Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

Чтобы принять решение о необходимости внедрения системы документооборота, нужно ответить на вопросы:

Окупят ли преимущества электронного делопроизводства затраты на проект?
Перевесят ли преимущества перехода на электронный документооборот его возможные недостатки?

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. Вы получаете:

сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям;
долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации.

Тактические преимущества СЭД: экономим деньги и ресурсы

Электронный документооборот позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов;
уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

сокращения затрат на доставку бумажных документов;
экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

20 % – поиск и ожидание поступления документов;
20 % – согласование и утверждение документов;
10% – передача документов между подразделениями;
10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа с учётом времени ожидания принятия решения
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

улучшения исполнительской дисциплины;
повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
внедрения эффективных механизмов совместной работы;
гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Источник: CNews Analytics (по данным опроса)

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

Уменьшаются затраты.
Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.
Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.
Увеличивается скорость реагирования на запрос.
Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.
Обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.
Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.
Изменение корпоративной культуры – внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Более быстрое и качественное принятие решений.
Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
Повышение привлекательности для инвестиций.
Облегчение внедрения системы управления качеством.
и многое другое.

Эффективность внедрения систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

Руководителям. Оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.
Должностным лицам (исполнителям). Предоставление «виртуального рабочего места», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.
Службе документационного обеспечения. Профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.
Помощникам руководителей и секретарям-референтам. Поддержка качественного информационного и документационного обеспечение руководства.
ИТ-специалистов. Гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Хотите узнать больше об использовании СЭД для повышения эффективности вашего бизнеса? Закажите презентацию системы у себя в офисе!