Электронный архив и документооборот

Электронный архив и электронный документооборот – не одно и то же. Говоря об электронном документообороте, мы обычно имеем в виду движение документов с момента их создания до уничтожения. Это движение поддерживают системы документооборота, которые также обеспечивают реализацию документально ориентированных бизнес-процессов и контроль над ними. А системы электронного архива решают преимущественно специализированные задачи – хранения и поиска нужных документов. 

При классификации систем документооборота электронные архивы принято считать частным случаем СЭД. Главные задачи, которые они решают – это обеспечение эффективного, безопасного и надежного хранения документов, а также поиска информации. 

Среди представленных на рынке продуктов можно выделить те, которые исполняют учетные функции при бумажных архивах, и те, что поддерживают хранение электронных версий документов, а также промежуточные варианты. Также архивные системы различают по типу контента, виду документов (правовые, кадровые, техническая документация и т.д.), архитектуре и функционалу. 

Как выбрать систему электронного архива?

В целом при выборе системы для создания архива следует ориентироваться на факторы, которые учитываются при выборе систем документооборота. Предварительно нужно ответить на ряд вопросов:

• Что храним (документы бумажные или электронные, видеоинформацию, фотоматериалы и т.д.).

• Как формируется архив (из изначально электронных документов, путем оцифровки бумажных оригиналов, путем передачи из СЭД, или эти способы используются одновременно). 

• Как используем (эпизодически или постоянно, преимущественно работниками архива или всеми сотрудниками).

• Насколько велик объем хранимых документов.

• Для кого храним (для собственных нужд, для удаленных подразделений, для государственного архива, для нужд населения, науки и т.д.). Если хранилище документов предполагает публичный либо удаленный доступ к нему, следует продумать варианты такого доступа.

• Нужны ли дополнительные функции (публикация на сайте, выгрузка в другие системы и т.д.).

Системы электронного архива от ЭОС 

У ЭОС есть различные решения – для учета бумажных документов, хранения электронных подлинников, различных типов файлов, информации произвольного вида. С помощью систем документооборота «ДЕЛО» или EOS for SharePoint можно реализовать базовый функционал архива. Также существуют и специализированные системы:

• «Архивное ДЕЛО» – может использоваться самостоятельно, а также в качестве подсистемы СЭД. Интегрируется с системами «ДЕЛО» и EOS for SharePoint. Полностью соответствует требованиям к учету архивных документов, установленным Росархивом. Подробнее

• «eDocLib: Хранение и оцифровка» – это решение на платформе eDocLib, собственной разработке ЭОС. Работает с любыми видами корпоративной информации, в том числе с фото- и видеоматериалами. Гибко настраивается под специфику любой организации, поддерживает извлечение метаданных из архивных документов. Подробнее

Если вам требуется создать электронный архив, обратитесь в ЭОС, и мы поможем выбрать нужное решение!