Оптимизация документооборота: как перестать быть рабами бумаг

Как коммерческом, так в государственном секторе объем бумаг растет лавинообразно. В итоге может случиться так, что документооборот больше не будет обеспечивать деятельность организации – наоборот, организация начнет выполнять вспомогательную по отношению к документам роль. Как поставить документы на предназначенное им место? Выход один – оптимизировать документооборот с помощью двух инструментов – регламентации и автоматизации.

Регламентация и автоматизация – два «кита» оптимизации документооборота

Чтобы движение документов поддерживало бизнес-процессы, необходимо провести их реинжиниринг (перепроектирование): отсечь неэффективные маршруты, связи, исключить дублирование функций, убрать избыточные операции. Новая документальная схема заработает, если только ее регламентировать, лучше всего в официальном документе. Только после этого можно автоматизировать документооборот. 

Если же встроить СЭД в действующую систему управления, не оптимизируя бизнес-процессы, то она станет мертвым грузом. Электронный документооборот повторит маршруты, которые уже давно было пора пересмотреть. У такой системы заведомо нет будущего.

Как провести оптимизацию? Обращайтесь к профессионалам!

Провести оптимизацию документооборота и бизнес-процессов можно внутренними силами. Но в таком случае необходимо выделить специалистов, которые будут заниматься только этим, иначе процесс растянется надолго. Более того, специалисты должны владеть методиками оптимизации, уже отработанными на других объектах. 

Правильнее всего отдать эту работу на аутсорсинг. Специалисты компании ЭОС или компании-партнера:

• проанализируют бизнес-процессы;

• обследуют маршруты движения документов;

• подготовят рекомендации по оптимизации;

• подберут СЭД/ECM-систему конкретно под ваши бизнес-процессы.

Вы готовы начать борьбу с документальным рабством? Заполните заявку, и мы свяжемся с вами.