EOS4SP
EOS4SP – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103).
EOS4SP упорядочивает задачи, файлы и обсуждения, позволяя тратить меньше времени на координацию работы и поиск информации.
Управление бизнес-процессами
EOS4SP воплощает концепцию управления бизнес-процессами BPM, согласно которой компания автоматизирует не только операции с документами, но и внутренние рабочие процессы и регламенты.
Оптимизация движения документов (технология Workflow)
Используя конструктор бизнес-процессов создаются жесткие и гибкие маршруты, учитывающие существующую логику взаимодействия.
Система автоматизирует бизнес-процессы и контролирует своевременность исполнения задач на каждом этапе.
Мониторинг и контроль
EOS4SP реализует четкую структуру рабочих процессов, предоставляет информацию по процессам в режиме Online.
Оповещает о наступлении контрольных сроков и просроченных задачах. Руководитель, используя аналитические отчеты может оценить эффективность и объем выполняемых работ.
Система оповещает пользователей о поступлении новых задач и документов, оповестит пользователя о контрольных сроках и важных событиях.
Быстрое создание документов
Договоры, акты, доп. соглашения, регистрируются в системе из электронной почты, со сканера или загружаются в ручном режиме с использованием шаблонов документов.
В EOS4SP ведется реестр договоров, классификация договоров формируется по категориям, организациям, подразделениям, контрагентам.
В карточке договора хранится комплект файлов, акты или дополнительные соглашения, которые заключались по этому договору.
Сократите время формирования документов для сопровождения сделки – используйте готовые шаблоны, загруженные в систему или конструктор документов.
С помощью конструктора документов пользователь может создавать любые комплекты документов необходимые для оперативной работы.
Гибкие маршруты согласования
Договоры согласуются в рамках бизнес моделей по маршрутам, существующим в компании, с соблюдением сроков и участниками процесса.
Система заранее оповещает о сроках исполнения этапов работ, снижая риски нарушений условий договора.
Руководитель имеет возможность подписывать договор квалифицированной электронной подписью, обеспечивая юридическую значимость и неизменность содержания. Все электронные документы, отправляемые и получаемые через систему EOS4SP, могут подписываться электронной цифровой подписью и обладать юридической силой.
Электронный документ отправляется контрагенту из системы через сервис обмена или электронную почту.
Контроль обеспечивается на каждом этапе: система хранит историю работы с документами, обсуждения задач, предоставляет аналитические отчеты.
Интеграция с другими системами
Открытый API позволяет обмениваться данными с другими системами. Синхронизировать справочники, информацию по контрагентам, получать необходимую информацию из других систем.
Например, 1С: Предприятие, Microsoft Axapta/Navision, SAP, операторами ЭДО и др.
Обработка и регистрация документов
В системе возможно создание и регистрация любых документов, с прикреплением необходимых файлов любого формата и объема.
Поступающие документы заносятся в систему со сканера, электронной почты или из сервиса обмена.
Регистрация документа может происходить как в ручном режиме, так и в автоматическом с заполнением всех необходимых реквизитов регистрационной карточки.
После занесения информации документ регистрируется в системе. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в соответствии с нормами российского делопроизводства.
Номер документу присваивается автоматически либо в ручном режиме, в зависимости от настроенных правил работы.
Ввод и контроль поручений
EOS4SP автоматизирует работу с поручениями, проектами резолюций, инициативными поручениями, контролирует сроки исполнения.
Информация о сроках, и результатах исполнения поручений доступна для ознакомления всем участникам работ.
В системе предусмотрен механизм контроля исполнения и оповещение сотрудников об изменении статуса, истечении сроков исполнения поручений, задач, документов.
Ознакомление с документами и поступающей информацией
Задачи по документам поступают на рабочее место сотрудника для ознакомления и исполнения. В системе ведется журнал передачи, в котором фиксируются действия пользователя. Системные уведомления позволят сотрудникам контролировать поступающую информацию и не пропустить ничего важного.
Рабочее место пользователя
Работа с поступающей информацией происходит на Рабочем месте пользователя. Рабочее место наглядно отображает данные по задачам и документам, назначенным сотруднику.
Интерфейс системы позволяет минимизировать затраты времени на восприятие и анализ информации из ECM-системы.
Система позволяет настроить шаблон рабочего места пользователя в зависимости от его функциональной роли в рабочих процессах: регистратор, контролёр, руководитель, сотрудник.
Работа руководителя в системе
При рассмотрении документов руководитель сам создает задачи и поручения для исполнителей, либо поручает данную работу помощнику.
Помощник может заранее подготовить проекты резолюции (предварительный вариант решения) по всем документам, а руководителю останется только утвердить их.
С помощью мобильных приложений руководители, могут оперативно решать поступающие задачи.
Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
Доступ сотрудников к оперативной информации, возможность совместной обработки документов, позволяют отслеживать информацию по текущим проектам и задачам компании.
Возможности
Мы предлагаем готовые коробочные продукты для решения ваших задач. Хотите проверить?
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
Система EOS4SP, которая была внедрена в Собрании депутатов Ненецкого автономного округа компанией ЭОС, показала себя как инновационное, гибкое и качественное решение для автоматизации процессов управления документами. Широкий функционал решения позволил не только организовать документооборот внутри Собрания, но и автоматизировать работу с поручениями и создать электронный архив.Благодаря этому была упрощена работа наших сотрудников, оптимизированы маршруты хождения документов, ускорены процессы их согласования, налажен контроль за выполнением поручений.Мы признательны специалистам компании ЭОС за всестороннюю поддержку как в ходе реализации проекта, так и после его завершения.
Служба технической поддержки всегда открыта для наших запросов. Квалификация специалистов, работающих в ней, не вызывает сомнения. Ответы сотрудников техподдержки всегда грамотны, предельно точны и подробны.
Мы надеемся на продолжение сотрудничества с компанией ЭОС. Мы следим за выходом новых версий решения EOS4SP
и других продуктов ЭОС и оцениваем перспективы их использования в дальнейшем.
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы ДЕЛО позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
В Государственном музее-заповеднике «Петергоф» была внедрена и активно используется система электронного документооборота «ДЕЛО» (далее - СЭД «ДЕЛО»). Для музея чрезвычайно важно, чтобы вся работа в СЭД «ДЕЛО» была чётко отлажена. СЭД «ДЕЛО» - дружелюбная к пользователям система, позволяет максимально оптимизировать рабочий процесс в музее.
Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, разгрузить сотрудников ОКР от чисто технических, но затратных по времени работ.