Основы электронного документооборота: законы внедрения СЭД

Если вы решили перейти на автоматизированный документооборот, нужно четко представлять, на каких принципах должна строиться новая система управления документами, и на какую отдачу стоит рассчитывать. Основами электронного документооборота являются положения (практически законы), на которых строится любая СЭД; из них и вытекают преимущества, которые дает ее использование.

Что лежит в основе электронного документооборота?

Итак, законы, которые положены в основу современного электронного документооборота:

документ существует в системе как набор обязательных реквизитов, а также в виде файла;
однократность создания документа (создается и/или регистрируется один раз);
процессы в СЭД регламентированы и отражают реальные бизнес-процессы;
возможно параллельное выполнение операций с одним объектом разными пользователями;
действия, которые пользователи могут совершать, определяются их ролями (правами);
поиск объекта возможен по одному либо нескольким реквизитам;
информация о движении документов и операциях с ними доступна в любой момент и является базой для аналитических и отчетных форм.

Какие выгоды дает СЭД?

Компания ЭОС более 20 лет работает в отрасли электронного документооборота. Анализ тысяч успешных проектов позволяет заключить, что главными результатами автоматизации управления документами являются:

сокращение временных затрат на работу с информацией;
уменьшение доли рутинного труда сотрудников в пользу творческого, аналитического;
повышение ответственности сотрудников и качества исполнения задач;
достижение прозрачности в бизнес-процессах и деловой деятельности;
улучшение внутренних коммуникаций и информационной обеспеченности;
как итог – рост эффективности деятельности организации в целом.

Все это достижимо, только если система подходит организации, а ее внедрение осуществлено профессионально.

Хотите, чтобы ваша СЭД работала на эффективность? Обратитесь к нам, и мы подберем для вас подходящее решение, а также сформируем стратегию внедрения.