, наличие ГОСТов, жесткая регламентация создания и движения документов и вместе с тем разнообразие процессов, которые сопровождаются документально – всё это определяет специфику требований российских заказчиков при выборе систем автоматизации.
«Жизненный цикл» документа: что автоматизировать?
В ДОУ принято выделять три стадии существования документов:
Полноценная система автоматизации должна охватывать все процессы делопроизводства, возникающие на этапах «жизненного цикла». В этом случае эффективность ее использования будет максимальной: согласно исследованиям аналитических компаний, современные СЭД дают более 60% суммарной экономии рабочего времени сотрудников и повышают производительность труда на 20-25%
Автоматизированное делопроизводство должно решать все задачи «классического» (бумажного) с существенной экономией затрат. На рынке представлены различные решения для организации документооборота – от минимальных по функционалу до дорогостоящих, сложных и неудобных при внедрении и эксплуатации.
Выбирая СЭД, следует оценить ее по следующим параметрам:
-
достаточность функционала;
-
репутация продукта и вендора;
-
возможность адаптации под требования заказчика;
-
удобство освоения и использования;
-
совокупные затраты на внедрение и освоение.
Системы, разработанные ЭОС
СЭД «ДЕЛО» / EOS for SharePoint / eDocLib призваны автоматизировать весь жизненный цикл документа:
-
прием и регистрация документов, поступающих по различным каналам;
-
работа с проектами документов, в том числе коллективная работа над ним, его согласование (визирование), подписание (утверждение);
-
выдача поручений (по документам либо самостоятельных);
-
организация контроля исполнения поручений и зафиксированных в документах решений;
-
передача по назначению для ознакомления или исполнения;
-
отправка внешним корреспондентам;
-
справочная работа: получение информации по документу (о его местонахождении, контрольном сроке, состоянии исполнения, и т.д.), отчетность по документообороту.
Самой популярной системой для автоматизации процессов «классического» делопроизводства в России является СЭД «ДЕЛО», она уже много лет фактически является стандартом: систему используют тысячи компаний в России и СНГ, а общее число пользователей – порядка полумиллиона.
В последние годы заказчики активно выбирают для управления документами ECM-систему EOS for SharePoint. Это портальное решение разработано для ведения автоматизированного делопроизводства и сочетает опыт отечественного документооборота с функционалом платформы Microsoft SharePoint.
А малый бизнес заинтересует решение eDocLib и готовые отраслевые решения на его основе, позволяющие автоматизировать различные бизнес-процессы.
Закажите презентацию системы автоматизации у себя в офисе!
