Сегодня, большинство документов изначально создаются в электронном виде. Те же, что попадают в организацию на бумаге, часто подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об управлении документооборотом, то должны иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть ЭДО.
Существуют разные виды, способы организации электронного документооборота – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем. Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности компании. Если идти дальше, нужно внедрять схему, которая позволит упорядочить работу с бумажными документами, с электронными. Это позволяют сделать ЭДО различных видов.
Цель электронного документооборота – эффективность!
Времена, когда внедрение СЭД могло быть данью моде, ушли в прошлое. Сейчас организации, переходящие на ЭДО, в первую очередь думают об эффективности. Её повышение возможно двумя способами – через увеличение результата, уменьшение затрат. Современные СЭД используют оба эти способа.
Так, снижению затрат способствуют:
- Сокращение затрат на бумагу (распечатку, копирование, пересылку и пр.).
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам западных консалтинговых компаний, доля времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.
На результативность при внедрении СЭД влияют:
- Ускорение информационных потоков (более оперативная информационная поддержка менеджмента – выше скорость принятия решений).
- Изменение корпоративной культуры (повышение информационно-технологической подготовленности персонала, способствующее лучшему восприятию инноваций).
Основные задачи
Внедряя ЭДО, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:
- повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений, отдельных сотрудников;
- автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
- обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации, знаниям;
- протоколирование деятельности компании в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений т.д.;
- сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
- упрощение, удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.
Факторы, влияющие на выбор СЭД
Любая организация, выбирающая СЭД, руководствуется определенными критериями. На выбор влияют факторы, характеризующие саму организацию и ее документооборот. Они касаются особенности организационной структуры, бизнес-процессов, имеющихся требований к документообороту, видов контента, необходимого функционала системы, способов внедрения, поддержки, ее развития, интеграции и т.д. Подробнее
Общая классификация
Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.
По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:
- Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
- Электронные архивы. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
- Workflow-системы. В их центре – бизнес-процессы, которые они автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
- ЕСМ-системы. Это комплекс управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление: документами; образами документов (Document Imaging); записями; потоками работ (Workflow); веб-контентом (WCM); мультимедиаконтентом (DAM); знаниями (Knowledge Management); коллективным взаимодействием (Collaboration).
Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов СЭД.
Как же выбрать «правильную» СЭД?
Итак, выбор системы документооборота – сложный процесс, который зависит от многого. Если это коммерческая компания, решающий вес имеет возможный экономический эффект от внедрения. Если это государственное учреждение, акцент делается на поддержку всех задач, решаемых организацией, и особенностях этих задач, связанных со спецификой деятельности. Учесть все факторы что бы помочь вам с выбором всегда готовы специалисты нашей компании.
ЭДО от компании ЭОС
ЭОС предлагает несколько вариантов СЭД, отличающихся как по архитектуре, так и по функционалу, из которых вы можете подобрать оптимальное решение:
-
«ДЕЛО» – «коробочное» решение для автоматизации документооборота в организациях любого размера. Полностью соответствует формальным требованиям, установленным в России со стороны государства к ведению документооборота.
-
EOS for SharePoint - система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и коллективной работы на платформе Microsoft Share Point.
-
eDocLib - универсальная платформа для создания корпоративного хранилища данных, оперативной работы с информацией/знаниями и управления взаимодействием пользователей.
-
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.
Сотрудники ЭОС помогут Вам с выбором СЭД под ваши задачи
