Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. Вы получаете:

• сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям;

• долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы

• сокращения затрат на доставку бумажных документов;

• экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

• после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

• стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

• 20 % – поиск и ожидание поступления документов;

• 20 % – согласование и утверждение документов;

• 10% – передача документов между подразделениями;

• 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

• сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;

• увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;

• повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

• улучшения исполнительской дисциплины;

• повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);

• внедрения эффективных механизмов совместной работы;

• гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

• Уменьшаются затраты.

• Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

• Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

• Увеличивается скорость реагирования на запрос.

• Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

• Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

• Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

• Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

• Более быстрое и качественное принятие решений.

• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

• Повышение привлекательности для инвестиций.

• Облегчение внедрения системы управления качеством.

• и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

• Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

• Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

• Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

• Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.

• ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Хотите узнать больше об использовании СЭД для повышения эффективности вашего бизнеса? Закажите презентацию системы у себя в офисе!