Требования по соответствию документооборота определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, ведомственным инструкциям, международным стандартам, уровню организации хранения информации.
Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры, численность персонала, наличие многоуровневых резолюций, вышестоящий организаций. Необходимость управления организационными мероприятиями (совещаниями и т.д.)
Наличие территориально распределенных подразделений, фактор мобильности сотрудников. Эти факторы накладывают определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных, к наличию у СЭД опций шифрования, веб-клиентов, мобильных клиентов и т.д.
Нагрузочные требования, быстродействие. В крупных организациях следует учитывать фактор быстродействия СЭД при активном использовании, большом объеме базы данных и числе пользователей.
Потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможность интеграции с уже о работающими в организации системами поддержки этих процессов (CRM, HR, бухгалтерия, государственные услуги и т.д.).
Перспективы перехода на полностью или частично электронный документооборот (как во внутреннем, так и во внешнем взаимодействии). Учитывается поддержка СЭД электронной подписи и криптопровайдеров.
Требования по объему хранения. Если объем хранения документов достигает нескольких терабайтов, лучше выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM – Hierarchal Storage Management). При такой организации хранения активно используемые данные размещаются на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация переносится на медленные и дешевые носители.
Наличие бумажного архива большого объема, требующего ввода в СЭД. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов, для других могут быть приобретены дополнительные опции или внешнее ПО.
Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
Необходимость развитых средств поиска информации. Поддержка, наряду с поиском по реквизитам, полнотекстового поиска, а также языков имеющихся в организации документов.
Требования по срокам хранения документов. Наличие в организации документов постоянного (вечного) хранения, требующих в дальнейшем передачи в государственные архивы.
Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота. Учитывается необходимость переноса базы данных из действующей СЭД.
Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования, подключения к единым системам документооборота (территориальным, отраслевым и пр.).
- Требования по безопасности (обязательное шифрование, организация доступа в соответствии с должностными обязанностями, персональные данные и т. д.). Если в информационной инфраструктуре организации уже используются какие-либо механизмы доступа, учитывается возможность их применения в системе документооборота.
Внедрение, поддержка, сроки развертывания. Учитывается время на внедрение и доработку, возможность внедрения и развития СЭД собственными силами либо доступность услуг по внедрению и поддержке.
